Materi Ringkas Microsoft Excel

Pengertian Microsoft Excel 

Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika).Microsoft Excell sangat membantu kita dalam menyelesaikan permasalahan yang mudah sampai dengan yang rumit dalam bidang administratif khususnya. Microsoft Excel adalah aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation.

Microsoft Office Excel memang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif akan memudahkan Anda dalam membuat laporan pekerjaan dengan menggunakan MS Excel. Formula atau rumus MS Excel adalah keunggulan tersendiri untuk aplikasi ini, dengan kemampuannya dalam mengolah data melalui perhitungan matematis yang sangat beragam fungsinya.

Kelebihan Ms Excel: 

1.	Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet. Jadi dalam 1 sheet bisa menampung jawaban 1 juta responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan.
2.	Microsoft excel mempunyai Format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.
3.	Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga mempermudah pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang lebih canggih.
4.	Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri.

Kekurangan Ms Excel: 

1.	Software pengolah angka ini berbayar atau tidak gratis.
2.	Aplikasi ini memerlukan banyak memory (RAM) dan proccessor yang besar (CPU).
3.	Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

Menjelaskan Fungsi Menu dan Ikon Pada Program Microsoft Excel

Program pengolah kata Microsoft Excel memiliki sembilan menu yang terdapat bar atau baris menu. Kesembilan menu itu: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, dan Help. Masing-masing menu memiliki submenu perintah yang masing-masing sub perintah tersebut memiliki fungsi tersendiri yaitu antara lain:

1.     MENU FILE

New	:	Perintah membuat lembar kerja baru
Open	:	Perintah membuka dokumen
Close	:	Perintah menutup jendela workbook
Save	:	Perintah menyimpan data
Save As	:	Perintah menyimpan data yang belum memiliki nama
Save As Web Page	:	Perintah menyimpan kedalam halaman web
Save Workspace	:	Perintah menyimpan sebagai file workspace
File Search	:	Perintah mencari file workbook
Permission	:	Perintah melihat apa yang akan disetting dalam halaman pengelolahan data tersebut
Web Page Preview	:	Perintah melihat lembar kerja yang akan dicetak
Page Setup	:	Perintah mengatur setting halaman
Print Area	:	Perintah menentukan lembar kerja yang akan dicetak
Print Preview	:	Perintah melihat lembar kerja yang akan dicetak
Print	:	Perintah mencetak data
Send To	:	Perintah mengirimkan file
Properties	:	Perintah membuat ringkasan file yang aktif
Exit	:	Perintah menutup program Microsoft Excel

2.     MENU EDIT

Undo	:	Perintah untuk membatalkan perintah terakhir
Redo	:	Perintah untuk membatalkan perintah Undo
Cut	:	Perintah untuk memotong naskah
Copy	:	Perintah untuk membuat duplikat naskah
Office Clipboard	:	Perintah untuk menampilkan jendela Cilpboard
Paste	:	Perintah untuk pasangan Cut dan Copy
Paste Spesial	:	Perintah untuk membantu perintah Copy dan Cut
Paste as Hyperlink	:	Perintah untuk membantu perintah Copy dan Cut dengan Hyperlink
Fill	:	Perintah untuk mengisi data pada sel dan range pada lembar kerja
Clear	:	Perintah untuk menghapus data
Delete	:	Perintah untuk menghapus dan memindahkan data
Delete Sheet	:	Perintah untuk menghapus sheet
Move or Copy Sheet	:	Perintah untuk memindahkan dan menyalin sheet pada lembar kerja
Find	:	Perintah untuk mencari data
Replace	:	Perintah untuk mengganti data
Go To	:	Perintah untuk memindahkan sel yang aktif ke sel yang lain

