SofyanAsnawi: September 2019

Sebenarnya apaan sih mail merge itu? mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk membuat surat masal. Misalnya kayak gini. Kamu mau reunian sama teman seangkatan, trus kamu mau mencetak undangan lengkap dengan namanya satu persatu. Lha yo pasti capek to ya...nek temenmu ada 500-an orang, udah gitu kamu juga harus ngepasin dulu alamatnya satu persatu, ngecek lagi nomor telefonnya satu-satu, bisa sampe ubanan kali...hehehe..

Nah, kalian bisa mengawali dengan menyiapkan terlebih dahulu data pokok yang hendak kita pakai. Misalnya Nama, Alamat, Nomor Telefon dan lain sebagainya yang dirasa perlu kita cantumkan.

Selanjutnya, kalian tinggal bikin satu surat masternya, kemudian siapkan datanya, siapkan printer, trus enter...udah deh...tinggal tidur, bangun-bangun udah jadi.

Oke..lanjut....

Jika suratnya sudah selesai, siapkan sample beberapa data yang akan dimasukkan sebagai penerima surat; Misalnya

Sule Sutisna di Bandung
Edi Supono di Jakarta
Nanang di Solo
Desty di Surabaya
Aziz di Nganjuk

Nama-nama tersebut akan digunakan untuk mengisi pernerima surat.

Langkah berikutnya adalah mengelola data mailmerge

Masuk ke menu Mailing, lalu pilih Start Mail Merge

gambar-1

Keterangan:

Letter untuk membuat surat masal
E-mail Messages untuk membuat surat elektronik masal
Envelope untuk membuat amplop
Label untuk membuat label alamat
Direktory untuk membuat direktori

Kali ini kita pilih Surat masal. maka pilih (klik) Letter. Selanjutnya kita pilih Type New List. Mengapa memilih ini?

Memilih Type New List adalah untuk membuat surat masal dengan menggunakan bantuan Visual Basic. Cara lain bisa menggunakan kombinasi Ms. Word dan Excel tetapi ngekliknya bukan di Type New List tetapi di Use Existing List.

gambar-2

Pilih saja kali ini Type New List

Tampilan inilah yang muncul. Kamu isi saja Title, First Name, Last Name, Company Name...dst. Apa harus diisi semua? Enggak lah...isi saja yang kamu anggap perlu diisi.

gambar-3

Lakukan editing seperlunya. Masuk ke Customize Column. klik dan akan muncul seperti ini

gambar-4

Disitu kamu bisa melakukan editing sederhana.

Add untuk menambah data Field personal baru
Delete untuk menghapus data Field
Rename untuk mengganti nama Field

gambar-5

saya delete banyak field saya sisakan 2 dan saya rename jadi nama dan alamat

Isi manual formulir New Addres List. Untuk menambah nama baru klik New Entry dan untuk menghapus pilih Delete Entry

gambar-6

isi manual dan jika sudah klik OK

Otomatis akan muncul tampilan berikut

gambar-7

Kasih nama dan simpan di drive yang anda ingin

gambar-8

Oke. Data kita sudah tersimpan. Ingat! data yang kita bikin hanya sampel saja. Kalau kalian ada 500 ya diketik semua ya...... :-D

Selanjutnya klik lokasi yang akan kita kasih data nama dan alamat pada surat yang tadi sudah kita buat.
Klik Insert Merge Field... disitu ada data Field yang sudah kita buat tadi.

gambar-9

Letakkan kursor pada lokasi kosong setelah Kepada Yth: klik Insert, Merge Field yang Nama

Letakkan kursor pada lokasi kosong di dengan Alamat

Hasilnya seperti ini

gambar-10

Perhatikan! biarkan tambahan kode yang muncul di sekitar Nama dan Alamat tetap seperti itu. Jangan dihapus. Klik Preview Result untuk melihat hasilnya.

gambar-11

Wuih...iso ngono kok....jos ah..hehehe

Setelah kamu preview akan muncul semua nama yang kamu telah buat mail merge nya... klik tanda next (segitiga biru samping kanan dan kiri) untuk melihat hasil yang lain. gimana? Beres to?

