Mengawali perkenalan belajar di konsentrasi keahlian Manajemen Perkantoran pada program keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, kita perlu mengetahui terlebih dahulu konsep dasarnya.
Bahwa di satuan pendidikan kejuruan atau Sekolah Menengah Kejuruan akan ditemui beberapa konsentrasi keahlian (jurusan, orang lazim menyebutnya). Nah salah satunya kita akan mengenali struktur konsentrasi keahlian SMK sebagai berikut;
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Konsentrasi Keahlian : 1. Manajemen Perkantoran, dan 2. Manajemen Logistik
Mengerucut pada salah satu konsentrasi keahlian Manajemen Perkantoran yang dipilih, maka akan diawali untuk diajarkan atau disampaikan materi belajar Dasar Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis. Pada Fase ini murid akan belajar mengetahui dasar pengetahuannya tentang manajemen perkantoran dan layanan bisnis.
Untuk selanjutnya, mari kita cermati materi berikut dengan membaca secara tertib dan fokus.
A. Pengertian Proses Bisnis
Proses bisnis adalah tiap rangkaian aktivitas yang memiliki keterkaitan, serta saling kerja sama di dalam sebuah organisasi. Tentunya, proses bisnis tersebut memiliki fungsi untuk membantu dalam mencapai beragam tujuan dari organisasi itu sendiri yang telah ditentukan sebelumnya.
Dalam menjalankan sebuah proses bisnis yang baik hendaknya memiliki tujuan, input, output, penggunaan sumber daya yang jelas, punya sejumlah aktivitas dalam beberapa tahapan, bisa pengaruhi lebih dari satu unit dalam organisasi, serta dapat menciptakan nilai bagi pelanggan. Bahkan, proses bisnis yang baik juga perlu memiliki tujuan untuk mengefisienkan dan meningkatkan produktivitas organisasi.
Menurut Weske (2007) Proses bisnis adalah kegiatan yang dapat dilakukan baik secara manual maupun dengan bantuan sistem informasi.
Davenport (1993)
Proses bisnis adalah aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.
Contoh Proses Bisnis
1. Manufaktur
Tujuan: Untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.
Peserta: Staf pabrik, staf penjualan.
Input: Pemesanan kembali, pemberitahuan pembuatan, bahan baku.
Output: Barang jadi
Tujuan: Untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.
Peserta: Staf pabrik, staf penjualan.
Input: Pemesanan kembali, pemberitahuan pembuatan, bahan baku.
Output: Barang jadi
2. Penjualan
Tujuan: Untuk menjual barang ke pelanggan dan mengumpulkan uang dari
penjualan.
Peserta: Staf penjualan, pelanggan, staf penagihan, gudang.
Input: Pesanan penjualan.
Output: Faktur, kwitansi, dokumen pengiriman.
Peserta: Staf penjualan, pelanggan, staf penagihan, gudang.
Input: Pesanan penjualan.
Output: Faktur, kwitansi, dokumen pengiriman.
3. Pembelian
Tujuan: Untuk mendapatkan barang dari pemasok dan mengelola stok untuk dijual ke pelanggan dan menghindari kehabisan stok.
Peserta: Staf gudang, staf pembelian, staf penjualan, vendor.
Input: Permintaan pembelian, pemesanan kembali.
Output: Pesanan pembelian.
Tujuan: Untuk mendapatkan barang dari pemasok dan mengelola stok untuk dijual ke pelanggan dan menghindari kehabisan stok.
Peserta: Staf gudang, staf pembelian, staf penjualan, vendor.
Input: Permintaan pembelian, pemesanan kembali.
Output: Pesanan pembelian.
Manfaat Proses Bisnis untuk Perusahaan
- Menjadi solusi bagi supaya bisa membantu perusahaan melihat gambaran bisnis secara menyeluruh (komprehensif) dan realtime.
- Sediakan laporan yang menjelaskan mengenai perusahaan saat ini.
- Memberi nilai kompetitif untuk persaingan bisnis yang semakin kompleks dalam perkembangan pasar yang berubah dengan cepat.
- Percepat respon perusahaan terhadap tantangan bisnis yang bisa muncul secara tidak terduga.
- Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melihat peluang bisnis baru serta pergerakan pesaing.
- Utamakan deteksi sedini mungkin supaya terhindar dari sifat reaktif dari umumnya perusahaan yang jadi penyebab kontraproduktif.
- Percepat proses penilaian informasi untuk bereaksi dengan cepat serta akurat terhadap setiap insiden dan masalah.
B. Pengertian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Dalam pemahaman kantor diatas merupakan pengertian kantor secara sederhana dan
dapat dilihat. Namun dalam perkembangannya sekarang ini kantor dalam bentuk virtual
sudah banyak dijumpai disekolah seperti halnya pembelajaran di googleclass, moodle
atau yang lain terlihat dalam contoh tersebut kantor diartikan dalam bentuk maya atau
hanya terlihat melalui media elektronik rangkaian kegiatan yang dilakukan. Untuk lebih
mengerti tentang pengertian manajemen perkantoran dan layanan bisnis berikut kita
pahami tahap demi tahap.
1. Pengertian Kantor
Kantor menurut etimologi bahasa Inggris “Office” berarti tempat untuk memberikan
pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Dalam bahasa Belanda kantor
berasal dari kata “Kantoor” yang berarti ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan
lain-lain. Dari pengertian tersebut kantor dapat diartikan secara dinamis dan secara
statis.
Pengertian kantor secara statis menurut Dr. Rasto, M.Pd merupakan tempat kerja,
ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk
menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
serta pendistribusian data/informasi.
Pengertian kantor secara dinamis yakni proses-proses dalam penyelenggaraan
kegiatan seperti seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
maupun pendistribusian data. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arti kantor
secara fisik merupakan bangunan, ruang atau tempat kerja, sedangkan secara
dinamis diartikan sebagai proses kegiatan yang dilakukan didalam ruang, tempat
kerja.
Dalam pengertian kantor secara dinamis inilah, maka manajemen merupakan hal
penting untuk mengarhkan, menggerakkan dan mengendalikan setiap unsur dalam
sebuah kantor tersebut. Tugas manajemen adalah menetapkan tujuan organisasi dan
berupaya untuk mencapainya. Dengan demikian sebuah organisasi harus memehami tujuan yang jelas dan membuat sebuah system untuk mencapai tujuan secara efisien
dan efektif.
Menurut Rao M.E.T (2000:77) Istilah system berasal dari konsep “systematic” yang
mengacu pada pendekatan yang terorganisasi dan teratur untuk memecahkan
masalah. Dalam konsep manajemen perkantoran, system dapat dianggap sebagai
pendekatan yang direncanakan untuk suatu kegiatan dalam upaya mencapai tujuan.
Dengan demikian system akan menjadikan sebuah layanan atau kegiatan pada suatu
organisasi, perusahaan atau kantor menjadi jelas.Sebagai contoh layanan bidang jasa
tranportasi online, untuk mendapatkan pelayanan calon konsumen harus memiliki
syarat aplikasi di smartphone miliknya. Melalui aplikasi tersebut akan terlihat
mekanisme atau prosedur layanan sampai pada umpan balik layanan itu diterima oleh
konsumen. Umpan balik ini merupakan hasil evaluasi bagaimana sebuah system
dalam pelayanan jasa transportasi itu diterima dan dirasakan oleh konsumen.
2. Fungsi Kantor
Sebagai sebuah sistem dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan, kantor berperan
penting dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan.
