BAB 1 - DOKUMEN MANAJEMEN PERKANTORAN

A.     Tujuan Pembelajaran

1.  Menjelaskan pengertian dokumen.

2.  Mengidentifikasi jenis dokumen.

3.  Prosedur penanganan dokumen.

4.  Prosedur penyimpanan dokumen.

5.  Prosedur perawatan dokumen.

6.  Mengidentifikasi jenis sarana/prasarana pengelolaan dokumen.

 

B.     Apersepsi

Anak-anak tahukah kalian keberadaan kita saat ini mulai dari kelahiran sampai sekarang ini Kalian telah diakui sebagai anak, anggota masyarakat dan warga Negara Indonesia itu karena adanya dokumen pribadi yang kita miliki seperti akta kelahiran, KTP dan ijazah pendidikan . Mengingat Negara kita adalah negara hukum pentingnya sebuah dokumen dalam kehidupan kita akan menjadi satu perhatian tersendiri, terlebih untuk keberadaan sebuah organisasi atau perusahaan.

Dalam sebuah organisasi yang bergerak dibidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis, dokumen merupakan hal penting dalam penyeleng-garaan operasional organisasi. Untuk itu marilah kita pelajari berbagai jenis dokumen yang digunakan dalam manajemen perkantoran dan layanan bisnis pada perusahaan atau organisasi bisnis.

 

A.     Pengertian Dokumen

Secara etimologis kata dokumen berasal dari kata bahasa Inggris “document” yang diambil dari bahasa latin “Documentum” yang berarti kertas atau dokumen resmi. Kata documentum diturunkan dari kata docere atau docile yang artinya mengajar.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Pengertian lain dokumen adalah barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos. Disamping itu dokumen juga diartikan sebagai rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.

Menurut Walter Schuermeyer dalam Aufgaben und Methoden der Dokumentation (1935) dokumen diartikan sebagai materi untuk memperluas pengetahuan dalam studi atau perbandingan. Sedangkan menurut Dupuy-Brient dalam Qu’est-ce que la documention (1951) dokumen diartikan sebagai bukti fisik terorganisir atau tersusun.

Secara umum dokumen merupakan sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah peritiwa sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang. Dengan demikian dokumen adalah informasi yang berupa catatan, gambar, rekaman suara atau film. Untuk menjadikan dokumen menjadi sebuah informasi maka dokumen tersebut harus melalui proses yang disebut dokumentasi.

Pengertian dokumentasi menurut etimologi dalam bahasa Inggris “documentation” dan dalam bahasa Belanda disebut “dokumentatie” sedang dalam bahasa latin dikenal dengan “dokumentum” yang berarti pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti. Pengertian dokumentasi di Indonesia telah diatur dalam peraturan presiden nomor 20 tahun 1961 dan undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

Dari uraian diatas maka dapat diartikan bahwa dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah dokumen itu sendiri atau fisik dokumen yang meliputi mencari, mengumpulkan, mengolah hingga menghasilkan keterangan untuk dijadikan sebuah dokumen baik secara manual maupun elektronik.

Sesuai dengan undang-undang ITE nomor 11 tahun 2008 tentang transaksi elektronik yang terdapat pada Bab 1 Pasal 1 ayat 4 menyebutkan bahwa dokumen elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Pada ayat 1 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan informasi elaktronik tersebut adalah Informasi satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dari pengertian diatas dapat di lihat perbedaan antara dokumen dan dokumentasi sebagai berikut.

Dokumen	Dokumentasi
Difokuskan                        pada benda/informaasi	Difokuskan pada kegiatannya
Tidak merupakan unit kerja	Bisa merupakan suatu unit kerja
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian.

 

1.  Syarat dokumen.

Sebagai sebuah dokumen tentu memiliki syarat atau kriteria tertentu. Persyaratan sesuatu dikatakan dokumen menurut Susan Dupuy-Briet adalah:

1. Ada materialnya, artinya memiliki wujud fisik.
2. Memiliki intensionalitas artinya sebuah dokumen itu mempunyai obyek tujuan atau maksud yang dapat diperlakukan sebagai bukti.
3. Obyek merupakan proses artinya untuk menjadi sebuah dokumen harus mengalami sebuah proses.
4. Memiliki posisi fenomenologis artinya suatu obyek dipersepsikan sebagai dokumen.

 

2.  Ciri-ciri dokumen

Untuk dapat disebut sebuah dokumen, maka dokumen tersebut harus menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan, proses dan prosedur denga demikian sebuah dokumen akan memiliki karakteristik tertentu. Ciri-ciri dokumen adalah:

1. Mengkomunikasikan   informasi   kepada  semua   orang   yang membutuhkan.
2. Perlu diperbaharui atau dilakukan pemeliharaan.
3. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah.
4. Memiliki format untuk merekan dan melaporkan informasi sesuai standar.

 

3.  Fungsi dokumen.

Melihat pengertian dokumen diatas maka fungsi dokumen dalam organisasi dapat dibedakan menjadi dua menurut M. Prawiro dalam artikel onlinenya pada tanggal 12 Oktober 2020 lalu melalui web maximanroe.com.

a.   Fungsi dokumen secara umum adalah;

1. Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
2. Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
3. Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
4. Menghindari kerusakan terhadap dokumen.
5. Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
6. Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara.
7. Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen.

b.    Fungsi Dokumen dalam Organisasi.