Kalau mau mencetak, tinggal klik Finish and Merge lalu muncul kotak pilihan print document

gambar-12

Sudah deh...tinggal pilih mau ngeprint yang mana?

All untuk mencetak semua dokumen

Current record untuk mencetak halaman yang sedang dibuka

From.... To....... untuk mencetak rentang halaman tertentu....

Tinggal Maen sebentar.....asal printermu sehat wal afiat.....semua kerjaan ngepaske surat sudah beres tanpa ngrepotin....

Selamat Mencoba :)

KELOMPOK	NOMOR KODE	JENIS BARANG/NAMA BARANG
........	......................................	.........................................................................................
3	3.05.XX.XX.XXX	ALAT KANTOR DAN RUMAH TANGGA
	3.05.01.XX.XXX	ALAT KANTOR
	3.05.01.01.000	Mesin Ketik
	3.05.01.01.001	Mesin Ketik Manual Portable (11-13 inc)
	3.05.01.01.002	Mesin Ketik Manual Standard (14-16 inc)
	3.05.01.01.003	Mesin Ketik Manual long Wagon (18-27 inc)
	3.05.01.01.004	Mesin Ketik Listrik
	3.05.01.01.005	Mesin Ketik Listrik Portable (11-13 inc)
	3.05.01.01.006	Mesin Ketik Listrik Standard (14-16 inc)
	3.05.01.01.007	Mesin Ketik Listrik LW (18-27 inc)
	3.05.01.01.008	Mesin Ketik Elektronik
	3.05.01.01.009	Mesin Ketik Braile
	3.05.01.01.010	Mesin Phromosons
	3.05.01.01.011	Mesin Cetak Stereo Paper (Braile)
	3.05.01.01.999	Mesin Ketik Lainnya

	3.05.01.02.XXX	Mesin Hitung/Mesin Jumlah
	3.05.01.02.001	Mesin hitung manual
	3.05.01.02.002	Mesin hitung listrik
	3.05.01.02.003	Calkulator
	3.05.01.02.004	Mesin Cash Register
	3.05.01.02.005	Abakus (mesin hitung braile)
	3.05.01.02.006	Blokyes (mesin hitung Braile)
	3.05.01.02.007	Mesin hitung uang
	3.05.01.02.008	Mesin pembukuan
	3.05.01.02.009	Mesin Penghitung Uang/Pita Cukai
	3.05.01.02.999	Mesin Hitung/Mesin Jumlah lainnya

	3.05.01.03.XXX	Alat Reproduksi (Alat Pengganda)
	3.05.01.03.001	Medsin stensil folio
	3.05.01.03.002	Mesin stensil double folio
	3.05.01.03.003	Mesin stensil list folio
	3.05.01.03.004	Mesin stensil list double folio
	3.05.01.03.005	Mesin stensil spritus manual
	3.05.01.03.006	Mesin stensil spritus listrik
	3.05.01.03.007	Mesin foto copy folio
	3.05.01.03.008	Mesin foto copy double folio
	3.05.01.03.009	Mesin foto copy elektronik
	3.05.01.03.010	Mesin thermoform
	3.05.01.03.011	Mesin foto copy lainnya
	3.05.01.03.012	Risograph
	3.05.01.03.013	Alat Reproduksi (Penggandaan) lainnya

	3.05.01.04.XXX	Alat Penyimpan Perlengkapan Kantor
	3.05.01.04.001	Lemari besi/metal
	3.05.01.04.002	Lemari kayu
	3.05.01.04.003	Rak besi
	3.05.01.04.004	Rak kayu
	3.05.01.04.005	Filing cabinet besi
	3.05.01.04.006	Filing cabinet kayu
	3.05.01.04.007	Brandcash
	3.05.01.04.008	Peti uang (cash box)
	3.05.01.04.009	Cardex besi
	3.05.01.04.010	Cardex kayu
	3.05.01.04.011	Rotary filing
	3.05.01.04.012	Compact rolling
	3.05.01.04.013	Buffet
	3.05.01.04.014	Mobile file
	3.05.01.04.015	Locker
	3.05.01.04.016	Roll Opact
	3.05.01.04.017	Tempat menyimpan gambar
	3.05.01.04.018	Kontainer
	3.05.01.04.019	Coin Box
	3.05.01.04.020	Lemari Display
	3.05.01.04.021	Water Proof Box
	3.05.01.04.022	Folding Container Box
	3.05.01.04.023	Box Truck
	3.05.01.04.024	Laci Box
	3.05.01.04.025	Lemari Katalog
	3.05.01.04.999	Alat Penyimpanan Perlengkapan Kantor Lainnya

