Menerapkan pengamanan, pemeliharaan dan perawatan sarana dan prasarana

Materi OTK Sarpras 12 OTKP

Dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara profesional, suatu organisasi atau perusahaan membutuhkan dukungan peralatan sarana dan prasarana yang handal. Sumber daya mesin dan peralatan menjadi bagian yang sangat krusial bagi kelangsungan proses penyelesaian pekerjaan. Agar supaya dapat menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang baik, tidak hanya disebabkan oleh adanya sumber daya manusia yang handal, metode kerja yang baik.

Sarana dan peralatan merupakan sumber daya yang digunakan untuk melakukan proses produksi. Permasalahan utama di industri adalah Kompetensi Profesional bagaimana usaha untuk mendapatkan peralatan dan sarana agar siap pakai untuk keperluan penyelesaian pekerjaan?. Jawabannya adalah bagaimana pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

Pengeloaan identik dengan manajemen. Maka dari itu Purwanto dan M. Ali, (2008: 223) menyatakan “Manajemen perawatan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan peralatan yang ada kepada organisasi perusahaan melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), pemberdayaan, dan pengawasan (controlling), seluruh komponen dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (optimal)”. Sumber daya yang ada pada organisasi terdiri dari 7 M yaitu Man (manusia atau tenaga ahli, dan teknisi), Money (modal dan investasi), Material (Bahan baku), Machine (Mesin dan Peralatan), Minute (Waktu yang digunakan untuk proses produksi), serta Method.

Kondisi peralatan dan mesin yang baik dan siap untuk digunakan, akan sangat membantu pengguna (user) dalam menjalankan aktivitas usahaya akan berdampak pada peningkatan kinerja organisasi. Para ahli berkeyakinan bahwa tersedianya mesin dan peralatan dalam kondisi selalu siap pakai merupakan faktor pendukung dalam peningkatan kinerja organisasi. 

Banyak organisasi menginvestasikan mesin dan peralatan dengan dana yang sangat besar. karena berkeyakinan akan dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Agar supaya efektivitas dan efisiensi dapat tercapai secara lebih optimal, keseimbangan pemakaian sarana dan prasaran termasuk peralatan dan mesin-mesin harus memperoleh perhatian yang baik. Perhatian dalam hal ini adalah semua sumberdaya yang dipergunakan sebaiknya lakukan perwatan dan pemeliharaan.

Perawatan dan pemeliharaan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana. Perawatan dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan agar sarana dan prasarana tidak rusak dan tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan sebagai upaya untuk melakukan kalibrasi, pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan prasarana yang sudah terlanjur rusak sehingga siap untuk dipergunakan lagi. Kemacetan sarana dan prasarana akan menyebabkan kerugian yang sangat besar bagi organisasi.

A. Pengertian Pengamanan, Perawatan, dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pengamanan, perawatan/pemeliharaan sarana dan prasarana merupakan sebuah kegiatan pengurusan serta pengaturan sarana dan prasarana agar selalu dalam kondisi baik dan siap digunakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pemeliharaan sarana dan prasarana mencakup upaya yang dilakukan secara terus-menerus untuk mengusahakan agar sarana dan prasarana tetap dalam keadaan baik dan layak digunakan. Pengamanan, pemeliharaan, serta perawatan sarana dan prasarana merupakan satu kesatuan kegiatan yang memiliki tujuan, yakni menciptakan peralatan, mesin, dan perabotan menjadi awet dan dapat memperlancar tugas pekerjaan.

Pada hakikatnya pemeliharaan dan perawatan sarana dan prasarana adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan berfungsi dengan baik.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa penggunaan sarana dan prasarana saat aktivitas berlangsung harus digunakan sebaik-baiknya agar tidak mengurangi nilai guna dan usia pemakaian sarana dan prasarana tersebut. Selain itu, dibutuhkan kegiatan pengelolaan terhadap sarana dan prasarana yang dilakukan oleh lembaga agar semua fasilitas yang dimiliki terjaga dengan baik.

B. Perencanaan Perawatan dan Pemeliharaan

Kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memerlukan perencanaan yang baik agar hasil yang didapat juga baik. Perencanaan kegiatan pemeliharaan dapat dibuat berdasarkan periode waktu tertentu baik dalam harian, mingguan, bulanan maupun tahunan. 

Dalam perencanaan biasanya dituliskan sasaran atau target yang akan dicapai dalam pekerjaan. Misalnya kapasitas kemampuan software dan hardware komputer, kecepatan jaringan dan lainnya, jumlah komputer yang siap untuk dipakai, kapasitas ruang, kemampuan pembacaan alat ukur dan lain sebagainya.Dalam kegiatan perencanaan perawatan dan pemeliharaan ada beberapa hal yang perlu disiapkan diantaranya adalah :

• Informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan perawatan dan pemeliharaan. 
• Buku manual dari peralatan tersebut. 
• Hasil inspeksi dan saran yang ada. 
• Kondisi peralatan terkini. 
• Catatan kinerja sarana dan prasarana. 
• Jumlah dan kesiapan personil yang kompeten untuk setiap jenis pekerjaan pemeliharaan. 

Ada beberapa cara dalam pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Memperbaiki barang yang rusak,
2. Menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar,
3. Mengoperasikan atau menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya,
4. Membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang digunakan. Selain itu, selalu memisahkan barang yang rusak dengan barang yang tidak rusak,
5. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing. Selain itu, gudang harus dikunci, cukup ventilasi, dan tidak lembab.

 
C. Proses Pengamanan serta Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Menurut Purwanto dan Muhammad Ali, ada beberapa tahapan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, yaitu sebagai berikut;

1. Perencanaan Pemeliharaan
2. Kegiatan Inspeksi
3. Pelaksanaan Pemeliharaan
4. Pengawasan Pemeliharaan
5. Evaluasi Pemeliharaan

Menurut H. Subagya, tahapan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana, yaitu sebagai berikut;

1. Perencanaan
2. Pelaksanaan Pemeliharaan
3. Pasca Pelaksanaan Pemeliharaan

Kegiatan Inspeksi

Inspeksi merupakan kegiatan pemeriksaan yang dilakukan dengan cara survey atau Inspeksi/peninjauan terhadap kondisi sarana dan prasarana guna mengetahui kondisi, jenis pekerjaan, jumlah material pemeliharaan yang dibutuhkan dan volume pekerjaan pemeliharaan. Hasil pemeriksaan atau Inspeksi terhadap sarana dan prasarana ini diisi dalam formulir check list dan diisi dengan saran-saran pekerjaan yang harus dilakukan sebelum pemeriksaan berikutnya.

D. Macam-macam Pemeliharaan dan Perawatan Sarana dan Prasarana  

Pada dasarnya metode perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Masing-masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan sehingga beberapa organisasi terkadang menerapkan gabungan dari beberapa metode dan teknik. Teknik dan metoda Perawatan dan pemeliharaan mempunyai tujuan yang hampir sama yaitu untuk meminimasi downtime (peralatan tidak dapat bekerja). Downtime merupakan waktu dimana sarana dan prasarana dalam kondisi idle atau menganggur karena adanya proses maintenance baik pemeliharaan ataupun perbaikan.

Selain minimasi downtime, tindakan perawatan dan pemeliharaan juga bertujuan untuk meminimasi ongkos perawatan dan pemeliharaan. Purwanto dan M. Ali, (2008: 224), menyatakan ”Secara umum klasifikasi metode perawatan dan dan perbaikan dibedakan menjadi 4 yaitu :

Time based maintenance

Time based maintenance merupakan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan waktu operasi dari peralatan tersebut tanpa melihat kondisi peralatan tersebut sudah atau belum memerlukan pemeliharaan. 

Condition based maintenance

Pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan kondisi peralatan tersebut tanpa melihat apakah sudah waktunya atau belum waktunya dilaksanakannya pemeliharaan.

Breakdown maintenance

Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan karena terjadinya breakdown peralatan tersebut. 

Reliability Centered maintenance

Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan berdasarkan perhitungan tingkat keandalan atau reliabilitas suatu sistem. Reliabilitas dapat diukur berdasarkan fungsi dari umur pakai peralatan tersebut.

Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang demikian pesat, metode perawatan dan pemeliharaan mengalami perkembangan yang cukup signifikan dan dapat dibedakan berdasarkan penggolongan sbb :

Berdasarkan tindakan yang diambil apakah dilakukan sebelum kerusakan terjadi. 

• Berdasar Urgensinya perawatan ini dalam bentuk darurat (emergensi). 
• Berdasarkan prediksi atau sering disebut perawatan monitoring.Kegiatan perawatan dan pemeliharaan prediktif merupakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan dengan memperkirakan kondisi peralatan dan mesin pada waktu yang akan datang. 
• Berdasarkan keaktifannya (perawatan proaktif). 

E. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

Tujuan Pemeliharaan Sarana Prasarana

Secara rinci kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memiliki beberapa tujuan yang mencakup:

• Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunakan untuk mendukung proses bisnis atau fungsi-fungsi lainnya. 
• Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana atau peralatan yang digunakan. 
• Menjamin kelancaran kegiatan organisasi. 
• Menjamin keamanan dan kenyamanan bagi pemakai 
• Mengetahui kerusakan secara dini atau gejala kerusakan yang timbul sehingga tindakan perbaikannya dapat direncanakan dengan baik. 
• Menghindari terjadinya kerusakan secara mendadak. 
• Menghindari terjadinya kerusakan fatal yang mengakibatkan waktu perbaikan yang lama dan biaya perbaikan yang besar. 
• Meningkatkanimage organisasi. 
• Meningkatkan budaya organisasi untuk mengembangkan sistem manajemen perawatan dan pemeliharaan dengan baik sehingga mempunyai dampak pada peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja. 
• Meningkatkan motivasi kerja 

Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

Manfaat yang dapat diperoleh dapat berupa manfaat langsung maupun manfaat tak langsung diantaranya adalah sebagai berikut : 

• Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown atau berhenti beroperasi. 
• Konservasi asset menjadi lebih baik. 
• Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap sparepart atau suku cadang sarana dan prasarana. 
• Mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan. 
• Menjaga stabilitas hasil dengan kualitas yang tetap baik 
• kecelakaan kerja. 
• Meningkatkan motivasi pekerja Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana saja yang memerlukan perawatan lanjutan. 
• Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau bahkan menghilangkan 
• Mengurangi penggunaan tenaga kerja langsung berkaitan dengan tidak berfungsinya peralatan. 
• Mengurangi terjadinya cacat produk sehingga pemroresan ulang atau rework dapat ditekan. (Purwanto dan M. Ali, 2008: 234), 

 

F. Pelaksanaan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pelaksanaan akan berjalan dengan baik apabila semua anggota berkomitmen tinggi, dan berpartisipasi dalam mencapai tujuan lembaga peniddikan semampu dan semaksimal mungkin. Dalam melaksanakan tugas masing-masing, semangat dan motivasi berperan penting agar anggota lembaga meletakkan kepentingan lembaga setelah kepentingan pribadi. Kegiatan pelaksanaan pemeliharaan sarana prasarana sekolah meliputi :

(a)  menyepakati jenis kegiatan yang dilaksanakan untuk pemeliharaan rutin (harian, mingguan).

(b)  membagi tugas dan area pemeliharaan harian/mingguan yang dilaksanakan oleh siswa, guru, kepala sekolah, penjaga sekolah.

(c)  menjelaskan penggunaan daftar periksa dalam pelaksanaan pemeliharaan.

(Decentralized Basic Education (Dbe-1)- Usaid, 2010)

 

Secara umum, pemeliharaan rutin (harian, mingguan) mencakup kegiatan :

(a) membersihkan dan menjaga kebersihan semua komponen did alam kelas, luar kelas dan lingkungan.

(b) merapikan peletakan bendabenda seperti meja, kursi, bangku, sapu, penggaris, alat tulis, dang sebagainya.

(c) saling mengingatkan untuk menggunakan dan meletakkan alat atau komponen bangunan secara benar (parkir kendaraan pada tempatnya, menutup pintu tidak dibanting, tidak bermain dengan kunci, dan sebagainya).

(d)  mengisi formulir laporan kegiatan dan kondisi komponen yang ada.

Pengawasan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pengawasan adalah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah akan dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada objek yang dituju dan merupakan alat untuk menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai. (Terry, 2003)

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana keterandalan program atau rencana perawatan, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kerja perawatan, serta keberhasilan perawatan. Evaluasi yang dilakukan mencakup evaluasi perencanaan perawatan, evaluasi pelaksanaan perawatan, dan evaluasi hasil perawatan. (Soenarto dan Satunggalno., 1999)

Selanjutnya dilakukan kegiatan pelaporan tentang perawatan dan perbaikan sarana prasarana lembaga. Kegiatan pelaporan berisi hasil pemeriksaan menyeluruh dari kegiatan perawatan dan perbaikan yang disampaikan kepada pihak manajemen. Hasil dan saran dari pelaporan ini kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk merencanakan kegiatan perawatan dan perbaikan sarana prasarana pada masa yang akan datang.

SIMPULAN DAN SARAN

Manajemen pemeliharaan sarana prasarana pendidikan merupakan salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan sarana prasarana. Manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana ini meliputi perencanaan, pengirganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Diharapkan dalam pengelolaan sarana prasarana pendidikan khususnya dalam pemeliharaan sarana prasarana diharapkan kerjasama dari berbagai pihak warga sekolah, baik itu kepala sekolah, guru, karyawan, komite dan warga sekitar lingkungan sekolah agar sarana prasarana pendidikan terjaga dengan baik dan dapat digunakan sesuai fungsinya.

keyword : pemeliharaan dan perawatan akan menjaga efektivitas dan efisiensi fungsi sarana dan prasarana

Setelah membaca dan mencermati materi di atas, selanjutnya silakan untuk menyelesaikan tugas berikut;

1. Berikan pengertian pemeliharaan dan perawatan sarana dan prasarana menurut Anda !

2. Sebutkan beberapa tujuan dan manfaat dari pemeliharaan sarana dan prasarana menurut Anda !

3. Pemeliharaan dan perawatan manakah yang menurut Anda lebih efektif !

4. Berikan contoh pemeliharaan dan perawatan sarana yang menggunakan metode;

    a. Time based maintenance

    b. Condition based maintenance

    c. Breakdown maintenance

5. Contohkan tata cara pemeliharaan dan perawatan untuk beberapa alat kantor berikut;

    a. Alat komunikasi; telepon, facsimile

    b. Alat pengganda; printer, stencil, fotocopy

    c. Mesin pengolah; komputer, laptop, scanner

kerjakan tugas tersebut di buku tulis masing-masing, dan dikumpulkan !