Materi Pengelolaan Rapat / Pertemuan - Kelas XI Manajemen Perkantoran

Pengelolaan Rapat / Pertemuan

A. Pengertian rapat/pertemuan

Rapat adalah kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

Berikut adalah pengertian rapat menurut berapa pendapat;

• Menurut Cut Rozanna

Dalam surat menyurat dan komunikasi, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

• Menurut Samsir Rambe

Dalam bukunya etika komunikasi menyebutkan, bahwa; Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang di sepakati, di setujui bersama.

Sementara jika disimpulkan rapat / pertemuan adalah; Rapat atau pertemuan merupakan tindakan atau proses berkumpul bersama yang diadakan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dala situasi formal maupun informal yang brtujuan untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B. Fungsi pertemuan/rapat

1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
5. Sebagai sarana bernegosiasi

C. Jenis-jenis pertemuan/rapat

Pertemuan terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

1. Berdasarkan Tujuan

Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

1. Rapat penjelasan ( information conforence ); Rapat penjelasan adalah rapat yang diselengarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
2. Rapat pemecahan masalah ( problem solving conforence ); Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang di hadapi .
3. Rapat perundingan ( negotiation conference ); Rapat perundingan adalah rapat yang diselengarakan dengan tujuan menghindarkan timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak

2. Berdasarkan Sifat

Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

1. Rapat resmi ( formal meeting ); Rapat resmi adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku.
2. Rapat tidak resmi ( informal meeting ); Rapat tidak resmi adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka; Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup; Rapat tertutup adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan jangka waktunya

Menurut  jangka waktunya, rapat dapat di bedakan menjadi empat jenis, yaitu :

1. Rapat mingguan; Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat bulanan; Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3. Rapat semester; Rapat semester adalah rapat yang diadakan selama enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
4. Rapat tahunan; Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan frekuensi

Menurut  frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Rapat rutin; Rapat Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya ( mingguan, bulanan, tahunan ).
2. Rapat insidentil; Rapat insedentil adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal.

5. Berdasarkan nama

Menurut  nama kegiatannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

1. Rapat kerja; Rapat kerja adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2. Rapat dinas; Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan ( biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah ).
3. Musyawarah kerja; Musyawarah kerja adalah kata lain dari rapat kerja.

6. Berdasarkan urgensinya

Menurut  urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Rapat biasa; Rapat biasa adalah rapat yang dilaksanakan untuk masalah-masalah yang sudah di anggap biasa.
2. Rapat penting; Rapat penting adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak penting bagi anggota organisasi/perusahaan itu sendiri.

7. Berdasarkan pesertanya

Menurut  pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Rapat vertikal; Rapat vertikal adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah atasan dan bawahan.
2. Rapat horizontal; Rapat horizontal adalah rapat yang diadakan atara penjabat suatu organisasi/ perusahaan yang sederajat.

D. Tujuan pertemuan/rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat / pertemuan diantaranya adalah ;

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai koordinasi antar intern atau antar ekstrn
4. Agar peserta rapat dapar berpartisipasi kepada masalah-masalah yang seddang terjadi
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah
7. Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis terlebih dahulu bagaimana tingkat kecapaian dari tujuan tersebut

E. Syarat-syarat pertemuan/rapat yang baik

1. Suasana terbuka; Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesama peserta rapat.
2. Tidak ada monopoli; Rapat yang baik adalah demokratis. Artinya, tidak ada tindak menindas atau ingin menguasai sendiri.
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat; Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalam jalannya rapat, yaitu harus menjadi pendengar atau pembicara yang baik.
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan; Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat.
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi; Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat.
6. Pernyataan singkat dan jelas; pernyataan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan tidak bertele-tele, serta jelas sehinggan mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
7. Disiplin waktu; membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
8. Selalu ada kesimpulan; rapat yang baik adalah yang mampu membuat dibuat kesimpulan atau keputusan bersama.

