MEMBUAT SURAT MASSAL (MAIL MERGE) DENGAN PRAKTIS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

Sebenarnya apaan sih mail merge itu? mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk membuat surat masal. Misalnya kayak gini. Kamu mau reunian sama teman seangkatan, trus kamu mau mencetak undangan lengkap dengan namanya satu persatu. Lha yo pasti capek to ya...nek temenmu ada 500-an orang, udah gitu kamu juga harus ngepasin dulu alamatnya satu persatu, ngecek lagi nomor telefonnya satu-satu, bisa sampe ubanan kali...hehehe..

Nah, kalian bisa mengawali dengan menyiapkan terlebih dahulu data pokok yang hendak kita pakai. Misalnya Nama, Alamat, Nomor Telefon dan lain sebagainya yang dirasa perlu kita cantumkan.

Selanjutnya, kalian tinggal bikin satu surat masternya, kemudian siapkan datanya, siapkan printer, trus enter...udah deh...tinggal tidur, bangun-bangun udah jadi.

Oke..lanjut....

Jika suratnya sudah selesai, siapkan sample beberapa data yang akan dimasukkan sebagai penerima surat; Misalnya

1. Sule Sutisna di Bandung
2. Edi Supono  di Jakarta
3. Nanang        di Solo
4. Desty           di Surabaya
5. Aziz              di Nganjuk

Nama-nama tersebut akan digunakan untuk mengisi pernerima surat.

Langkah berikutnya adalah mengelola data mailmerge

Masuk ke menu Mailing, lalu pilih Start Mail Merge

gambar-1

Keterangan:

Letter untuk membuat surat masal
E-mail Messages untuk membuat surat elektronik masal
Envelope untuk membuat amplop
Label untuk membuat label alamat
Direktory untuk membuat direktori


Kali ini kita pilih Surat masal. maka pilih (klik) Letter. Selanjutnya kita pilih Type New List. Mengapa memilih ini?

Memilih Type New List adalah untuk membuat surat masal dengan menggunakan bantuan Visual Basic. Cara lain bisa menggunakan kombinasi Ms. Word dan Excel tetapi ngekliknya bukan di Type New List tetapi di Use Existing List.

gambar-2

Pilih saja kali ini Type New List

Tampilan inilah yang muncul. Kamu isi saja Title, First Name, Last Name, Company Name...dst. Apa harus diisi semua? Enggak lah...isi saja yang kamu anggap perlu diisi.

gambar-3

Lakukan editing seperlunya. Masuk ke Customize Column. klik dan akan muncul seperti ini

gambar-4

Disitu kamu bisa melakukan editing sederhana.

Add untuk menambah data Field personal baru
Delete untuk menghapus data Field
Rename untuk mengganti nama Field

gambar-5 

saya delete banyak field saya sisakan 2 dan saya rename jadi nama dan alamat

Isi manual formulir  New Addres List. Untuk menambah nama baru klik New Entry dan untuk menghapus pilih Delete Entry

gambar-6

isi manual dan jika sudah klik OK

 Otomatis akan muncul tampilan berikut

gambar-7

Kasih nama dan simpan di drive yang anda ingin

gambar-8

Oke. Data kita sudah tersimpan. Ingat! data yang kita bikin hanya sampel saja. Kalau kalian ada 500 ya diketik semua ya...... :-D

Selanjutnya klik lokasi yang akan kita kasih data nama dan alamat pada surat yang tadi sudah kita buat. 
Klik Insert Merge Field... disitu ada data Field yang sudah kita buat tadi. 

gambar-9 

Letakkan kursor pada lokasi kosong setelah Kepada Yth:    klik Insert, Merge Field yang Nama

Letakkan kursor pada lokasi kosong di dengan Alamat

Hasilnya seperti ini

gambar-10

Perhatikan! biarkan tambahan kode yang muncul di sekitar Nama dan Alamat tetap seperti itu. Jangan dihapus. Klik Preview Result untuk melihat hasilnya.

gambar-11 Wuih...iso ngono kok....jos ah..hehehe

Setelah kamu preview akan muncul semua nama yang kamu telah buat mail merge nya... klik tanda next (segitiga biru samping kanan dan kiri) untuk melihat hasil yang lain. gimana? Beres to? 

Kalau mau mencetak, tinggal klik Finish and Merge lalu muncul kotak pilihan print document

gambar-12

Sudah deh...tinggal pilih mau ngeprint yang mana?

All untuk mencetak semua dokumen

Current record untuk mencetak halaman yang sedang dibuka

From.... To....... untuk mencetak rentang halaman tertentu....

Tinggal Maen sebentar.....asal printermu sehat wal afiat.....semua kerjaan ngepaske surat sudah beres tanpa ngrepotin.... 

Selamat Mencoba :)