Oleh karena itu peranan kantor dalam layanan bisnis sangat penting guna mencapai
tujuan untuk menyelenggarakan kegiatan setiap harinya. Fungsi kantor menurut
Sumathy V.et al (2011: 3) dibedakan menjadi fungsi rutin atau fungsi pokok, dan fungsi
penunjang atau fungsi administrative. Sedangkan Balachandran V (1009:2-4)
membedakan fungsi kantor kedalam fungsi pokok dan fungsi tambahan. Dari kedua
pendapat tersebut, maka fungsi kantor dapat dibedakan menjadi dua yaitu fungsi
utama dan fungsi pendukung.
a. fungsi utama kantor menurut Rao, Sumathy, V. et al (2011:2-3) terdiri dari:
1) Menerima Informasi
Informasi yang diterima berasal dari dua sumber yakni sumber internal dan
eksternal. Sumber internal diperoleh dari unit-unit kerja yang ada didalam
organisasi (kantor), sedangkan sumber informasi eksternal diterima dari luar
organisasi seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, investor dan perusahaan
lain. Informasi yang diterima dapat berupa dalam berbagai bentuk seperti surat,
laporan, pesan telepon, facsimile, e-mail, surat kabar, perundangan yang
berlaku.
2) Merekam informasi.
Informasi dari berbagai sumber dan dalam berbagai bentuk diterima, maka
fungsi selanjutnya adalah merekam informasi. Langkah pertama merekam
informasi adalah menyortir informasikedalam kategori atau kelompok tertentu.
Seperti informasi mengenai pesanan dicatat secara manual maupun elektronik
kedalam bagian pesanan atau informasi mengenai urusan keuangan dicatat
dalam bagian keuangan dan lain sebaginya.
Pencatatan dilakukan melalui system computer akan memudahkan pegawai
dalam mengidentifikasi dan mencari informasi dengan cepat. Rekaman
informasi harus dijamin ketersediaannya, sehingga akan memudahkan dalam
pencarian untuk memenuhi data yang dibutuhkan.
3) Mengolah informasi.
Untuk menjadi sebuah informasi yang siap digunakan, data/informasi harus
dilakukan proses pengolahan terlebih dahulu. Untuk itu perusahaan/kantor
perlu melibatkan staf terlatih dan terdidik dalam mengolah data tersebut secara
sistematis. Hasil pengolahan informasi dapat berupa laporan keuangan,
laporan statistic, laporan biaya dan jenis laporan lain yang berkaitan dengan
jenis usaha yang dijalankan.
4) Mendistribusikan Informasi.
Informasi yang telah diolah dan telah menjadi informasi yang siap digunakan,
selanjutnya informasi tersebut didistribusikan kepada pihak-pihak yang
membutuhkan. Pendistribusian informasi tersebut dapat dilakukan
menggunakan komunikasi.
b. Fungsi pendukung
Pada prinsipnya fungsi pendukung kantor merupakan aktivitas kantor yang
memfasilitasi kinerja fungsi utama kantor. Fungsi pendukung kantor menurut Rasto
(2015:11) memaparkan sebagai berikut.
1) Melaksanakan fungsi manajemen.
Setiap pekerjaan selalu dilakukan dengan merencanakan, melaksanakan dan
mengevaluasi. Hal ini dilakukan agar pencapaian tujuan kegiatan tersebut akan
berjalan dengan baik. Berhasil tidaknya sebuah kegiatan akan selalu dilakukan
evaluasi, sehingga pelaksananaan kegiatan berikutnya akan menjadi lebih
efektif dan efisien.
2) Merancang system dan prosedur kantor.
Sebuah system merupakan kelompok bagian yang saling terkait bergantung
satu dengan yang lain dalam operasinya secara berurutan berdasarkan
rencana yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Prosedur
adalah serangkaian langkah untuk melakukan tugas sesuai dengan system
yang ditentukan. Setiap system harus dipecah menjadi beberapa bagian untuk
menentukan prosedur tertentu. Dalam setiap prosedur yang dbuat selalu
memeperhatikan sarana dan prasana yang dibutuhkan.
3) Mengendalikan Formulir kantor.
Formulir merupakan sarana penting dalam mencapai kinerja kantor lebih
sistematis dan cepat. Kantor modern menggunakan system formulir dengan
menekan dokumen manual atau menggunakan aplikasi formulir. Formulir
merupakan catatan standar yang digunakan untuk mengumpulkan
data/informasi untuk tujuan referensi. Sebuah formulir dirancang dengan baik
atas dasar kebutuhan perusahaan/organisasi, agar data/informasi memberi
manfaat yang maksimal.
4) Mengendalikan karyawan kantor
Karyawan kantor merupakan bagian dari proses manajemen secara umum,
Namun dalam mencapai efisiensi kantor karyawan harus dipilih, dilatih dan
ditugaskan melalui penilaian yang tepat. Oleh karena itu evaluasi terhadap
karyawan harus selalu dilakukan setiap waktu untuk mencapai kinerja puncak.
5) Menjamin ketersediaan Alat tulis kantor.
Alat tulis kantor merupakan sarana penting dalam pekerjaan kantor, untuk itu
kantor harus mampu mengendalikan ketersediaan alat tulis. Upaya yang
dilakukan dalam pengendalian ATK melalui prosedur pembelian, penggunaan,
pengeluaran barang, dan penyimpanannya.
6) Menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan mesin kantor.
Kantor memiliki tugas penunjang dalam menjamin ketersediaan peralatan,
furniture dan mesin kantor yang memadai. Hal ini berarti kebutuhan akan
peralatan, furniture dan mesin kantor merupakan kebutuhan yang benar-benar
sesuai dengan pekerjaan kantor.
7) Menjamin keamanan asset.
Aset merupakan harta yang dimiliki oleh perusahaan/ organisasi. Aset dapat
berupa asset bergerak dan asset tidak bergerak. Kantor harus menjamin
keamanan asset tersebut dari kehilangan, kerusakan akibat pencurian,
kebakaran, karena dapat berpengaruh terhadap produktivitas karyawan.
8) Melaksanakan hubungan masyarakat.
Hubungan masyarakat oleh sebuah perusahaan atau kantor merupakan
hubungan yang bertujuan untuk:
a) Memperoleh informasi mengenai perubahan opini public.
b) Mengkomunikasikan kebijakan, tujuan dan sasaran organisasi kepada
public.
c) Mengantisipasi relasi dari public terkait tidakan organisasi.
Dengan demikian kantor akan mampu meningkatkan citra organisasi dimata
public.
3. Pengertian Manajemen Perkantoran
Pengertian manajemen perkantoran menurut Rao, M.E.T. adalah
perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian dokumen oleh
administrator dalam suatu organisasi. Gambaran secara utuh suatu
organisasi dapat dilihat dalam strukturorganisasi.
Wyle and Brecht mengartikan bahwa manajemen perkantoran merupakan
pemanfaatan dan pengendalian manusia, metode, mesin, dan material untuk
mencapai hasil terbaik, kualitas tinggi, upaya terbaik, waktu tersingkat, cara
yang paling praktis dan dapat diterima oleh manajemen puncak.
E.C. Eyre mandefinisikan bahwa manajemen kantor berkaitan dengan
penyediaan layanan komunikasi, informasi, dan pengamanan asset.
P.W Betts menyebutkan pengertian manajemen perkantoran untuk mencapai
tujuan yang berhubungan dengan fungsi kantor dalam menyediakan informasi
yang tepat danjaringan komunikasi untuk semua bidang dalam organisasi.
Dari berbagai pendapat tentang pengertian manajemen perkantoran dapat
disimpulkan bahwa manajemen perkantoran didefinisikan sebagai proses
merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi aktivitas kantor dalam
menwujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi
untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Pemahaman terhadap aktivitas kantor dalam hal ini merujuk pada peranan
atau fungsi kantor yangterdiri dari fungsi utama dan fungsi pendukung.
Oleh karena fungsi kantor sebagai penyedia layanan informasi dan
komunikasi, maka dalam penyelenggaraannya harus ditopang oleh tiga hal
berikut.
a. Manajemen informasi yang berkualitas
b. Sistem komunikasi yang efektif
c. Teknologi informasi dan komunikasi yang relevan.