E. Tipe Peserta dan Pemimpin Rapat

Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe peserta dan pimpinan rapat.

E.1 Tipe Peserta Rapat;

1. Tipe pemberi informasi; Yaitu, peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuuki kamus berjalan.
2. Tipe pemberi semangat; Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orang nya cukup beribawa dan disegani.
3. Tipe inisiatif; Yaitu, peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul saat menemui kemacetan karna kurangnya kemacetan atau tidaknya data-data yang jelas untuk menyesaikan masalah yang dibahas.
4. Tipe pemersatu; Yaitu, peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat pengertian, sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.
5. Tipe penyerang; Yaitu, peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulnya perdepatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam kelompok.
6. Tipe perantara; Yaitu, peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjabatani antara orang/kelompok yang berbeda.
7. Tipe pendengar; Yaitu, peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lain nya.

E.2 Tipe Pemimpin Rapat;

1. Tipe otoriter; adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala ha, sehingga kurang memberikan kesempatan untuk mengemukakan pendapatnya.
2. Tipe demokratis; adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengmukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petujuk dan teribat langsung daalam interaksi kelompok.
3. Tipe laizess-faire; adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat.

G. Teknik Pengendalian Rapat

Berikut ada tiga teknik pengendalian rapat.

1. Pengendalian rapat bebas; Yaitu, pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian,
2. Pengendalian rapat secara ketat; Yaitu, pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya,
3. Pengendalian gabungan bebas terbatas; Yaitu, adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

H. Perencanaan Rapat

Langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah;

• Persiapan ruangan dan tata ruang rapat;

Ruangan untuk menyelengarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat,

• Persiapan administrasi; beberapa persiapan administrasi diantaranya ;

1. Membuat Surat Undangan Rapat,
2. Membuat agenda Rapat,
3. Membuat Daftar Hadir Rapat,
4. Membuat Bahan Rapat,

• Persiapan peralatan rapat; beberapa persiapan peralatan diantaranya ;

1. Papan dan alat tulis,
2. Flip chart, yaitu kertas-kertas yang digunakan lengkap dengan markernya,
3. OHP atau LCD Projector lengkap dengan layar/screen,
4. Sound System, tape recorder,
5. Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat,
6. Bock note, ball point,
7. Tustel /camera atau handycame untuk mengabadikan rapat,
8. Membuat catatan hasil rapat (notulis).

I. Pelaksanaan Rapat

Pelaksanaan rapat yaitu;

1. Suasana rapat berangsung terbuka,
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif,
3. Adanya kendali dari ketua rapat,
4. Hindarkan debat kusir,
5. Bahasa harus komunikatif
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara
7. Terdapat keputusan dari kesimpulan rapat
8. Adanya notulen
9. Acara rapat
10. Media rapat
11. Waktu

J. Media Rapat

Media rapat adalah fasilitas atau peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat baik rapat dengan peserta yang sedikit ataupun banyak, baik rapat formal maupun rapat informal.

Contoh Media rapat diantaranya;

1. Harus ada ruangan rapat
2. Meja rapat
3. Kursi rapat
   
4. Lampu penerangan
5. Papan tulis / white board
6. File chard / media pembantu rapat
   
7. Sound system / pengeras suara
   
8. Alat tulis, buku, dan aneka kertas
   
9. Infokus
   
10. Laptop / komputer

K. Teknik Bertanya di dalam Rapat

    Salah satu agenda dalam rapat adalah tanya jawab, bertanya memungkinkan peserta rapat mendapat informasi lebih detail. Bertanya juga dapat memperjelas materi yang baru didapat, atau juga bertanya dapat mengajukan masalah diluar dari materi yang dibahas namun tetap terkait.

    Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara atau teknik yang benar, sehingga seorang peserta rapat tidak asal bertanya saja. Berikut ini beberapa teknik bertanya pada saat rapat sedang berlangsung.