	3.05.01.05.XXX	Alat kantor lainnya
	3.05.01.05.001	Tabung pemadam api
	3.05.01.05.002	Hydrant
	3.05.01.05.003	Sprinkler
	3.05.01.05.004	Fire alarm
	3.05.01.05.005	Rambu-rambu
	3.05.01.05.006	Narkotik test
	3.05.01.05.007	CCTV (Camera Control Television)
	3.05.01.05.008	Papan visual/papan nama
	3.05.01.05.009	Movitex board
	3.05.01.05.010	White board
	3.05.01.05.011	Alat detector uang
	3.05.01.05.012	Alat detector barang terlarang (X-ray)
	3.05.01.05.013	Copy brand/electronic white board
	3.05.01.05.014	Peta
	3.05.01.05.015	Alat penghancur kertas
	3.05.01.05.016	Globe
	3.05.01.05.017	Mesin absensi
	3.05.01.05.018	Dry cell/accumulator/accu
	3.05.01.05.019	Fergulator
	3.05.01.05.020	Crem folisher
	3.05.01.05.021	Mesin prangko
	3.05.01.05.022	Check writter
	3.05.01.05.023	Numerator
	3.05.01.05.024	Alat pemotong kertas
	3.05.01.05.025	Hechmachine besar
	3.05.01.05.026	Perforator besar
	3.05.01.05.027	Alat pencetak label
	3.05.01.05.028	Overhead projector
	3.05.01.05.029	Hand metal detector
	3.05.01.05.030	Walkman detector
	3.05.01.05.031	Panel pameran
	3.05.01.05.032	Alat pengaman/sinyal
	3.05.01.05.033	Board modulux
	3.05.01.05.034	Porto safe travel coso
	3.05.01.05.035	Disk prime
	3.05.01.05.036	Megashow
	3.05.01.05.037	Whiteboard electronic
	3.05.01.05.038	Laser pointer
	3.05.01.05.039	Display
	3.05.01.05.040	Exhouster fan
	3.05.01.05.041	Rubu mujayab
	3.05.01.05.042	Electronic dumper
	3.05.01.05.043	Mesin teraan
	3.05.01.05.044	Mesin laminating
	3.05.01.05.045	Penangkal petir
	3.05.01.05.046	Stemper timbul/bulat
	3.05.01.05.047	Lampu kristal
	3.05.01.05.048	LCD Projector/Infocus
	3.05.01.05.049	Flip Chart
	3.05.01.05.050	Binding Machine
	3.05.01.05.051	Softboard
	3.05.01.05.052	Alat perekan suara
	3.05.01.05.053	Acces control system
	3.05.01.05.054	Instruction detector
	3.05.01.05.055	Monitor panel with mimic board
	3.05.01.05.056	Panic button system, alarm indicator
	3.05.01.05.057	Pintu electric (yang memakai acces)
	3.05.01.05.058	Focusing screen/layar LCD
	3.05.01.05.059	Alat detector barang terlarang
	3.05.01.05.060	Projector sprider bracket
	3.05.01.05.061	Papan gambar
	3.05.01.05.062	Bel
	3.05.01.05.063	Electric pressing machine
	3.05.01.05.064	Encapsulator
	3.05.01.05.065	Deacidificatior unit
	3.05.01.05.066	Full automatic leaf caster
	3.05.01.05.067	Concervation tools
	3.05.01.05.068	Board stand
	3.05.01.05.069	Vacum freeze dry chamber
	3.05.01.05.070	Kotak surat
	3.05.01.05.071	Gembok
	3.05.01.05.072	Compac hand projector
	3.05.01.05.073	Alat sidik jari
	3.05.01.05.074	Alat penghancur jarum
	3.05.01.05.075	Walkthrough/portal detector
	3.05.01.05.076	Handheld trace detector
	3.05.01.05.077	Alat deteksi pita cukai
	3.05.01.05.078	Mesin packing/straping machine
	3.05.01.05.079	Television control
	3.05.01.05.080	Mesin antrean
	3.05.01.05.081	Papan pengumuman
	3.05.01.05.082	Mesin foging
	3.05.01.05.083	Teralis
	3.05.01.05.084	Alat penerjemah
	3.05.01.05.999	Perkakas kantor lainnya