       3.     MENU VIEW

Normal	:	Perintah untuk menampilkan lembar kerja pada posisi normal
Page Break Preview	:	Perintah untuk melihat hasil pemotongan halaman lembar kerja
Task Pane	:	Perintah untuk membuka tampilan perintah
Toolbars	:	Perintah untuk menampilkan toolbar
Formula Bar	:	Perintah untuk memunculkan baris rumus
Status Bar	:	Perintah untuk memunculkan status bar
Header and Footer	:	Perintah untuk membuat header dan footer
Comments	:	Perintah untuk memunculkan toolbar comment dan reviewing lembar kerja
Custom Views	:	Perintah untuk menyimpan area cetak pada workbook
Full Screen	:	Perintah untuk menampilkan layer secara penuh
Zoom	:	Perintah untuk mengganti ukuran lembar kerja

      4.     MENU INSERT

Cell	:	Perintah untuk menyisipkan sel
Rows	:	Perintah untuk menambah beris sel
Columns	:	Perintah untuk menambah kolom
Worksheet	:	Perintah untuk menyisipkan lembar kerja
Chart	:	Perintah untuk membuat grafik
Symbol	:	Perintah untuk menyisipkan symbol
Page Break	:	Perintah untuk membuat halaman yang terpotong
Function	:	Perintah untuk memasukkan rumus fungsi logika
Name	:	Perintah untuk memberi nama range data
Comment	:	Perintah untuk memberi catatan pada lembar kerja
Picture	:	Perintah untuk menyisipkan gambar
Diagram	:	Perintah untuk membuat diagram
Object	:	Perintah untuk memasukkan gambar
Hyperlink	:	Perintah untuk menghubungkan berkas dengan file

      5.     MENU FORMAT

Cell	:	Perintah untuk membuat format sel
Low	:	Perintah untuk mengatur tinggi baris
Column	:	Perintah untuk mengatur lembar kolom
Sheet	:	Perintah untuk memformat sheet
Auto Format	:	Perintah untuk membuat format table
Conditional Formating	:	Perintah untuk memformat nilai data sel
Style	:	Perintah untuk mengubah data pada lembar kerja

6.     MENU TOOLS

Spelling	:	Perintah untuk memeriksa data
Research	:	Perintah untuk mencari file
Error Cheking	:	Perintah untuk mengecek kesalahan
Track Changes	:	Perintah untuk melihat pengubahan oleh orang lain
Compare and Merge Workbooks	:	Perintah untuk menggabungkan beberapa workbook
Protection	:	Perintah untuk mengamankan data
Online Colaboration	:	Perintah untuk menyusun pertemuan beserta penjadwalannya
Goal Seek	:	Perintah untuk mengubah nilai rumus
Scenarios	:	Perintah untuk membuat ringkasan pada Microsoft Excel
Formula Auditing	:	Perintah untuk meletakkan rumus dengan menggunakan nilai pada sel aktif, mengatur sel dan meletakkan data ke rumus
Makro	:	Perintah untuk menjalankan program makro
Add-Ins	:	Perintah untuk mengaktifkan atau non aktifkan add – ins
Auto Correct Option	:	Perintah untuk menampilkan perintah auto correct
Custommize	:	Perintah untuk mengatur toolbars
Options	:	Perintah untuk membuka menu dan tabulasi

      7.     MENU DATA

Short	:	untuk mengurutkan data
Filter	:	untuk memfilter data
Form	:	untuk menambah atau mengurangi data
Subtotal	:	untuk menghitung sub total
Validation	:	untuk membatasi jenis data yang dimasukkan
Table	:	untuk membuat table
Text to Columns	:	untuk membuat naskah text menjadi berkolom
Consolidate	:	untuk mengkonsolidasi data
Group and Outline	:	untuk menggabungkan data
Pivot Tabel and Pivot Chart Report	:	untuk membuat table dan grafik pivot
Import External Data	:	untuk mengimpor data luar
Refresh Data	:	untuk menyegarkan kembali data dari luar