1.    Pertanyaan Langsung (direct question)

    Pertanyaan langsung merupakan pertanyaan yang biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat, dengan memberikan pertanyaan langsung pimpinan bertujuan untuk memberikan motivasi dan dorongan agar peserta rapat dapat berpartisipasi aktif. Namun jika orang yang ditanya secara langsung tidak dapat menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah akan membuat kurang percaya diri.

    Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta rapat "Menurut Pak Joko, bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita bulan depan?"

2.    Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

      Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.

     Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?

3.    Pertanyaan Umum (overhead question)

    Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta rapat. Tujuan menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat agar sama-sama berfikir menjawab pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta rapat.

    Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan yang baru?

 4.    Pertanyaan Terbuka (open question)

    Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan pertanyaan terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan menimbulkan jawaban yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.

    Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut?

 5.    Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)

    Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan kepada orang yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga semua orang aktif memikirkan jawaban pertanyaan tersebut.

 6.    Pertanyaan Faktual (fact Question)

        Pertanyaan ini diajukan untuk mencari fakta dan keterangan lain.

          Contoh: Siapa saja yang menangani penjualan komputer itu?

7.    Pertanyaan Retoris

        Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya, karena orang lain sudah tahu jawabannya.

       Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan ini, siapa lagi?.

8.    Pertanyaan Penghargaan

        Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang memberikan ide atau masukan yang berguna.

    Contoh: Bapak Amin, Bapak mengatakan bahwa membuka cabang baru di Tanjungmorawa akan meningkatkan omset penjualan. Bisakah Bapak jelaskah lebih lanjut?.

9.    Leading question

    Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.

   Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

L. NOTULA

Salah satu bagian yang harus ada dalam penyelenggaraan rapat adalah, NOTULA. Notula menjadi bagian yang harus ada sebagai bukti tertulis / dokumentasi dari kegiatan rapat / pertemuan yang telah terselenggara.

Pengertian Notula

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Notula  merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.

I.    Bentuk catatan pertemuan

a)    Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

b)    Notula Rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan.

    II.    Fungsi catatan pertemuan

a)    Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

b)    Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

c)     Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

d)    Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

e)      Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

f)      Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

 III.    Teknik menyusun notula

1.    Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2.    Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

3.    Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

4.    Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang

5.    Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6.    Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

  IV.    Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1.    Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.

2.    Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3.    Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan

4.    Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

5.    Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.

     V.    Jenis-jenis notula

Notula ada dua jenis, yaitu  :

Notula Harafiah

Notula Harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran dari setiap peserta rapat. Dalam kegiatan notula harafiah notulis tidak berhak atau tidak  boleh meniadakan suatu bagian. Pada umumnya laporan harafiah berbentuk catatan stenografi atau penulisan kembali hasil rekaman atau perpaduan dari keduanya. Contoh notula harafiah adalah laporan hasil siding DPRD Tk. II.

Notula Rangkuman

Notula Rangkuman adalah laporan ringkas / singkat tentang suatu pembicaraan dalam rapat. Dalam pembuatan notula ini seorang notulis harus pandai/mahir apa yang dikatakan oleh setiap peserta rapat. 

M. Persayaratan untuk menjadi seorang NOTULIS yang handal

1. Mampu mendengar dan menulis
2. Mampu memilih dan memilah hal yang penting dan yang tidak penting
3. Mampu konsentrasi yang tinggi
4. Mampu menulis cepat atau stenografis
5. Mampu bersikap objektif dan jujur
6. Mampu menguasai bahasa baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mampu mengetahui kebutuhan pembaca notula
8. Mampu mampu mengemukakan hasil mendengarkan dengan cepat, ringkas dan tepat
9. Mampu menguasai metode pencatatan sistematis
10. Mampu menguasai metode pengolahan data
11. Mampu menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat
12. Mampu menyimpulkan hasil rapat