	3.05.02.01.000	ALAT RUMAH TANGGA
	3.05.02.01.000	Meubelair
	3.05.02.01.001	Meja besi/metal (meja kerja)
	3.05.02.01.002	Meja kayu (meja kerja)
	3.05.02.01.003	Kusi besi/metal
	3.05.02.01.004	Kursi kayu
	3.05.02.01.005	Sice/meja dan kursi tamu
	3.05.02.01.006	Bangku panjang besi/metal
	3.05.02.01.007	Bangku panjang kayu
	3.05.02.01.008	Meja rapat
	3.05.02.01.009	Meja komputer
	3.05.02.01.010	Tempat tidur besi
	3.05.02.01.011	Tempat tidur kayu
	3.05.02.01.012	Meja ketik
	3.05.02.01.013	Meja telepon
	3.05.02.01.014	Meja resepsonis
	3.05.02.01.015	Meja marmer
	3.05.02.01.016	Kasur/springbed
	3.05.02.01.017	Sketsel
	3.05.02.01.018	Meja makan besi
	3.05.02.01.019	Meja makan kayu
	3.05.02.01.020	Kursi fiberglass/plastik
	3.05.02.01.021	Pot bunga
	3.05.02.01.022	Partisi
	3.05.02.01.023	Publik astari
	3.05.02.01.024	Rak sepatu alumunium
	3.05.02.01.025	Gantungan jas
	3.05.02.01.026	Nakas
	3.05.02.01.027	Perlengkapan ruang tamu
	3.05.02.01.028	Ruang kerja dengan tangan
	3.05.02.01.029	Kursi kerja putar
	3.05.02.01.030	Kursi lipat
	3.05.02.01.031	Sofa
	3.05.02.01.032	Kursi kuliah
	3.05.02.01.033	......................................
	3.05.02.01.034

	3.05.02.02.000	Alat Pengukur Waktu
	3.05.02.02.001	Jam mekanis
	3.05.02.02.002	Jam listrik
	3.05.02.02.003	Jam elektronik
	3.05.02.02.004	Control clock

	3.05.02.03.000	Alat Pembersih
	3.05.02.03.001	Mesin penghisap debu
	3.05.02.03.002	Mesin pel/poles
	3.05.02.03.003	Mesin pemotong rumput
	3.05.02.03.004	Mesin cuci
	3.05.02.03.005	Air cleaner
	3.05.02.03.006	Alat pembersih salju

	3.05.02.04.006	Alat Pendidngin
	3.05.02.04.001	Lemari pendingin
	3.05.02.04.002	AC sentral
	3.05.02.04.003	AC window
	3.05.02.04.004	AC split
	3.05.02.04.005	Power conditioner
	3.05.02.04.006	Kipas angin
	3.05.02.04.007	Exhoust fan
	3.05.02.04.008	Cold storage
	3.05.02.04.009	Reach in frezzer
	3.05.02.03.010	Reach in chiller
	3.05.02.04.011	Up right chiller/frezzer
	3.05.02.04.012	Cold room frezzer
	3.05.02.04.013	Alat pengkilap