      8.     MENU WINDOW

New Window	:	Perintah untuk menampilkan lembar kerja yang di edit
Arrange	:	Perintah untuk mengatur jendela
Unhide	:	Perintah untuk menampilkan kembali workbook yang di hidden
Split	:	Perintah untuk membagi lembar kerja
Freeze Panes	:	Perintah untuk membuat supaya sel dibawah dapat terlibat

      9.     MENU HELP

Microsoft Excel Help	:	Perintah untuk menampilkan office assistant
Show the Office Assistant	:	Perintah untuk melihat keterangan dari topic yang dipilih
Microsoft Excel Online	:	Perintah untuk online
Contact Us	:	Perintah untuk bantuan pada Microsoft
Check for Updates	:	Perintah untuk mengupdate
Detect and Repair	:	Perintah untuk mendeteksi dan memperbaiki Microsoft Excel
About Microsoft Excel	:	Perintah untuk melihat penjelasan tentang Excel

Microsoft Excel Shortcut Keys

Sama seperti pada program Microsoft Office lainnya, pada Microsoft Excel pun  apabila kita ingin supaya lebih cepat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan/ pengetikan/ entri data,  pada perintah-perintah tertentu  akan lebih cepat kalau menggunakan shortcut key (jalan pintas), atau bagi anda yang biasa bekerja lebih banyak menggunakan keyboard.

Berikut adalah daftar shortcut key untuk Ms Excel :

·       Ctrl + A Memiilih / menyeleksi seluruh isi dari worksheet  (select all)

·       Ctrl + B Membuat Bold area / sel yang diseleksi

·       Ctrl + I Membuat  italic area / sel yang diseleksi

·       Ctrl + K Menyisipkan link.

·       Ctrl + U Membuat garis bawah  area / sel yang diseleksi

·       Ctrl + P Menampilkan kotak dialog print untuk memulai mencetak.

·       Ctrl + Z Membatalkan langkah/tindakan terakhir.

·       F2 Edit sel yang dipilih

·       F5 Menuju ke sel tertentu. Sebagai contoh, E7.

·       Shift + F5 Memunculkan kotak pencarian

·       F7 Memeriksa ejaan teks yang dipilih dan/ atau dokumen

·       F11 Membuat Chart

·       Shift + F3 Membuka jendela rumus Excel

·       Ctrl + Shift + ; Memasukan waktu saat ini.

·       Ctrl + ; Memasukan tanggal.

·       Alt + Shift + F1 Membuat Worksheet baru.

·       Ctrl + 5 membuat strikethrough sel /area yang dipilih

·       Ctrl + F9 Minimize jendela window

·       Ctrl + F10 Maximize jendela window

·       Ctrl + F6 Beralih di antara file excel yang sedang dibuka

·       Ctrl + Page up Memilih  Sheet ke arah kiri

·       Ctrl + Page down Memilih  Sheet ke arah kanan

·       Ctrl + Tab Beralih di antara Dua atau lebih file exel yang terbuka

·       Alt + = Membuat rumus untuk jumlah semua sel di atas

·       Ctrl + ' Memasukan nilai di atas ke dalam sel sel yang dipilih.

·       Ctrl + Shift + ! Format nomor dalam format koma.

·       Ctrl + Shift + $ Format angka dalam format mata uang.

·       Ctrl + Shift + # Format nomor dalam format tanggal

·       Ctrl + Shift + % Format nomor dalam format persentase

·       Ctrl + Shift + ^ Format nomor dalam format ilmiah.

·       Ctrl + Shift + @ Format nomor dalam format waktu.

·       Ctrl + Arrow key  Pindah ke bagian berikut teks.

·       Ctrl + Space  Pilih seluruh kolom.

·       Shift + Space Pilih seluruh baris.

