A.
Tujuan
1.
Menjelaskan prosedur analisa perencanaan kebutuhan
sarpras.
2.
Menjelaskan jenis-jenis analisa perencanaan kebutuhan
sarpras
3.
Menjelaskan cara mengitung kebutuhan
B.
Indikator Pencapaian Kompetensi
1.
Peserta diklat dapat menjelaskan analisa perencanaan
kebutuhan
2.
Peserta diklat dapat menjelaskan jenis-jenis analisa
perencanaan kebutuhan
3.
Peserta diklat dapat menjelaskan cara menghitung rencana
kebutuhan
C.
Uraian Materi
1. Analisa
Perencanaan Kebutuhan
Analisa rencana kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dalam proses
pengelolaan sarana dan prasarana yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya
antara proses yang satu dengan proses yang lain. Analisa
perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh
unit pemakai/pengguna (user),
kemudian berdasarkan daftar inventarisasi tersebut unit organisasi merencanakan macam dan jenis sarana apa yang
dibutuhkan.
Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan kebutuhan adalah
harus selalu memperhatikan permasalahan yang berhubungan dengan:
a.
Klasifikasi alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.
b.
Spesifikasi alat/sarana prasarana.
c.
Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan digunakan.
d.
Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.
e.
Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.
f.
Berapa jumlah/volumenya.
Analisa rencana
kebutuhan guna menunjang kelancaran proses dan pelaksanaan terhadap semua
kebutuhan yang diperlukan sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas
lembaga/pembelajaran, dapat kelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:
1)
Barang tidak bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis
barang tidak bergerak.
2)
Barang bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang
bergerak.
3)
Hewan, barang yang termasuk hewan.
4)
Barang persediaan, adalah barang-barang baik yang
bersifat tahan lama atau habis pakai yang keberadaannya untuk bahan pengganti
jika peralatan yang berupa unit mengalami kerusakan sebagian komponennya,
seperti; mouse, keyboard, external
hardisct, lampu LCD, ban kendaraan, dll.
2. Jenis-Jenis
Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan
sarana prasarana/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan
menjadi dua, yaitu analisa kebutuhan kualitatif dan analisa kebutuhan
kuantitatif.
a. Analisa kebutuhan kualitatif
Analisa kebutuhan
kualitatif pada dasarnya adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan
keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam
suatu satuan/unit organisasi tertentu. .
Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan
berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:
1)
Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?
2)
Bagaimana kondisinya?
3)
Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang
yang akan diadakan telah tiba di lokasi?
b. Analisa kebutuhan kuantitatif
Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti volume dan
frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu. Kegiatan
analisis ini akan mempersoalkan:
1)
Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien
penggunaannya?
2)
Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai
yang ada?
3)
Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target
capaian yang ditetapkan?
Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif adalah:
1)
Untuk kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai
berdasarkan struktur organisasi yang ada.
2)
Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu
diketahui sedikit banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode
waktu tertentu.
3)
Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor)perlu
diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu
ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap)
4)
Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu
diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi
penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu
proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.
5)
Cara
pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini
dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut:
a)
Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).
b)
Biaya setiap kali mengadakan pesanan
c)
Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang
selama berada di gudang.
3.
Pengusulan Sarana Prasarana
Pengusulan
alat/sarana prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing unit organisasi yang
didukung dengan data yang lengkap dan detail dan dituangkan dalam format-format
yang telah dibakukan agar memudahkan bagian pengadaan yang akan melakukan
proses pembeliannya. Mekanisme pengusulannya dapat dilihat pada gambar 4,
berikut ini:
a.
Prosedur pengusulan sarana dan prasarana
Usulan
kebutuhan sarana dan prasarana adalah kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan
oleh satuan kerja untuk merumuskan suatu kebutuhan sarana dan prasarana
berdasarkan dan berpedoman pada hal-hal sbagai berikut:
1)
Usulan disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing
satuan organisasi yang akan menggunakan barang tersebut.
2)
Usulan disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian
yang ada.
3)
Usulan disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang
yang masih ada dan yang masih dapat digunakan.
b.
Dasar pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan
kebutuhan adalah:
1)
Untuk meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok
pegawai.
2)
Untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.
3)
Untuk standar kerja yang baku.
4)
Untuk memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek
penggunaannya.
5)
Untuk menghindari pemborosan.
c.
Usulan berdasarkan pada macam dan jenis barang.
Kepala
satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan perlengkapan atau sarana
dan prasarana pendukung kerja, senantiasa harus berdasarkan standar baku yang
telah ditetapkan. Standar baku ini dimaksudkan untuk:
1)
Memperoleh kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana
yang dibutuhkan.
2)
Memperoleh kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana
yang bibutuhkan.
3)
Memperoleh kepastian jumlah sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
4)
Memperoleh standardisasi dan normalisasi terhadap sarana
dan prasarana yang dibutuhkan. Memudahkan bagian pengadaan/pembelian dalam proses
pembelian.
d. Usulan
rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan berdasarkan pada pengelompokan
barang/sarana dan prasarana.
e. Proses
penyusunan untuk barang bergerak dan tidak bergerak.
1) Barang
bergerak habis pakai,
pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur
pakai barang, penempatan dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan
berdasarkan pada:
a)
Dibuatkan daftar penyusunan barang yang disesuaikan
dengan kebutuhan dari rencana kegiatan masing-masing satuan kerja yang
mengusulkan berdasarkan frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.
b)
Dibuatkan daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan
untuk pengadaan barang setiap periodenya.
c)
Daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode
jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu
tahunan.
2) Barang
tidak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip
kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan, perawatannya atau
pemeliharaannya, dan penyimpanannya.
Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:
1)
Dianalisa dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan
usulan perlengkapan sarana dan prasarana yang disesuaikan dengan rencana
kegiatan masing-masing satuan kerja/organisasi dengan memperhatikan
peralatan/sarana dan prasarana yang masih ada dan masih dapat digunakan dalam
batas-batas efisiensi.
2)
Dibuatkan daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya
pemeliharaan.
3)
Disipkan daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan
periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode
waktu tahunan.
3) Barang
tidak bergerak, dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat
dirinci antara lain sebagai berikut:
Tanah;
a)
Kepastian lokasi dan luasnya dan pengusulannya senantiasa
sesuai dengan efektifitas penggunaan.
b)
Dicermati tentang perencanaan tata kota (panologi)
setempat.
c)
Kepastian nilai atau harga tanah.
d)
Diusulkan kepada satuan pengadaan lengkap dengan data
yang syah dan akurat.
Bagunan, informasi yang diperlukan meliputi:
a)
Fungsi bangunan/ruangan yang diusulkan.
b)
Struktur organisasi dari satuan kerja yang akan
menggunakan.
c)
Perkiraan jumlah unit, ruang, dan pemakai yang akan
menempati.
d)
Jenis dan peralatan sarana dan prasarana yang akan
ditempatkan.
e)
Kepastian perhitungan jumlah dan luas bangunan.