1. Sebagai memori organisasi yang digunakan untuk menjaga instansi.
2. Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan.
3. Digunakan sebagai alat pembuktian.
4. Digunakan sebagai rujukan historis.
5. Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan.
6. Untuk keperluan pendidikan karyawan baru.
7. Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien.

4.  Tujuan Dokumen

Seperti yang telah disebutkan dalam pengertiannya, maka tujuan adanya dokumen tidak lain adalah untuk mendapatkan pengakuan dan keterangan pengetahuan serta bukti yang kuat mengenai suatu hal.

5.  Peranan dokumen

Peranan dokumen dalam bidang manajemen dan layanan bisnis adalah

a.   Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.

b.   Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.

c.   Mengadakan konferensi seminar ilmiah.

d.   Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.

e.   Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.

f.    Membuat dan mengembangkan katalog.

 

6.  Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

       Sebagai sebuah proses, tugas dokumentasi adalah :

1. Mencari dan mengumpulkan bahan.
2. Mencatat dokumen dan mengolahnya.
3. Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan).
4. Melakukan filing atau pengarsipan.

B.     Jenis Dokumen

Jenis dokumen dalam pelaksanaan manajemen perkantoran dan layanan bisnis akan banyak dijumpai dalam praktiknya. Namun Dari berbagai jenis dokumen tersebut dapat dikelompokkan menjadi beberapa macam.

 

1.  Menurut Pemakaiannya.

          Dokumen menurut pemakaiannya dapat dibedakan menjadi empat yakni.

1. Dokumen Pribadi yang menyangkut kepentngan perorangan, seperti KTP, SIM, Akta Kelahiran, ijazah.
2. Dokumen Niaga, merupakan dokumen yang berkaitan denan kepentingan perniagaan atau transaksi bisnis, seperti SIUP, Kwitansi, surat perjanjian jual beli dan lainnya yang berkaitan dengan kegiatan transaksi dan kegiatan bisnis.
3. Dokumen Pemerintah, merupakan dokumen yang berisi tentang informasi yang dikeluarkan melalui badan pemerintah, seperti perundangan, peraturan presiden, mentri, gubernur, wali kota dan bupati.
4. Dokumen sejarah adalah surat-surat penting yang digunakan sebagai bukti peristiwa di masa lampau, seperti Pancasila, Teks Proklamasi.

2.  Menurut nilai kegunaannya,  dokumen digolongkan menjadi.

1. Nilai Penerangan, adalah dokumen yang merupakan surat-surat berharga yang digunakan sebagai alat pembuktian kepada masyarakat.
2. Nilai Perdaganan, merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai pembuktian dalam transaksi perdagangan.
3. Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hukum dimuka pengadilan.
4. Nilai historis, merupakan surat-surat berharga yang dapat dijadikan alat bukti peristiwa penting di masa lalu.

3.  Menurut Sumbernya,  dokumen digolongkan menjadi empat.

1. Dokumen Pemerintah, dokumen yang bersumber dari Pemerintah.
2. Dokumen Swasta, jenis dokumen yang dikeluarkan oleh instansi swasta.
3. Dokumen Kontrak, merupakan jenis dokumen yang berkaitan dengan kerjasama, kontrak dagang.
4. Dokumen aktivasi lembaga persuratkabaran dan penerbitan, merupakan jenis dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi dan perseorangan untuk tujuan penerbitan.

4.  Menurut dari fungsinya,  dokumen digolongkan menjadi dua.

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dilihat dari kuantitas keguanaannya dokumen dinamis dibedakan menjadi dokumen aktif, semi aktif, dan inaktif.
2. Dokumen statis, merupakan dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5.  Menurut dari Penelitian,  dokumen digolongkan menjadi tiga.

1. Dokumen primer, merupakan dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya.
2. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer.
3. Dokumen tertier, merupakan dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder.

 

6.  Menurut bentuk fisiknya,  dokumen digolongkan menjadi tiga.

1. Dokumen Literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, seperti disertasi, tesis, brosur, leaflet, monograf dll yang berwujud.
2. Dokumen korporal, adalah dokumen yang berwujud benda sejarah seperti benda peninggalan bersejarah, benda-benda seni dan benda kuno.
3. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/ arsip seperti dokumen sejarah, dokumen niaga, dan dokumen pribadi.

Dalam perkembangannya sebagai dampak revolusi industri 4.0 dan memasuki era new sociaty 5.0 ini sudah banyak jenis data/dokumen yang digunakan secara otomatis dan praktis yang berada di smarthphone atau komputer atau tersimpan dalam google drive sering kita menyesebutnya dengan dokumen digital atau elektronik atau soft file.

7.  Menurut bentuk datanya,  dokumen digolongkan menjadi tiga.

1. Data fisik/manual, adalah dokumen yang berupa kertas, gambar, surat, patung, dan lain-lain.
2. Data digital/elektronik, merupakan    dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.