Rumus-rumus dan penggunaannya pada Microsoft Excel

1.	Penggunaan rumus pada excel yang paling mudah yaitu operasi penjumlahan dan pengurangan, caranya cukup gampang yaitu menambahkan sell satu dengan lainnya,, contohnya (=A1+A2)
2.	COUNT, merupakan rumus untuk menghitung banyak angka(hanya angka) dalam sebuah range. Contoh =count(A2,A5)
3.	COUNTA, dugunakan untuk menghitung banyak data (dpt berupa angka atau huruf) dalam sebuah range dan caranyapun masih sama dengan count. countif, dugunakan untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu, misalnya dalam sebuah range ada beberapa sell yang sama, maka kita dapat menentukan ada berapa banyak sell yang sama tersebut. Contoh =COUNTIF(B15:B20,criteria sma yg dicari)
4.	SUMIF, digunakan untuk menghitung jumlah data dengan criteria tertentu dan kemudian data yang sama tersebut ditotalkan, caranya cukup dengan memasukkan rangenya, criteria yg sma, kemudian masukkan range yg akan dijumlahkan. contoh; =SUMIF(F17:F22,2,F17:F22)
5.	SUM, yaitu rumus yang digunakan untuk menjumlahkan total dari beberapa range, contohnya saja =SUM(A1:A5)
6.	MIN, yaitu rumus yang digunakan untuk mengetahui variable angka yang paling kecil, caranya dengan menggabungkan beberapa range dari yang ingin diketahui jumlah yang paling kecilnya, contoh =min(A2:A17)
7.	MAX, merupakan kebalikan dari min, caranya pun juga sama contoh; =max(A5:A15)
8.	RIGHT, yaitu penggunaan untuk mengambil beberapa karakter dari sebelah kanan, caranya dengan memasukkan text atau juga sell yang dipilih. contohnya; =right(B15,3)
9.	MID, yaitu penggunaan untuk mengambil beberapa karakter dari tengah, cukup memasukkan teks/sellnya kemudian masukkan start num/dimulai dari karakter berapa dan terakhir masukkan isi berapa karakter ingin diisi, contoh; =mid(A5,2,5)
10.	LEFT, ini adala kebalikan dari right, yaitu mengambil karakter dari sebelah kiri, contoh =left(A1,3)
11.	HLOOKUP, merupakan rumus untuk mengambil rumus dari table secara horizontal. Caranya kita harus menentukan range table yang akan jadikan pedoman, dan kemudian tekan f4 di range tersebut guna untuk mengunci range tersebut agar nantinya ketika dicopy rumusnya tidak error. Yang harus dilakukan yaitu, mengisi lookup value,table array,rowindeksnum,dan range lookupnya
12.	VLOOKUP, merupakan kebalikan dari hlookup, dengan mengambil rumus secara vertical. Dan caranya pun juga masih sama dengan HLOOKUP
13.	IF, merupakan penggunaan rumus yang menurut saya agak sulit karena rumusnya adalah yang paling panjang dan juga menggunakan logika, caranya kita harus menentukan terlebih dahulu apa saja yang ingin  dibuatkan logikanya. Kemudian isi logical test, value is true, da kemudian value is false

Operator Matematika yang Sering Digunakan (Rumus Dasar)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. MS Excel memang sangat diunggulkan dalam menampung data-data yang bersifat numerik. Maka dari itu, di dalam MS Excel pun terdapat Operator dasar Matematika dan ini biasanya disebut sebagai rumus standar. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam Rumus Microsoft Excel adalah sebagai berikut:

No	Operator	Fungsi	Contoh Penggunaan
1	+ (ikon plus)	Penjumlahan	=A1+A2
2	- (ikon minus)	Pengurangan	=A3-A4
3	* (ikon bintang)	Perkalian	=A5*A6
4	/ (ikon garis miring)	Pembagian	=A7/A8
5	^ (ikon caret)	Pangkat	(angka berapapun yang berada di cell A9 akan dipangkat 2
6	% (ikon persen)	Prosentase	=A1*10% (gunakan sesuai dengan keb