Tiga hal diatas yang merupakan pusat kajian utama dari manajemen
perkantoran adalah informasi
4. Asas-asas Manajemen Perkantoran
Pengertian azas menurut kamus besar bahasa Indonesia merupakan sesuatu yang
menjadi tumpuan berfikir dan berpendapat. Asas manajemen berarti dasar yang
digunakan dalam manajemen atau pengelolaan suatu usaha atau organisasi. Semakin
besar organisasi akan semakin banyak unit-unit kerja dalam organisasi tersebut dalam
rangka menjamin pelayanan lebih baik dan optimal. Dalam hubungannya unit-unit
kerja tersebut secara menyeluruh, pengorganisasian pekerjaan kantor dapat
menggunakan asas-asas sebagai berikut:
a. Asas Sentralisasi.
Dilihat dari sebutannya “Sentral” berarti terpusat, maka kantor/organisasi yang
menggunakan asas ini memiliki cirri sebagai berikut:
1) Semua pekerjaan dipusatkan pada satu bagian tersendiri.
2) Jenis pekerjaan kantor yang terpusat adalah jenis pekerjaan yang bersifat
umum, seperti pekerjaan tata persuratan, pengelolaan dokumen dan informasi
serta jenis pekerjaan yang bersifat mendukung operasional organisasi lainnya.
3) Karena pengelolaan informasi dilakukan secara terpusat, maka kerahasiaan
informasi akan lebih terjamin.
4) Asas ini cocok digunakan untuk jenis organisasi yang masih kecil dan
sederhana.
5) Tempat atau bagian pelayanan dalam asas ini tidak terpisah dari gedung atau
kantor utama, sehingga pengawasan mudah dilaksanakan, prosedur kerja
mudah diseragamkan.
6) Oleh karena lingkup pengguna asas ini masig kecil, maka beban kerja dapat
dibagi secara merata, dan penggunaan alat dan perabotnya lebih hemat.
b. Asas Desentralisasi.
Asas desentralisasi merupakan asas yang membagi jenis kegiatan kantor kedalam
beberapa bagian/unit kerja. Masing-masin bagian atau unit kerja menangani jenis
pekerjaan yang berbeda. Contohnya bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian
kepegawaian, bagian gudang dalinnya. Oleh karena itu asas ini memiliki ciri sebagai
berikut:
1) Cocok digunakan untuk organisasi/kantor yang lebih besar.
2) Pelayanan lebih focus dan detil karena sudah terbagi sesuai bidang/bagiannya
sendiri.
3) Dapat mengurangi penumpukan pekerjaan karena sifat layanan secara
khusus.
4) Karena tidak terjadi penumpukan, maka akan berdampak pada semakin cepat
pelayanan bagi organisasi tersebut.
c. Asas Dekonsentralisasi.
Asas dekonsentralisasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan
dekonsentralisasi artinya masing-masing asas digunakan untuk memperoleh
efektifitas dan optimalitas dalam pelayanan. Dalam praktiknya jarang dijumpai
penggunaan asas sentralisasi atau desentralisasi digunakan secara murni. Namun
sekalipun kecil organisasi tetap saja masih menggunakan asas gabungan ini. Hal
ini terlihat pada urusan kantor dan kuangan tetap saja berbeda petugasnya.
5. Pengertian layanan Bisnis
Pelanggan merupakan factor utama dalam layanan bisnis, sehingga dalam bentuk
apapun layanan pelanggan merupakan hal yang sangat penting baik untuk skala kecil
maupun besar. Pengertian Layanan menurut Suparlan (200:35) adalah pemberian
pertolongan atau bantuan pada orang lain, baik berupa materi maupun non materi
supaya orang tersebut dapat mengatasi masalahnya sendiri.
Menurut Barata (2003:9) menyebutkan bahwa pelayanan akan terbentuk karena ada
suatu proses pemberian layanan tertentu dari pihak penyedia layanan kepada pihak
yang dilayani.
Pengertian Pelayanan menurut Moenir (1992:16) merupakan suratu proses
penenuhan kebutuhan yang melalui aktivitas orang lain secara langsung. Pelayanan
yang diberikan menyangkut segala usaha yang dilakukan seseorang dalam rangka
untuk mencapai tujuan guna memperoleh kepuasan didalam hal pemenuhan
kebutuhan.
Dari ketiga pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Layanan bisnis merupakan
proses pemberian layanan kepada pelanggan/konsumen baik yang bersifat materi
maupun non materi untuk pemenuhan kepuasan pelanggan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa pengertian manajemen perkantoran dan layanan bisnis
adalah penerapan fungsi manajemen dalam proses pemberian layanan kepada
pelanggan /kolega untuk mencapai kepuasan pelanggan dalam memenuhi
kebutuhannya.
C. Jenis Bisnis dan layanan Bisnis
Customer service atau layanan pelanggan dalam perkembangannya mengalami
perubahan yang signifikan. Departemen customer service yang dulunya dilakukan
melalui perjumpaan secara fisik sekarang sudah berubah menjadi layanan hot line
number dan layanan secara online.
1. Jenis layanan Bisnis.
Menurut Hendra Mahyudi dalam tulisannya di laman Weefer menyebutkan bahwa jenis
layanan pelanggan/customer service meliputi:
a. Layanan pelanggan berjalan.
Jenis layanan berjalan merupakan pelayanan terhadap pelanggan yang dilakukan
bertemu langsung secara fisik dengan pelanggan. Customer/pelanggan harus
datang ke kantor customer service(CS) dan menyampaikan keluhannya atau
kebutuhannya. Kadang terjadi antrian panjang untuk mendapatkan layanan. Jenis
layanan ini cukup menyita waktu.
b. Layanan pelanggan melalui email dan telepon.
Perkembangan bisnis sekarang ini sudah masuk dalam era digitalisasi. Untuk
menghemat biaya dan menerapkan layanan pelanggan virtual, tren yang sekarang
ini digunakan untuk layanan pelanggan adalah dengan menggunakan layanan call
service dan email untuk memudahkan penyampaian keluhan. Seperti contoh
layanan pelanggan PLN, Telkom dan layanan pembelian online.
c. Layanan pelanggan melalui livechat.
Livechat merupakan jenis layanan yang secara langsung dapat dilakukan berupa
obrolan yang telah dipersonalisasi antara customer dan departemen layanan (CS).
Livechat bisa membuat percakapan dan keterlibatan secara langsung atau realtime. Pelanggan dengan zona waktu berbeda tidak perlu menunggu jam kerja untuk
menyampaiakan keluhan, sebab livechat menwarkan aksesibilitas sepanjang
waktu. Tools livechat cukup modern dan lebih akurat karena memiliki kemampuan
dalam memahami konteks pelanggan, baik melalui audio ataupun visual.
Kemampuan livechat dalam bisnis adalah:
1) Bisnis akan selalu bergerak secara online.
2) Dapat menjaga kedekatan dengan pelanggan setiap saat
3) Biaya akan lebih hemat.
4) Tren layanan akan terlihat lebih berkelas.
d. Layanan self-service.
Jasa layanan mandiri merupakan departemen customer
service yang memberikan pelayanan lebih instan, ramah dan akurat, pelanggan
mampu menyelesaikan masalahnya sendiri. Keunggulan dari jenis layanan seperti
ini dilihat dari pelanggan adalah solusi terhadap masalah yang dihadapi dapat
ditentukan oleh pelanggan itu sendiri.
Jenis layanan seperti ini dapat diperoleh pada kanal chatbots, FAQ, artikel berbasis
pengetahuan, panduan produk, tutorial video dan sebagainya. Jenis layanan ini
cocok digunakan perusahaan yang mendapatkan permintaan yang bersifat umum
seperti refund, reture produk, atau invoice.
e. Layanan pelanggan melalui komunitas dan forum.
Komunitas dan forum adalah kanal layanan pelanggan yang dibangun oleh
pengguna jasa layanan/produk. Untuk penggunaan layanan ini sebuah
bisnis/usaha harus mampu menciptakan pengikut dan komunitas yang lebih besar
berdasarkan brand yang mereka miliki. Kecepatan respon terhadap layanan
pelanggan terkadang arbitner, tergantung pada keaktifan anggotanya.