	3.05.02.05.000	Alat Dapur
	3.05.02.05.001	Kompor listrik
	3.05.02.05.002	Kompor gas
	3.05.02.05.003	Kompor minyak
	3.05.02.05.004	Teko listrik
	3.05.02.05.005	Rice cooker
	3.05.02.05.006	Oven listrik
	3.05.02.05.007	Rise warmer
	3.05.02.05.008	Tabung gas
	3.05.02.05.009	Mesin giling bumbu
	3.05.02.05.010	Treng air/tandon air
	3.05.02.05.011	Mesin parutan kelapa
	3.05.02.05.012	Kompor kompresor
	3.05.02.05.013	Alat pemanggang roti/sate
	3.05.02.05.014	Rak piring alumunium
	3.05.02.05.015	Cosmos
	3.05.02.05.016	Oven microwave

	3.05.02.06.000	Alat Rumah Tangga (Home Use)
	3.05.02.06.001	Radio
	3.05.02.06.002	Televisi
	3.05.02.06.003	Video cassette
	3.05.02.06.004	Tape recorder/tape deck
	3.05.02.06.005	Amplifier
	3.05.02.06.006	Equalizer
	3.05.02.06.007	Loud speaker
	3.05.02.06.008	Sound system
	3.05.02.06.009	Compact disc
	3.05.02.06.010	Laser disc

CONTOH FORMAT:

Buku Induk Barang Inventaris

No Urut	Tanggal Pembukuan	Kode barang	Nama barang	Merek, spesifikasi	S	Satuan	Tahun pembuatan	Asal barang	Kelengkapan dokumen	Keadaan barang	Harga	Ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Keterangan

Lajur 1 diisi nomor urut pembukuan barang inventaris

Lajur 1 diisi sesuai tanggal saat dilakukan pembukuan

Lajur 3 diisi kode klasifikasi (dari tabel daftar kode klasifikasi)

Lajur 4 diisi nama barang

Lajur 5 diisi merek, spesifikasi barang

Lajur 6 diisi volume (jenis sedan = 4 orang) atau jumlah barang nyata.

Lajur 7 diisi satuan barang (unit, set, dll)

Lajur 8 diisi tahun pembuatan

Lajur 9 diisi asal perolehan barang

Lajur 10 diisi kelengkapan dokumen (faktur nomor ..., dll)

Lajur 11 diisi kondisi barang saat di bukukan (baru, baik, dll)

Lajur 12 diisi harga perolehan sesuai dengan faktur/kwitansi)

Lajur 13 diisi keterangan

Buku Golongan Barang Inventaris

Golongan barang : ................ ................ ................

Angka Sandi Jenis Barang : ................ ................ ................

No Urut	No Urut BIBI	Kode Barang	Nama Barang	Merek, Spesifikasi	S	Satuan	Tahun Pembuatan	Keadaan Barang	Harga	Lokasi	Ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Keterangan:

Lajur 1 diisi nomor urut pembukuan barang inventaris dalam BGBI

Lajur 2 diisi DARI NOMOR URUT BIBI (lihat lajur 1 BIBI)

Lajur 3 diisi kode barang (dari daftar klasifikasi)

Lajur 4 diisi nama barang yang umum dalam istilah Indonesia

Lajur 5 diisi merek, spesifikasi barang

Lajur 6 diisi (jenis sedan = 4 orang, tangki air 1000 liter, dll)

Lajur 7 diisi dengan sebutan umum (bh, bt, butir, unit, set, dll)

Lajur 8 diisi tahun pembuatan atau barang pabrikan diisi tahun beli

Lajur 9 diisi keadaan barang waktu diterima

Lajur 10 diisi nama dokumen (faktur no,.., kwitansi no ... dll)

Lajur 11 diisi nama organisasi barang di tempatkan (SMK N ..., dll)

Lajur 12 diisi hal lain jika diperlukan

-----------------------

Contoh pengisian format/formulir inventarisasi barang;

SofyanAsnawi

Labbaik Allohumma Labbaik

Kamis, 26 September 2019

MEMBUAT SURAT MASSAL (MAIL MERGE) DENGAN PRAKTIS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

Kamis, 19 September 2019

Daftar Kode Klasifikasi Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara