Pengadaan Sarana dan Prasarana

 

A.    Tujuan

1.      Menjelaskan pengertian pengadaan dan dasar hukum pengadaan.

2.      Menjelaskan asas-asas pengadaan.

3.      Menjelaskan metode pengadaan.

4.      Menjelaskan etika pengadaan.

 

B.    Indikator Pencapaian Kompetensi

1.      Peserta diklat dapat menjelaskan pengertian dasar hukum pengadaan

2.      Peserta diklat dapat menjelaskan asas-asas pengadaan

3.      Peserta diklat dapat menjelaskan etika pengadaan

 

C.    Uraian Materi

1.     Pengertian Pengadaan

Setelah melakukan proses analisa perencanaan kebutuhan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses pengadaan atau proses pembelian sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Keberhasilan proses pengadaan ini tidak terlepas dari hasil analisa perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Karena secara umum pengadaan merupakan tindak lanjut dari hasil penganalisaan.

Dalam kaidah pengelolaan sarana dan prasarana pengadaan merupakan mata rantai yang tak dapat dipisahkan dengan mata rantai sebelumnya yaitu analisa perencanaan kebutuhan. Perpres RI Nomor 54 Tahun 2010 Bab I pasal 1 ayat 1, menyebutkan “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja  Pengadaan adalah suatu kegiatan untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang/jasa dengan menciptakan sesuatu yang semula berkurang atau belum ada menjadi cukup/tersedia, termasuk di dalamnya suatu usaha untuk mempertahankan barang yang masih ada dalam batas-batas yang efisien”.

Agar supaya terhindar dari kesalahan non teknis pengelola sarana dan prasarana sebelum melakukan proses pengadaan perlu mencermati berbagai kelengkapan data yang bersifat administratif  antara lain berisi:

a.      Kelengkapan instrumen data/informasi secara detail dan lengkap tentang barang/jasa yang akan dibeli.

b.      Pengolahan data/menguji data, meliputi:

1)     Klasifikasi jenis kegiatan. Apakah data yang telah terkumpul sudah sesuai dengan tujuan mengapa barang/jasa tersebut dibeli. Pengujian ini meliputi apakah barang/jasa yang dibeli sudah sesuai dengan kegiatan calon pengguna atau belum? apakah barang yang akan dibeli sudah sesuai dengan tugas dan fungsi calon pemakai atau belum? Misalnya untuk memperlancar tugas pejabat tertentu yang mobilitas internal dan eksternalnya tinggi perlu didukung fasilitas alat transportasi, sehingga tim pengadaan barang membeli sebuah mobil sedan.

2)     Klasifikasi dan spesifikasi jenis barang. Klasifikasi jenis barang, ketepatan usulan barang untuk;

a)     Barang bergerak habis pakai yaitu (ATK, peralatan kecil pendukung kerja di ruang kantor, paper clips, pisau cutter, penggaris, ordner, bahan praktik laboratorium, bahan praktik bengkel, bahan praktik studio, dan sebagainya)

b)     Barang bergerak tidak habis pakai yaitu; seperti stapler kecil, perforator kecil, dan sebagainya.

c)     Barang tidak bergerak.

3)     Klasifikasi jenis lokasi berisi informasi tentang kebutuhan barang yang diperoleh dari tingkat satuan pendidikan, SD, SMP, SMA, SMK, dan sebagainya. Misalnya rencana pengadaan pemasangan jaringan internet, tentu tidak akan tepat untuk satuan pendidikan tingkat dasar. Sebab satuan pendidikan tingkat dasar fokus pembelajaran belum sampai penggunaan internet.

4)     Klasifikasi data pelengkap, informasi ini berisi tentang data kepegawaian dan struktur organisasi.

5)     Verifikasi data, yang dimaksud dengan verifikasi data adalah mendiskusikan kebenaran data antara unit layanan pengadaan dengan tim penyusun usulan. Verifikasi terkait dengan kebenaran istilah/nomenklatur yang diusulkan oleh calon pemakai (user)

c.      Dasar hukum pengadaan menginduk pada peraturan terbaru. Sedangkan pada peraturan lama yang masih relevan dan masih mengikat masih dapat digunakan. Pada modul ini untuk pembahasan pengadaan barang milik/kekayaan negara menggunakan Peraturan Presiden RI Nomor 54Tahun 2010

 

2.     Tujuan pengadaan

Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pembelian perbekalan, setiap organisasi hendaknya senantiasa memperhatikan dan berpedoman pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu sendiri. Adapun tujuan/orientasi pembelian tersebut menurut Tim Dosen ASMI Santa Maria, 2007: 20), “adalah untuk mendapatkan perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.

a.   Tepat Mutu

Mutu (quality) yang tepat dalam arti ada kecocokan guna (suitability). Mutu yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya terendah dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut dibeli. Dengan demikian pembelian barang hendaknya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan. 

b.   Tepat jumlah

Tepat jumlah (quantity) dalam arti pembelian barang hendaknya dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan).

c.   Tepat waktu

Tepat waktu dalam arti, barang sudah tersedia pada saat di­butuhkan.

d.   Tepat sumber

Tepat sumber dalam arti, barang/material diperoleh dari sumber yang memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan yang dapat diandalkan, punya keahli­an dalam bidangnya, terpercaya (terjamin penyerahan barang sesuai dengan spesifikasi/standar dan waktu yang telah di­tetapkan), sanggup memberikan after sales service (bila di­perlukan).

e.   Tepat harga

Tepat harga dalam arti, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari riset pasar dan analisis biaya dan harga.

f.    Tepat tempat/lokasi

Tepat tempat/lokasi dalam anti, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan permintaan user atau pemesan.

g.   Tepat peraturan

Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan.

3.      Asas-asas/Prinsip Pengadaan

Beberapa asas yang harus diperhatikan sebagai acuan untuk melakukan pengololaan sarana dan prasarana/perbekalan secara efektif dan efisien, sebagai berikut:  

a.      Asas kecepatan, dalam hubungan ini terkait dengan masalah waktu. Misalnya pada masalah jadwal kegiatan pengadaan sarana merupakan salah satu bagian dari kegiatan yang telah ditetapkan dalam jaringan kerja (network planning).  

b.      Asas ketepatan, yang dimaksud dengan asas ketepatan ini ialah menyangkut masalah kualitas atau kuantitas/volume dari ketentuan teknis yang telah dicantumkan dalam program perencanaan.  

c.      Asas kebenaran, kebenaran yang dimaksud dapat ditinjau dari berbagai segi. Pertama dari segi hukum, apakah pengadaan barang itu sudah sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku atau tidak.  

d.      Asas pengamanan, asas ini terkait dengan keutuhan barang dari pengirim sampai di gudang pengguna. Aspek pengemasan menjadi persyaratan yang harus disetujui dari pihak agen/pemborong dengan pengguna (pembeli).

 

Sedangkan menurut Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010; BAB II pasal 5, menyebutkan bahwa pengadaan barang/jasa menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut penjelasan pasal halaman 124, diuraikan sebagai berikut:

a)     Prinsip efisiensi, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan.

b)     Prinsip efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya.

c)     Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya.

d)     Prinsip terbuka, berarti pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan, kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.

e)     Prinsip bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak mungkin penyedia barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan.  

f)      Prinsip adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan nasional.

g)     Prinsip akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

 

4.      Metode Pengadaan

Metode pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan cara; pembikinan, perbaikan, penukaran, penyewaan, peminjaman, hibah, dan pembelian.  Metode atau cara pengadaan secara skematis dapat dilihat pada gambar 5 berikut ini.

Gambar 5. Metode Pengadaan Barang

a.      Pelelangan Terbatas,

Pelelangan umum adalah pelelangan yang diikuti oleh semua perusahaan yang berminat. Sedangkan menurut  Perpres No 54 Th 2010: 25), menyatakan yaitu dilakukan secara terbuka untuk umum bagi semua penyedia jasa/rekanan dengan pengumuman secara luas melalui media cetak, media elektronik/internet, serta di umumkan/dipasang di dinas perindustrian setempat.

b.     Pelelangan Terbatas,

Pelelangan terbatas yaitu apabila jumlah penyedia barang/jasa/rekanan yang mampu melaksanakan diyakini terbatas untuk menyelesaikan pekerjaan yang kompleks, maka penyedia barang/jasa/rekanan dapat dilakukan dengan metode terbatas dan diumumkan secara luas dengan rekanan tertunjuk diyakini mampu menyelesaikan pekerjaan dengan benar.

c.      Pelelangan Sederhana

Pelelangan sederhana adalah suatu cara atau metode pemilihan penyedia barang/jasa untuk sejumlah pekerjaan dengan nilai Rp 200.000.000,00 s.d Rp 500.000.000,00. Berdasarkan perubahan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 ke Perpres Nomor 70 Tahun 2012.

d.     Pemilihan Langsung

Pemilihan Langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa konstruksi tanpa melalui pelelangan kepada penyedia barang/jasa/rekanan. User melakukan pemilihan langsung kepada penyedia barang/jasa/rekanan yang memenuhi persyaratan dan telah dinilai oleh user rekanan tersebut diyakini mampu, jujur, disiplin, dan tidak pernah wan-prestasi dalam setiap diberi pekerjaan oleh user, dengan nilai pekerjaan paling tinggi Rp 200.000.000,00.

Kriteria pemilihan langsung meliputi:

a.   Penanganan pekerjaan darurat.

b.   Pekerjaan dianggap rahasia.

c.   Tahun dinas anggaran sudah mendekati bulan akhir.

d.   Penyedia barang/jasa/rekanan memiliki keahlian dalam menyelesaikan pekerjaan.

e.   Pelelangan telah dilakukan berulang kali tetapi pesertanya kurang dari tiga rekanan.

f.    Calon rekanan lulus prakualifikasi

e.      Seleksi Umum

Seleksi umum adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa konsultasi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa konsultan yang memenuhi syarat.

f.       Seleksi Sederhana

Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa konsultasi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa konsultan dengan nilai paling tinggi Rp 200.000.000,00 dan memenuhi syarat yang telah ditentukan

g.     Sayembara

Sayembara adalah metode pemilihan penyedia barang jasa yang memperlombakan gagasan orisinil, kreativitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. Sebagai contoh pembuatan film dokumenter,

h.     Kontes

Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang jasa yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dimana harga dan biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. Sebagai contoh desain Monumen Jogya Kembali (Monjali) di Daerah Istimewa Yogyakata)

Penunjukkan Langsung

Penunjukkan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang/jasa. penunjukkan langsung dapat dilakukan apabila jenis pekerjaan yang akan dikerjakan memiliki spesifikasi khusus dan calon rekanan memiliki kompetensi dan keahlian sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dikerjakan hanya satu rekanan.

 

Menurut Peraturan Pemerintah RI, Nomor 54 Tahun 2010, Pasal 38, dinyatakan bahwa “Penunjukkan Langsung terhadap 1 (satu) penyedia barang/jasa lainnya, dapat dilakukan dalam hal:

a)     Keadaan tertentu, kriteria pengadaan tertentu yang memungkinkan dilakukan Penunjukkan Langsung terhadap penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat 1 huruf ini:

1)     Penganganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaan harus segera/tidak dapat ditunda untuk:

(a)  Pertahanan negara

(b)  Keamanan dan ketertiban masyarakat.

(c)  Keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda/ harus dilakukan segera, termasuk:

(1)    Akibat beancana alam dan atau bencana non alam dan atau bencana sosial’

(2)    Dalam rangka pencegahan bencana; dan atau

(3)    Akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan pelayanan publik,

2)     Pekekerjaan penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak untuk menindak lanjuti komitmen internasional dan dihadiri oleh presiden.wakil presiden.

3)     Kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh menteri pertahanan serta kegiatan yan menyangkut keamanan dan ketertiban masyarakat yang ditetapkan oleh kepala kepolisian negara Indonesia, atau

4)     Barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) penyedia barang/jasa lainnya karena 1 (satu) pabrikan penyedia barang hak paten, atau pihak yang telah mendapat ijin dari pelanggan hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelanggan untuk mendapatkan ijin dari pemerintah,

b)     Kriteria barang khusus/pekerjaan khusus/jasa lainnya yang bersifat khusus yang memungkinkan memungkinkan dilakukan penunjukkan langsung.

Syarat-syarat penunjukkan langsung:

a.     Pekerjaan bersifat spesifik dan khusus

b.      Hanya ada satu rekanan

c.      Jenis perkerjaan dianggap rahasia

d.      Tahun dinas anggaran sudah mendekati bulan akhir.

e.      Penyedia barang/jasa/rekanan dinilai jujur.

f.       Calon rekanan memiliki kompetensi dan keahlian sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dikerjakan.

g.      Calon rekanan lulus prakualifikasi

i.       Pengadaan Langsung

Pengadaan langsung adalah metode pengadaan barang dan jasa langsung kepada penyedia barang/jasa tanpa melalui pelelangan, seleksi, dan penunjukkan langsung.

j.       Swakelola

Swakelola merupakan kegiatan pengadaan barang/jasa dimana pekerjaanya direncanakan, dikerjakan dan atau diawasi sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat  Daerah/Institusi (K/L/D/I) sebagai penanggungjawab anggaran, instansi pemerintah lain dan atau kelompok masyarakat.

 

5.   Sistem Pengadaan

Pengadaan barang yang telah diuraikan di atas umumnya merupakan sistem pengadaan yang dilakukan oleh instansi pemerintah. Sehingga kurang luwes jika diterapkan pada organisasi non pemerintah. Walaupun prinsip-prinsip dasar dan aturan-aturan relatif masih dapat diterapkan.  

a.     Sistem Sentralisasi

Yang dimaksud dengan sistem sentralisasi dalam pengadaan logistic yaitu cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi di­berikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam peng­adaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian  tertentu tersebut.

Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan peng­gunaan sistem sentralisasi tersebut adalah sebagai berikut:

1)    dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan  sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian di­lakukan dalam partai besar sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);

2)    dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan mendukung efisiensi;

3)    dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaranlogistik antar bagian

 

Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut.

1)    Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkin­kan tidak cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pem­belian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit­-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan mau­pun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.

2)    Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.

 

b.   Sistem Desentralisasi

Sistem desentralisasi, yakni sistem pengadaan perbekalan, di mana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut:

1)    kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan;

2)    menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalan­nya.

 

Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:

1)    Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk me­miliki perbekalan (barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian.

2)    Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi.

3)    Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi se­hingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.

4)    Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.

 

 

c.      Sistem Campuran

Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan de­sentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spe­sifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan ber­sifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.

Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari ­beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan sikap mental) pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja.

 

6.   Ketentuan Umum

Persyaratan administratif bagi calon rekanan/penyedia barang/jasa yang perlu ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS), adalah:

a.   Syarat Umum meliputi:

1)     Surat penawaran

2)     Harga penawaran

3)     Surat jaminan bank

4)     Jadwal kegiatan pelelangan

5)     Penentuan pemenang 

b.  Persyaratan administrasi yang perlu dicantumkan dalam RKS mencakup:

1)     Surat perintah kerja (SPK), diterbitkan setelah masa sanggah dilampaui.

2)     Surat perjanjian kerja atau kontrak, ditetapkan pula ketentuan-ketentuan di dalam RKS

3)     Jangka waktu penyelesaian proyek/pekerjaan, harus dicantumkan berapa hari kalender dihitung sejak ditetapkan SPK

4)     Jaminan penawaran harus jelas kedudukanya, artinya jika pekerjaan tidak selesai dapat dicairkan menjadi milik negara.

5)     Jaminan pelaksanaan, biasanya sesuai dengan masa kontrak

6)     Pengawasan dan pemeriksaan pekerjaan

7)     Penyerahan pekerjaan, khusus untuk pekerjaan bangunan penyerahan dilakukan dalam dua tahap; tahap pertama jika pekerjaan selesai          100%, dan tahap kedua penyerahan setelah masa perawatan selesai (biasanya 3 bulan)

8)     Keterlambatan penyerahan pekerjaan, keterlambatan penyerahan dalam keadaan normal maka rekanan akan dikenakan denda 1 permil perhari.

9)     Risiko kenaikan harga, jika terjadi perubahan       nilai      harga barang atau harga borongan dapat saja terjadi   karena adanya perubahan kondisi ekonomi.             Tetapi untuk penyiapan RKS hal itu harus sudah       diantisipasi sehingga jika terjadi kenaikan harga selama pelaksanaan proyek tidak bolehmerugikan negara.        Hal ini sudah menjadi tanggung jawab pemborong.

10)   Force Majeure adalah suatu keadaan sebagai      akibat dari kejadian di luar kekuasaan         kontraktor baik langsung maupun tidak         langsung. Misalnya terjadi gempa bumi, banjir, angin topan, kebakaran, kekeringan, akibat kebijakan pemerintah bidang moneter (sanering, devaluasi)

 

7.      Etika Pengadaan Sarana dan Prasarana

Para pihak yang terkait dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi etika sebagai berikut:

a)  Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran dan kecepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.

b)  Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang/jasa yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa.

c)  Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat terjadinya persaingan tidak sehat.

d)  Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis para pihak.

e)  Menghindari serta mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa.

f)   Menghindari         dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa.

g)  Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara.

h)  Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat dan berupa apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.

Analisa Perencanaan Kebutuhan (materi OTK Sarpras Kelas XII)

A.    Tujuan

1.   Menjelaskan prosedur analisa perencanaan kebutuhan sarpras.

2.   Menjelaskan jenis-jenis analisa perencanaan kebutuhan sarpras

3.   Menjelaskan cara mengitung kebutuhan

 

B.    Indikator Pencapaian Kompetensi

1.   Peserta diklat dapat menjelaskan analisa perencanaan kebutuhan

2.   Peserta diklat dapat menjelaskan jenis-jenis analisa perencanaan kebutuhan

3.   Peserta diklat dapat menjelaskan cara menghitung rencana kebutuhan

 

C.    Uraian Materi

1.  Analisa Perencanaan Kebutuhan

Analisa rencana kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya antara proses yang satu dengan proses yang lain.   Analisa perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh unit pemakai/pengguna (user), kemudian berdasarkan daftar inventarisasi tersebut unit organisasi  merencanakan macam dan jenis sarana apa yang dibutuhkan.

 

Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan kebutuhan adalah harus selalu memperhatikan permasalahan yang berhubungan dengan:

a.   Klasifikasi alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.

b.   Spesifikasi alat/sarana prasarana.

c.   Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan digunakan.

d.   Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.

e.   Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.

f.    Berapa jumlah/volumenya.

 

Analisa rencana kebutuhan guna menunjang kelancaran proses dan pelaksanaan terhadap semua kebutuhan yang diperlukan sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas lembaga/pembelajaran, dapat kelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:

1)  Barang tidak bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang tidak bergerak.  

2)     Barang bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang bergerak.  

3)     Hewan, barang yang termasuk hewan.  

4)     Barang persediaan, adalah barang-barang baik yang bersifat tahan lama atau habis pakai yang keberadaannya untuk bahan pengganti jika peralatan yang berupa unit mengalami kerusakan sebagian komponennya, seperti; mouse, keyboard, external hardisct, lampu LCD, ban kendaraan, dll.

 

2.  Jenis-Jenis Analisa Kebutuhan

Analisa kebutuhan sarana prasarana/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi dua, yaitu analisa kebutuhan kualitatif dan analisa kebutuhan kuantitatif.

a.    Analisa kebutuhan kualitatif

Analisa kebutuhan kualitatif pada dasarnya adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu.  .

Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:

1)  Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?  

2)  Bagaimana kondisinya?  

3)  Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?  

b.    Analisa kebutuhan kuantitatif

Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:

1)     Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya?

2)     Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?

3)     Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif  adalah:

1)     Untuk kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi yang ada.

2)     Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu.

3)     Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor)perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap)

4)     Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.

5)     Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut:

a)    Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).

b)    Biaya setiap kali mengadakan pesanan

c)    Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.    

3.  Pengusulan Sarana Prasarana

Pengusulan alat/sarana prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing unit organisasi yang didukung dengan data yang lengkap dan detail dan dituangkan dalam format-format yang telah dibakukan agar memudahkan bagian pengadaan yang akan melakukan proses pembeliannya. Mekanisme pengusulannya dapat dilihat pada gambar 4, berikut ini:

 

 Gambar 4. Skema Alur Usulan Sarana dan Prasarana

 

a.      Prosedur pengusulan sarana dan prasarana

Usulan kebutuhan sarana dan prasarana adalah kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan oleh satuan kerja untuk merumuskan suatu kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan dan berpedoman pada hal-hal sbagai berikut:

1)    Usulan disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi yang akan menggunakan barang tersebut.

2)    Usulan disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian yang ada.

3)    Usulan disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang yang masih ada dan yang masih dapat digunakan.

 

b.      Dasar pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan kebutuhan adalah:

1)    Untuk meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok pegawai.

2)    Untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.

3)    Untuk standar kerja yang baku.

4)    Untuk memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek penggunaannya.

5)    Untuk menghindari pemborosan.

 

c.      Usulan berdasarkan pada macam dan jenis barang.

Kepala satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan perlengkapan atau sarana dan prasarana pendukung kerja, senantiasa harus berdasarkan standar baku yang telah ditetapkan. Standar baku ini dimaksudkan untuk:

1)    Memperoleh kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

2)    Memperoleh kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana yang bibutuhkan.

3)    Memperoleh kepastian jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

4)    Memperoleh standardisasi dan normalisasi terhadap sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Memudahkan bagian pengadaan/pembelian dalam proses pembelian.

d.      Usulan rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan berdasarkan pada pengelompokan barang/sarana dan prasarana.

 

e.      Proses penyusunan untuk barang bergerak dan tidak bergerak.

1)  Barang bergerak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

a)    Dibuatkan daftar penyusunan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan masing-masing satuan kerja yang mengusulkan berdasarkan frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.

b)    Dibuatkan daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan untuk pengadaan barang setiap periodenya.

c)    Daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

 

2)  Barang tidak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan, perawatannya atau pemeliharaannya, dan   penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

1)    Dianalisa dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan usulan perlengkapan sarana dan prasarana yang disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan kerja/organisasi dengan memperhatikan peralatan/sarana dan prasarana yang masih ada dan masih dapat digunakan dalam batas-batas efisiensi.

2)    Dibuatkan daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya pemeliharaan.

3)    Disipkan daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

3)  Barang tidak bergerak, dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat dirinci antara lain sebagai berikut:

Tanah;

a)    Kepastian lokasi dan luasnya dan pengusulannya senantiasa sesuai dengan efektifitas penggunaan.

b)    Dicermati tentang perencanaan tata kota (panologi) setempat.

c)    Kepastian nilai atau harga tanah.

d)    Diusulkan kepada satuan pengadaan lengkap dengan data yang syah dan akurat.

Bagunan, informasi yang diperlukan meliputi:

a)    Fungsi bangunan/ruangan yang diusulkan.

b)    Struktur organisasi dari satuan kerja yang akan menggunakan.

c)    Perkiraan jumlah unit, ruang, dan pemakai yang akan menempati.

d)    Jenis dan peralatan sarana dan prasarana yang akan ditempatkan.

e)    Kepastian perhitungan jumlah dan luas bangunan.

GCC JATIM 2021 - Kewirausahaan Membuka Peluang Menjadi Generasi Mandiri ...

PR selama ini, Setelah lulus SMK bagaimana peserta didik memanfaatkan waktu luang sementara belum kuliah, dan atau belum bekerja sesuai yang diharapkan. Saya ajak peserta didik memanfaatkan gadget melakukan kegiatan wirausaha sebagaimana sebelum masa pandemi, bedanya target omset yang menentukan peserta didik sendiri. Dan kegiatan sebagian besar dilakukan pada olshop, tidak berbatas waktu, tanpa modal, sehingga tidak takut rugi. Untuk menyiapkan masa lulus SMK, saya bertekad memperkenalkan pada peserta didik dengan UMKM. Untuk ini saya ajak 1 peserta didik mendatangi Disperindag, Mall Pelayanan Publik dan Dinas Kesehatan, dari pengalaman inilah nantinya saya berharap anak didikku benar-benar belajar dan tahu bagaimana mendirikan UMKM dan mencari ijin usaha yang benar untuk meresmikan produk yang di jual, dan dapat menjadi mentor teman-temannya di sekolah sehingga apa yang saya lakukan bersamanya berdaya guna.