2. Jenis bisnis
a. berdasarkan jenis aktivitasnya bisnis dibedakan menjadi,
1) Bisnis Ekstraktif adalah aktivitas bisnis yang pergerakkanya dibidang
pertambangan dengan melakukan penggalian bahanbahan tambang yang ada
didalam dan terkandung di perut bumi. Seperti batu bara, emas, besi, intan,
alumunium, tembaga semen, minyak dan gas bumi.
2) Bisnis Agraris adalah kegiatan bisnis yang pergerakannya pada bidang
pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan dan kehutanan.
3) Bisnis Industri merupakan usaha dalam bidang industry manufaktur yang
memproduksi barang.
4) Bisnis Jasa adalah aktivitas usaha yang menghasilkan produk tidak dalam
bentuk fisik.
Pengertian jasa menurut Zeithaml dan Bitner adalah aktivitas ekonomi dengan
adanya pengeluaran(output) selain produk yang dikonsumsi serta diproduksi
saat waktu yang bersamaan yang memberikan nilai positif serta tidak berwujud
untuk pembelinya.
Menurut Adrian Payne jasa merupakan aktivitas ekonomi yang memiliki
beberapa elemen (manfaat atau nilai) intangible yang saling berkaitan, yang
melibatkan beberapa interaksi dengan konsumen atau dengan barang-barang
milik, namun tidak menghasilkan transfer kepemilikan.
Djaslim Saladin menyebutkan bahwa jasa diartikan sebagai suatu manfaat
atau kegiatan yang tidak berwujud serta tidak menghasilkan kepemilikan yang
ditawarkan oleh suatu pihak terhadap pihak yang lain.
Dari pendapat diatas maka yang dimaksud layanan bisnis bidang jasa
merupakan jenis layanan yang diberikan kepada pelanggan yang berupa
manfaat atau kegiatan yang tidak berwujud dan hanya dapat dirasakan atau
dinikmati dari suatu barang.
Jenis jasa dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a) Jasa perumahan meliputi; sewa kamar, hotel, usaha tani atau jasa
pembangunan.
b) Jasa usaha rumah tangga meliputi PDAM, perbaikan rumah, reparasi alat rumah tanggan, perawaatan kebun, pembersihan dan lain-lain.
c) Jasa usaha rekreasi dan kesukaan melliputi penyewaan, peralatan pesta, perjalanan wisata, panggung hiburan dan lainnnya.
d) Jasa usaha perawatan pribadi seperti binatu pakaian, perawatan kecantikan/salon.
e) Jasa usaha pendidikan seperti kursus ketrampilan, sekolah formal/informal.
f) Jasa bisnis profesi seperti jasa layanan hukum, akuntan, konsultan manajemen, jasa layanan kesehatan (dokter)
g) Jasa layanan keuangan seperti asuransi(perlindungan), kredit, investasi dan pajak.
h) Jasa tranportasi seperti pengiriman dokumen atau barang, angkutan penumpang, penyewaan mobil, sopir dan lainnya.
i) Jasa bidang komunikasi seperti layanan telepon, customer service, call center, telepram dan layanan kantor virtual.
b) Jasa usaha rumah tangga meliputi PDAM, perbaikan rumah, reparasi alat rumah tanggan, perawaatan kebun, pembersihan dan lain-lain.
c) Jasa usaha rekreasi dan kesukaan melliputi penyewaan, peralatan pesta, perjalanan wisata, panggung hiburan dan lainnnya.
d) Jasa usaha perawatan pribadi seperti binatu pakaian, perawatan kecantikan/salon.
e) Jasa usaha pendidikan seperti kursus ketrampilan, sekolah formal/informal.
f) Jasa bisnis profesi seperti jasa layanan hukum, akuntan, konsultan manajemen, jasa layanan kesehatan (dokter)
g) Jasa layanan keuangan seperti asuransi(perlindungan), kredit, investasi dan pajak.
h) Jasa tranportasi seperti pengiriman dokumen atau barang, angkutan penumpang, penyewaan mobil, sopir dan lainnya.
i) Jasa bidang komunikasi seperti layanan telepon, customer service, call center, telepram dan layanan kantor virtual.
b. Berdasarkan Kegunaannya jenis bisnis dibedakan menjadi:
1) Form Utility (kegunaan bentuk), adalah bisnis yang berupaya mengubah suatu
benda menjadi benda lain dengan bentuk yang tidak sama sehingga lebih
bermanfaat untuk manusia, seperti meubel, genteng, garment dan lain
sebagainya.
2) Place utility ( kegunaan Tempat ) merupakan bisnis yang menjalankan
pemindahan suatu barang dari satu tempat ke tempat lain sehigga memeiliki
manfaat lebih.
3) Time Utility (kegunaan waktu) adalah bisang bisnis yang memeberikan manfaat
waktu terhadap keberadaan suatu barang. Seperti peti kemas, kotak pos dan
lainnya.
4) Posisesion Utility (keguanaan pemilikan) merupakan jenis usaha untuk membuat
atau memenuhi keguanaan pemilikan pada suatu barang atau jasa. Seperti
pertokoan, perdagangan atau jual beli.
c. Jenis bisnis berdasarkan motifnya dapat dikalsifikasikan menjadi dua yakni bisnis
berorientasi yang merupakan bidang bisnis yang berorientasi pada
keuntungan/profit dan bisnis tidak berorientasi merupakan bidang bisnis yang
berorientasi pada nirlaba seperti contoh yayasan, organisasi social, lembaga
swadaya masyarakat dan lainnya.
d. Menurut bentuknya jenis bandan usaha dapat dibedakan menjadi
1) Badan Usaha berbentuk Badan Hukum.
Badan usaha yang berbadan hukum memiliki karakteristik dalam pemisahan
kekayaan pemilik dengan kekayaan badan usaha, sehingga pemilik hanya
bertanggungjawab sebatas harta yang dimilikinya. Jenis badan usaha
berbentuk badan hukum meliputi:
a) PT (Perseroan Terbatas)
Sebuah badan usaha yang berbentuk PT menurut Yahya Harahap dalam
bukunya “Hukum Perseroan Terbatas (33-36) harus memenuhi persyaratan
sebagai berikut:
Merupakan persekutuan modal, sehingga pemegang saham hanya
bertanggungjawab sebatas sahamnya yang dimilikinya dan tidak
termasuk harta pribadi. Modal dasar PT ditentukan oleh kesepakatan
para pendiri PT dan disetor minimal 25 % dengan bukti penyetoran yang
sah.
Didirikan berdasarkan perjanjian
Melakukan kegiatan usaha
Lahirnya perseran melalui proses hokum dalam bentuk pengesahan oleh
Pemerintah.
b) Yayasan
Yayasan merupakan badan hokum yang yang terdiri atas kekeayaan yang
dipisahkan dan diperuntukan untuk mencapai tujuan tertentu di bidang
social, keagamaan, dan kemanusiaan yang tidak mempunyai anggota.
Yayasan dapat melakukan kegiatan usaha untuk menunjang ketercapaian
maksud dan tujuannya dengan cara mendirikan badan usaha dan/atau ikut
dalam badan usaha.
c) Koperasi
Koperasi merupakan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan
hokum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip
koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rankyat berdasarkan asas
kekeluargaan.
Sifat keanggotaan koperasi secara sukarela dan terbuka bahwa tidak ada
pengecualian untuk menjadi anggota koperasi. Modal usaha koperasi
terbentuk dari simpanan pokok dan simpanan wajib anggota yang
ditentukan dalam rapat anggota. Ketentuan yang berlaku dalam usaha yang
berbentuk koperasi ini dilakukan dalam rapat anggota koperasi. Jadi rapat
anggota koperasi ini merupakan kekuasaan tertinggi. Rapat anggota
dilakukan secara rutin dalam setiap tahunnya yang kemudian di sebut
dengan RAT.
2) Badan Usaha Bukan berbentuk badan hukum.
Jenis badan usaha yang bukan berbentuk badan hukum memiliki karakteristik
dalam kepemilikan kekayaan. Dalam hal ini Antara kekayaan badan usaha dan
kekayaan pribadi tidak ada pemisahannya. Jenis badan usaha yang bukan
badan hokum ini meliputi:
a) Persekutuan Perdata (maatschap).
Merupakan perjanjian yang dilakukan oleh dua oran atau lebih mengikatkan
diri untuk memasukkan sesuatu di dalam pesekutuan dengan maksud untuk
membagi keuntungan yang terjadi karenanya. Karena badan usaha ini
bukan badan hokum maka tanggungjawab secara pribadi ditentukan oleh
kesepakatan kedua belah pihak atau ketentuan undang-undang.
b) Firma.
Firma merupakan perseroan yang didirikan untuk melakukan suatu usaha
dibawah satu nama bersama. Para anggota memiliki tanggungjawab
terhadap firma yang didirikan.
c) Persekutuan Komanditer (CV)
CV tediri dari pesero aktif dan pesero pasif/komanditer. Pesero aktif
bertanggungjawab sampai dengan harta pribadi, sedangkan pesero pasif
hanya bertanggungjawab sebatas modal yang telah disetor ke dalam CV
saja.
3. Tujuan Bisnis
Bahwa tujuan bisnis tentunya mendapatkan keuntungan atau laba, namun tujuan yang lain dapat dilihat sebagai berikut:
a. Ingin memenuhi berbagai macam kebutuhan hidup.
b. Untuk menambah kesejahteraan dan kemakmuran keluarga.
c. Untuk memenuhi kebutuhan pencitraan diri maupun usahanya agar semakin
dikenal dimasyarakat.
d. Untuk mempertahankan kelansungan usaha sehingga mampu terus
berdiri/berjalan.
e. Dengan bertambahnya pengalaman dalam menjalankan usaha, maka akan muncul
kreatifitas atau gagasan baru untuk memajukan usaha yang sudah ada.
f. Adanya operasional dalam kegiatan bisnis maka tujuan dari bisnis juga dapat
dijadikan sebagai upaya mengisi waktu atau memanfaatkan waktu.
g. Usaha yang dijalankan secara mandiri mampu menopang kebutuhan sendiri dan
tidak tergantung dari orang lain.
h. Tujuan lain daripenyelenggaraan bisnis untuk memperoleh simpatiatau pencitraan.
4. Manfaat Bisnis
a. Memperoleh penghargaan atau pengkuan.
Penghargaan ataupun pengakuan dapat diperoleh dengan berbisnis. Dengan
adanya suatu bisnis yang berhasil dan tumbuh serta berkembang eyang dapat
memberikan dampak positif kepada masyarakat yang akan memberikan anda
pengakuan positif dari masyakat itu sendiri
b. Kesempatan untuk menjadi Bos bagi diri sendiri Dengan berbisnis juga akan
menjadi seorang penentu dan pemimpin dari bisnis anda. Besar kecilnya bisnis
yang dijalankan ditentukan oleh kemampuan diri sendiri, dengan kata lain menjadi
bos.
c. Menggaji diri sendiri.
Dengan usaha yang dilakukan sendiri maka besar kecilnya gaji atau pendapatan
dapat ditentukan sendiri.
Atur waktu diri sendiri Demikian juga dengan waktu yang yang lebih flesibel, usaha
yang dijalankan sendiri akan membutuhkan waktu sesuai dengan kemampuan dan
kesempatan diri sendiri
d. Masa depan lebih cerah.
Dengan pengelolaan usaha secara mandiri, maka dapat dikatakan masa depan diri
kita ditentukan oleh usaha yang kita lakukan.
5. Karakteristik Bisnis
a. Lembaga atau institusi atau organisasi sosial dan ekonomi.
Sebuah usaha atau bisnis merupakan lembaga, instansi atau organisasi social dan
ekonimi berarti bahwa bisnis itu lakukan oleh jenis organisasi baik yang berbentuk
badan hukum maupun berbentuk bukan berbadan hokum. Didalam organisasi tersebut
memeiliki aturan dan ketentuan yang berlaku sesuai demi tercapainya tujuan yang telah
ditentukan.
b. Berhubungan dengan berbagai barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan manusia.
Pada prinsipnya bisnis itu menjual barang atau jasa yang dibutuhkan oleh konsumen.
c. Mencari laba, profit atau keuntungan.
Mencari laba, profit, atau keuntungan merupakan tujuan bisnis yang sebenarnya.
d. Menetukan harga yang sesuai.
e. Akan ada kemungkinan mengalami kerugian.
6. Pihak Pihak Yang Berkepentingan Dalam Bisnis
a. Pemilik atau owner
b. Kreditor, pihak yang memberikan pinjaman pendanaan kepada entitas bisnis anda.
c. Karyawan atau employee, baik itu karyawan operasional maupun karyawan manajerial
guna membantu mencapai tujuan yang ditetapkan entitas bisnis anda.
d. Pemasok atau supplier, berperan dalam menyediakan bahan baku guna
memperlancar proses produksi.
e. Pelanggan, merupakan nyawa dari adanya kegiatan berbisnis.
Loyalitas dari pelanggan akan menjaga kelangsungan bisnis perusahaan. Maka dari itu,
untuk tetap menarik minat pelanggan atau konsumen, maka pelaku bisnis harus terus
meningkatkan kualitas dan keterjangkauan harga dari produk yang dijualnya.
D. Konsep Keselamatan Kesehatan Kerja (K3)
Dalam rangka mempersiapkan kerja secara fisik dan mental perlu dipahami juga konsep
kesemalatan, kesehatan kerja atau sering dikenal dengan K3.
Logo K3
Mengingat pentingnya K3 dalam bekerja, pihak pemerintah telah menetapkan dasar hukum
yang mengatur keselamatan dan kesehatan kerja. Adalah:
1. Undang-undang No. 1 Tahun 1970 tentang keselamtan kerja.
2. Undang-undang No. 25 Tahun 1997 dan UU No. 13 Tahun 2003 Tentang
Ketenagakerjaan.
3. Keputusan Presiden No 22 Tahun 1993 tentang penyakit yang timbul akibat hubungan
kerja.
Pada prinsipnya peraturan perundangan diatas menunjukkan bahwa pentingan
perlindungan kerja bagi seorang karyawan sehingga dalam bekerja dapat dilakukan
dengan aman.
1. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Dalam ruang lingkup yang diatur oleh undang-undang No.1 Tahun 1970 menyebutkan
keselamatan kerja dalam segala tempat kerja, baik di darat, di dalam tanah,
dipermukaan air, maupun di udara yang berada di dalam wilayah kekhususan hukum
Republik Indonesia.
Menurut Mondy dan Noe (1995), keselamatan kerja meliputi perlindungan karyawan
dari kecelakaan di tempat kerja, sedangkan kesehatan merujuk kepada terbebasnya
karyawan dari penyakit secara fisik dan mental.
Dari pemahaman diatas maka yang dimaksud dengan keselamatan kerja adalah
keadaan saat seseorang merasa aman dan sehat dalam melaksanakan tugasnya.
Aman dalam hal ini diartikan sebagai terhindar dari kecelakaan dan factor penyakit
yang muncul akibat proses kerja.
Kesehatan kerja menurut Flippo (1984:537) terdiri dari dua jenis yakni physical health
dan mental health. Physical health dapat berupa pemeriksaan sebelum bekarja, saat
bekerja, dan paska bekerja. Sebelum bekerja dilakukan pemeriksaan jasmani sebelum
penempatan atau bekerja. Saat bekerja program ini dapat berupa jaminan kesehatan
karyawan, fasilitas klinik, dan tenaga medis dalam rangka tindakan preventif. Paska
bekerja dalam program ini dapat berupa pemeriksaan berkala atau fasilitas kesehatan
yang diterima.
Mental health dalam program kesehatan kerja dapat berupa ketersediaan penyuluhan
kejiwaan dan psikiater, kerjasama dengan spesialis dan lembaga psikiater, pelatihanpelatihan yang diberikan dalam rangka tindakan preventif untuk mencapai kesehatan
mental.
Dalam Kepres No. 22 Tahun 1993 tentang penyakit yang timbul akibat hubungan kerja,
pasal 2 menyebutkan bahwa setiap tenaga kerja yang menderita penyakit yang timbul
karena hubngan kerja berhak mendapat jainan kecelakaan kerja,baik pada saat masih
dalam hubungan kerja maupun setelah hubungan kerja berakhir.
Pasal ini memberikan perlindungan terhadap tenaga kerja yang beresiko tinggi
terhadap keselamatan dan kesehatan kerja.
Penyebab penyakit akibat kerja antara lain :
1) Golongan fisik seperti bising, radiasi, suhu ekstrem, tekanan udara, vibrasi, dan
penerangan.
2) Golongan kimiawi meliputi semua bahan kimia dalam bentuk sebu, uap, gas,
larutan dan kabut.
3) Golongan biologis seperti bakteri, virus, dan jamur.
4) Golongan fisiologis/ergonomis antara lain desin tempat kerja, dan beban
kerja.Golongan psikososial meliputi stress psikis, kerja yang monoton, dan
tuntutan pekerjaan.
Oleh Karen itu tindakan preventif yang berupa program kesehatan baik fisik maupun
mental sangat diperlukan bagi pelaku usaha demi terciptanya tenaga kerja yang sehat
dan kuat yan pada akhirnya berdampak positif untuk perusahaan.
2. Tujuan K3
Tujuan adanya keselamatan dan kesehatan kerja dari uraian diatas adalah untuk
tercapainya keselamatan tenaga kerja saat sedang bekerja dan setelah bekerja.
a) Tujuan K3 dilihat dari pelaku usaha
1) Menignkatkan kinerja dan omset perusahaan
2) Mencegah terjadinya kerugian
3) Memelihara sarana dan prasarana perusahaan
b) Tujuan K3 dilihat dari Karyawan
1) Meningkatkan kesejahteraan jasmani dan rohani karyawan
2) Meningkatkan penghasilan karyawan
3) Menjamin keberlangsungan pekerjaan.
c) Tujuan K3 dilihat dari lingkungan.
Dilihat dari lingkungan pekerjaan setiap organisasi yang konsisten dengan program
K3 akan terwujud lingkungan yang sehat dan aman. Dalam lingkungan yang sehat
dan aman tersebut akan terlihat hasil seperti dibawah ini:
1) Meningkatkan produktivitas karena menurunnya jumlah hari kerja yang hilang.
2) Meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja yang lebih berkomitmen.
3) Menurunkan biaya-biaya kesehatan dan asuransi.
4) Tingkat kompensasi pekerja dan pembayaran langsung yang lebih rendah
karena menurunnya pengajuan klaim.
5) Fleksibilitas dan adaptabilitas yang lebih besar sebagai akibat dari meningkatnya
partisipasi dan rasa kepemilikan.
6) Rasio seleksi tenaga kerja yang lebih baik karena meningkatnya citra
perusahaan.
d) Tujuan K3 dilihat dari bidang pekerjaan
Dampak K3 terhadap pekerjaan akan menekan angka kecelakaan kerja, disamping
timbulnya jenis penyakit yang diakibatkan karena lingkungan kerja yang dapat
diantisipasi sebelumnya. Volume perkerjaan yang tinggi juga dapat dilakukan
dengan mempertimbangkan jam kerja dan layanan sosio psykologis seperti
kegiatan refresing diluar lapangan atau kegiatan yang lainnya.
3. K3 Perkantoran
Standar K3 Perkantoran meliputi:
keselamatan kerja, kesehatan kerja, kesehatan lingkungan kerja perkantoran dan
ergonomic perkantoran.
a. Persyaratan Keselamatan Kerja Perkantoran ada beberapa poin, diantaranya:
1) Lantai bebas dari bahan licin, cekungan, miring, dan berlubang yang
menyebabkan kecelakan dan cidera pada karyawan.
2) Penyusunan dan penempatan lemari cabinet tidak mengganggu aktifitas lalu
lalang pergerakan karyawan
3) Penyusunan dan pengisian failing cabinet yang berat berada di bagian bawah.
4) Dalam pengelolaan benda tajam, sedapat mungkin bebas dari benda tajam,
serta siku-siku lemari meja maupun benda lainnya yang menyebabkan karyawan
cidera.
5) Dalam pengelolaan listrik dan sumber api, terbebas dari penyebab elektrikal
syok.
b. Prosedur Kerja Aman di Kantor, diantaranya:
Pada masa pandemik perlu dilakukan prosedur protocol kesehatan meliputi:
mencuci tangan dengan sabun, selalu menggunakan masker dan jaga jarak untuk
menjaga keselamatan diri sendiri dan orang lain. Sebelum memasuki lokasi kerja
biasanya dilakukan pengukuran suhu badan menggunakan termogan.
Prosedur kerja aman dilingkungan kantor dapat terlihat dari ketentuan berikut:
1) Dilarang berlari di kantor.
2) Permukaan lantai harus yang tidak licin atau yang menyebabkan pekerja
terpleset/tergelincir.
3) Semua yang berjalan di lorong kantor dan di tangga diatur berada sebelah kiri.
4) Karyawan yang membawa tumpukan barang yang cukup tinggi atau berat
harus menggunakan troli dan tidak boleh naik melalui tangga tapi
menggunakan lift barang bila tersedia.
5) Tangga tidak boleh menjadi area untuk menyimpan barang, berkumpul, dan
segala aktivitas yang dapat menghambat lalu lalang.
6) Bahaya jatuh dapat dicegah melalui kerumahtanggaan kantor yang baik, cairan
tumpah harus segera dibersihkan dan potongan benda yang terlepas dan
pecahan kaca harus segera diambil.
7) Bahaya tersandung dapat diminimalkan dengan segera mengganti ubin rusak
dan karpet usang. Lemari arsip bisa menjadi penyebab utama kecelakaan dan harus digunakan
dengan aman.
c. Penanganan Kondisi Darurat
Beberapa kondisi darurat (kewaspadaan terhadap bencana) yang bisa terjadi di
perkantoran, antara lain: Kebakaran, Gempa, Bahaya biologi, Huru-hara, Banjir dan
Ancaman bom. Untuk menangani kondisi tersebut maka diperlukan:
a) Manajemen tanggap darurat seperti prosedur, struktur organisasi dll.
b) Manajemen keselamatan kebakaran gedung seperti terdapat sistem proteksi
kebakaran dll.
c) Prosedur atau tatacara evakuasi
d) Mekanik dan elektrik
e) Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K)
Manajemen Tanggap Darurat perlu ditetapkan dalam rangka menangani kondisi
darurat. Beberapa poin yang bisa dilakukan, diantaranya:
a) Identifikasi risiko kondisi darurat
b) Penilaian analisa risiko kondisi darurat
c) Pemetaan risiko kondisi darurat
d) Pengendalian kondisi darurat
e) Mengatasi dampak yang berkaitan dengan kejadian setelah bencana.
Agar proses penanganan kondisi darurat dapat dilakukan secara efektif dan aman,
maka harus dibuatkan rencana tindakan awal rencana tanggap darurat yang meliputi:
a) Merencanakan suatu titik kumpul
b) Mengadakan simulasi kebakaran
c) Menyiapkan sirene-sirene dan alarm tanda bahaya
d) Menyiapkan rambu-rambu ke arah titik kumpul aman
e) Menyiapkan prosedur
d. Manajemen Keselamatan Kebakaran Gedung (MKKG)
Berikut penjelasan dan perincian dari sistes manajemen keselamatan kebakaran
gedung. Pendukung MKKG adalah alat proteksi kebakaran (fire protection) berupa:
1) APAR (Alat Pemadam Api Ringan)
2) APAB (Alat Pemadam Api Berat) yang menggunakan roda
3) Sistem alarm kebakaran
4) Hydrant halaman
5) Sistem sprinkler otomatis
6) Sistem pengendalian asap
Persyaratan APAR yang wajib diketahui:
a) Mudah terlihat, dijangkau dan mudah diambil (tidak diikat, dikunci atau
digembok)
b) Jarak 15 meter dan maks tinggi pemasangan 125 cm.
c) Jenis media dan ukuran disesuaikan dengan klasifikasi bahan api.
d) Dilakukan pemeriksaan dan masa pakai secara berkala minimal 6 bulan sekali.
Persyaratan Tangga Darurat
1) Bangunan =3 lantai, harus memiliki 2 tangga darurat yang berjarak 45 m (bila
ada sprinkler, jarak maks 67,5 m)
2) Dilengkapi pintu tahan api minimum 2 jam dengan membuka ke arah tangga dan
tertutup otomatis.
3) Dilengkapi fan untuk memberi tekanan positif.
4) Pintu dilengkapi petunjuk keluar yang menyala.
5) Terletak di dalam bangunan dan terpisah dengan ruang yang lain. Pencapaian
mudah, jarak maks 45 m dan min 9 m.
6) Lebar tangga minimum 1,2 meter.
7) Tidak boleh dalam bentuk tangga melingkar
8) Tangga darurat lantai dasar langsung ke arah luar halaman.
9) Dilengkapi handrail setinggi 1.10 m, lebar injakan anak tangga min. 28 cm dan
tinggi maks. 20 cm.
10) Tangga darurat terbuka yang terletak diluar bangunan harus berjarak minimal 1
m dari bukaan dinding yang berdekatan dengan tangga kebakaran tersebut.
11) Jarak pencapaian ke tangga darurat dari setiap titik dalam ruang efektif,
maksimal 25 m apabila tidak dilengkapi dengan spinkler dan maksimal 40 m
apabila dilengkapi dengan sprinkler.
Persyaratan Pintu Darurat
a) Bangunan =3 lantai, harus memiliki minimal 2 pintu darurat.
b) Lebar pintu darurat minimum 100 cm.
c) Jarak pintu darurat maksimum dalam radius/jarak capai 25 meter dari setiap titik
posisi orang dalam satu blok bangunan gedung.
d) Pintu tahan api minimum 2 jam.
e) Pintu dilengkapi minimal 3 engsel, alat penutup otomatis, tuas pembuka pintu,
tanda peringatan “PINTU DARURAT-TUTUP KEMBALI”, dan kaca tahan api
maks 1 m2 diletakan di atas dari daun pintu.
f) Pintu dicat warna merah.
Gambar Pintu Darurat
Sistem peringatan bahaya/ Sistem Alarm:
a. Detektor panas
b. Detektor asap
c. Detektor nyala api
d. Detektor gas
e. Detektor getaran gempa
Sistem proteksi kebakaran
a. Instalasi pompa pemadam kebakaran
b. Instalasi pemipaan sprinkler, box hidran, dan lain-lain
c. APAR
gambar APAR
Sistem proteksi terdiri dari:
a. Proteksi Aktif
b. Proteksi Pasif
Persyaratan rencana tanggap darurat kebakaran:
a. Pembentukan tim pemadam kebakaran
b. Pembentukan tim evakuasi
c. Pembentukan tim P3K
d. Penentuan satuan pengamanan
e. Penentuan tempat berhimpun
f. Penyelamatan orang yang perlu dibantu (orang tua, orang sakit, orang cacat
dan anak – anak)
Tata cara penanggulangan kebakaran:
a. Penyelamatan orang yang perlu dibantu (orang tua, orang sakit, orang cacat
dan anak-anak).
b. Mengendalikan keamanan setiap penanganan dan penyimpanan bahan yang
mudah terbakar.
c. Mengatur kompartemenisasi ruangan untuk mengendalikan
penyebaran/penjalaran api, panas, asap dan gas.
d. Mengatur lay out proses, letak jarak antar bangunan, pembagian zone menurut
jenis dan tingkat bahaya.
e. Menerapakan sistim deteksi dini dan alarm.
f. Menyediakan sarana pemadam kebakaran yang handal.
g. Menyediakan sarana evakuasi yang aman.
h. Membentuk regu atau petugas penanggulangan kebakaran
i. Melaksanakan latihan penanggulangan kebakaran.
j. Mengadakan inspeksi, pengujian, perawatan terhadap sistem proteksi
kebakaran secara teratur.
Persyaratan Evakuasi
a) Rute evakuasi harus bebas dari barang-barang yang dapat mengganggu
kelancaran evakuasi dan mudah dicapai.
b) Koridor, terowongan, tangga harus merupakan daerah aman sementara dari
bahaya api, asap dan gas. Dalam penempatan pintu keluar darurat harus diatur
sedemikian rupa sehingga dimana saja penghuni dapat, menjangkau pintu
keluar (exit).
c) Koridor dan jalan keluar harus tidak licin, bebas hambatan dan mempunyai
lebar untuk koridor minimum 1,2 m dan untuk jalan keluar 2 m.
d) Rute evakuasi harus diberi penerangan yang cukup dan tidak tergantung dari
sumber utama.
e) Arah menuju pintu keluar (exit) harus dipasang petunjuk yang jelas.
f) Pintu keluar darurat (emergency exit) harus diberi tanda tulisan.
Tatacara Evakuasi
a) Pelaksanaannya sesuai SPO (systems project office)
b) Mengikuti instruksi komando
c) Tidak membawa barang-barang
d) Keluar melalui pintu darurat dan menuju titik kumpul (assembly point)
e) Lakukan simulasi evakuasi kedaruratan secara periodik
Mekanik dan Elektrik
a) Pemasangan instalasi listrik harus aman dan atas dasar hasil perhitungan yang
sesuai dengan Peraturan Umum Instalasi Listrik dan Peraturan Menteri
Ketenagakerjaan Nomor 12 Tahun 2015 tentang Keselamatan dan Kesehatan
Kerja Listrik di Tempat Kerja.
b) Setiap bangunan gedung harus memiliki pembangkit listrik darurat sebagai
cadangan, yang dapat memenuhi kesinambungan pelayanan, berupa genset
darurat dengan minimum 40 % daya terpasang.
c) Penggunaan pembangkit tenaga listrik darurat harus memenuhi syarat
keamanan terhadap gangguan dan tidak boleh menimbulkan dampak negatif
terhadap lingkungan, knalpot diberi silencer dan dinding rumah genset diberi
peredam bunyi.
Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K)
a) Semua kantor harus memiliki karyawan yang terlatih P3K dan mempunyai
sertifikat P3K yang bertaraf nasional.
b) Fasilitas P3K harus di tempatkan pada tempat yang mudah dijangkau.
c) Tempat kerja yang besar harus mempunyai Pusat P3K dengan persyaratan:
memiliki peralatan yang memadai, mudah diidentifikasikan, kebersihan yang
selalu terjaga, dan tercatat dengan baik; penerangan dan ventilasi yang mencukupi; Penyediaan sediaan medis yang cukup untuk pengobatan, bidai,
tandu dan obat-obatan harus disediakan; mempunyai air mengalir yang bersih;
mempunyai kelengkapan seperti tandu/usungan, dan telephone.
d) Ada SPO rujukan kasus penyakit ataupun kecelakaan
e) Alat-alat P3K dan kotak obat-obatan harus berisi paling sedikit dengan obat
untuk kompres, perban, gauze yang steril, antiseptik, plester, forniquet,
gunting, splint, dan perlengkapan gigitan ular.
f) Isi dari kotak obat-obatan dan alat P3K harus diperiksa secara teratur dan
harus dijaga supaya tetap berisi (tidak boleh kosong).
g) Alat-alat P3K dan kotak obat-obatan harus berisi keterangan/instruksi yang
mudah dan jelas sehingga mudah dimengerti.
Standart PPPK Kesehatan
E. Konsep Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin (5R)
Logo disamping menunjukkan konsep ringkas rapi, resik, rawat, dan rajin yang selalu
dijumpai dilingkungan kerja. Tujuannya tidak lain adalah agar konsep 5R dapat selalu
tercermin didalam diri setiap pegawainya
Logo 5R
Ringkas, dapat diartikan sebagai prilaku kerja yang selalu memisahkan segala sesuatu
yang diperlukan dan memisahkan yang tidak diperlukan sebelum dan sesudah bekerja,
disamping memahami benda atau alat apa yang masih dibutuhkan lagi dan yang tidak.
Manfaat yang dapat diambil dari prilaku ini adalah kita dapat memahami dengan baik
jumlah, kondisi dan jenis barang, alat dan bahan apa saja yang akan dibutuhkan untuk
bekerja. Dengan demikian dapat meminimalisir kehilangan dan kerusakan akan suatu
barang. Dengan mengetahui jumlah barang yang digunakan berarti dalam bekerja akan
menekan penggunaan barang dan bahan yang berlebihan.
Kualitas standar ringkas dapat terjaga ditandai dengan tindakan selalu melakukan
pemilahan alat dan bahan yang dibutuhkan sebelum dan setelah bekerja. Gunakan tanda
penunjuk dapat dengan warna atau posisi letak barang agar dapat terlihat dengan jelas
barang-barang yang diperlukan dan tidak diperlukan dan jika perlu dibuatkan jadwal
ringkas pekerjaan yang akan dikerjakan terlebih dahulu.
Apakah Kalian sudah pernah
melakukan standar ringkas?
Coba Kalian ingat prilaku tersebut sering dilakukan atau jarang bahkan belum pernah?
Mulailah dari sekarang untuk melakukan standar ringkas
disetiap pekerjaan kegiatan yang kalian lakukan.
Rapi, merupakan prilaku seseorang dalam menyimpan barang sesuai dengan tempatnya.
Manfaat dari prilaku kerja rapi adalah lingkungan terlihat lebih indah dan tertata sehingga
menimbulkan rasa nyaman bagi pegawai yang bekerja. Penyimpanan yang benar akan
memudahkan kita dalam pengambilan alat, bahan ketika dibutuhkan.
Standar kerja rapi dapat dijaga konsistensinya dengan membuat layout penempatan
barang, alat dan bahan kantor, memberi batasan sesuai tempat kerja masing-masing, dan
memberi label pada alat sesuai layout yang telah dibuat. Prinsip rapi apakah yang Kalian
lakukan di rumah atau di sekolah?
Resik, merupakan prilaku kerja selalu membersihkan tempat/lingkungan kerja,
mesin/peralatan dan barang-barang agar tidak tdak terdapat kotoran, debu atau bau.
Kegiatan ini hendaknya selalu dilakukan setiap orang mulai dari pimpinan sampai kepada
bawahan atau pelaksana/operator.
Manfaat yang dapat dilihat dari prilaku resik adalah lingkungan kerja akan terlihat bersih,
sehingga dapat menumbuhkan rasa nyaman dalam bekerja. Lingkungan bersih dari debu
dan bau juga akan meminimalisir atau menghilangkan sumber kontaminasi terhadap jenis
makanan.
Standar kerja resik dapat diciptakan dengan pemenuhan peralatan dan bahan kebersihan
di tempat kerja, adanya penanggungjawab bagian khusus kebersihan, dan resik akan lebih
terjamin apabila ada kepedulian dan tindakan pegawai yang melaksanakan tugas
kebersihan secara terjadwal.
Rawat, prinsip rawat ini merupakan upaya prilaku memepertahankan hasil yang telah
dicapai pada prilaku ringkas, rapi dan resik yang dilakukan secara konsinten. Prinsip ini
akan bermanfaat apabila prinsip 3R sebelumnya sudah dilakukan oleh semua karyawan
yang ada dilingkungan kerja.
Manfaat yang dapat dilihat dari prinsip rawat ini antara lain peralatan akan memiliki nilai
guna lebih lama, dengan demikian akan menekan biaya perawatan yang tinggi sehingga
dapat menghemat biaya yang akhirnya biaya dapat digunakan untuk pengembangan usaha atau kegiatan lain.
Upaya yang dapat dilakukan untuk mewujudkan prinsip rawat ini
adalah adanya standarisasi pekerjaan 3R yang diatur secara tertulis dan selalu dilakukan
sosialisasi standar yang telah dibuat secara rutin dan terus menerus kepada karyawan.
Rajin, prinsip ini dapat tercipta dengan membiasakan diri atau menerapkan prinsip 4R
dalam setiap harinya. Oleh karena itu rajin akan membentuk kebiasaan seseorang dalam
menjaga dan meningkatkan kualitas kerja yang lebih baik.
Manfaat yang dapat dilihat dari prinsip rajin diantaranya setiap pribadi akan terlihat lebih
disiplin dan menjadikan 5R sebagai budaya kerja.
Standar Rajin dari karyawan dapat dilihat dari komitmen dalam penerapannya di tempat
kerja. Teladan atasan/pimpinan juga akan membawa pengaruh terhadap karyawan untuk
melakukan prinsip rajin.
Untuk menjadikan 5R sebagai budaya kerja maka perlu dilakukan evaluasi dalam
penerapannya secara rutin sehingga hasil evaluasi ini dapat digunakan dalam
pengambilan kebijakan pimpinan seperti pemberian motivasi, penghargaan atau bahkan
sampai pada peringatan.
Manfaat Menerapkan 5R:
a) Membuat area kerja jadi lebih bersih, rapi, aman, dan menyenangkan.
b) Meningkatkan pemanfaatan lantai kerja sebagai ruang penyimpanan.
c) Meminimalisasi waktu yang terbuang untuk mencari alat kerja, material dan dokumen.
d) Mengurangi kerusakan mesin karena peralatan selalu bersih dan terawat, sehingga membuat peralatan jadi lebih awet dan tahan lama.
e) Menumbuhkan tanggung jawab karyawan dan rasa memiliki di area kerja.
f) Mengurangi bahkan menghilangkan potensi bahaya atau apa saja yang menjadi penyebab umum terjadinya kecelakaan kerja.
g) Meningkatkan produktivitas kerja. Dengan penataan material dan peralatan kerja yang baik, Karyawan pun bisa bekerja lebih efektif dan efisien. Kenakan pelindung jari untuk menghindar pemotongan kertas.
h) Menggunakan listrik dengan aman.
i) Hindarkan kebiasaan yang tidak aman termasuk: menyimpan pensil dengan ujung runcingnya ke atas; menempoatkan gunting atau pisau dengan ujung runcing kearah pengguna; menggunakan pemtong kertas tanpa penjaga yang tepat, dan menempatkan objek kaca di meja atau tepi meja.
--------------------------------------------
GLOSARIUM
Manajemen
Perkantoran
: kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan secara
teratur, sistematik dan terus menerus mengikuti kegiatan
organisassi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas
organisasi yang bersangkutan
Layanan bisnis : Proses pemberian layanan kepada pelanggan/konsumen baik yang
bersifat materi maupun non materi untuk pemenuhan kepuasan
pelanggan.
MPLB : kepanjangan dari manajemen perkantoran dan layanan bisnis
Informasi : Data yang telah dioleh dan berfungsi dalam pengambilan
keputusan yang berguna bagi penerimanya.
Asset : Sumber kekayaan yang dimiliki seseorang atau organisasi yang
dimanfaatkan di masa yang akan datang
Sistem : Rangkain dari beberapa unsure yang saling berhubungan.
Sentralisasi : Asas manajemen yang memiliki system terpusat pada satu bagian.
Desentrasilisasi : Asas manajemen yang membagi kedalam beberapa unsur dalam
system organisasi.
Self Service : Layanan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sendiri.
Customer serviice : Layanan yang diberikan kepada pelanggan/kolega.
K3 : Keselamatan dan kesehatan kerja
5 R : konsep berpilaku kerja secara ringkas rapi resik, rawat, dan rajin.
Darurat : Suatu kondisi sulit yang memerlukan bantuan
MKKG : manajemen keselamatan kebakaran gedung.
APAR : Alat pemadam api ringan
P3K : Pertolongan pertama pada kecelakaan
--- Semangat Belajar Sepanjang Hayat ---
