Apa arti Paraf

Sebagai penggiat administrasi perkantoran tentunya sudah sering melakukan pembuatan naskah atau dokumen administrasi. Apakah itu yang sering dibuat adalah surat, proposal, laporan ataupun dokumen lainnya. Setelah naskah tersebut dibuat selanjutnya untuk proses pengesahannya akan di tanda tangani oleh pimpinan. Namun selain istilah tanda tangan sebagai wujud pengesahan atas suatu dokumen, kita juga sering mendengar istilah PARAF.

Paraf adalah tanda tangan singkat atau simbol yang digunakan untuk menandai atau mengesahkan dokumen, surat, atau kontrak. Paraf seringkali berbeda dari tanda tangan lengkap yang mencakup nama lengkap individu yang menandatanganinya. Paraf biasanya terdiri dari satu atau dua huruf atau simbol yang unik untuk setiap individu.

Selain itu, paraf adalah cara yang praktis dan efisien untuk mengidentifikasi dan melacak tindakan atau persetujuan individu dalam lingkup tertentu. Dengan menggunakan paraf, individu dapat menandai dokumen dengan cepat dan menghindari kesalahan atau kekeliruan yang mungkin terjadi.

 

Fungsi Paraf yang Perlu Anda Ketahui

Paraf memiliki beberapa fungsi, terutama dalam konteks administrasi, hukum, dan bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi paraf:

1.       Verifikasi

Paraf sering digunakan untuk memverifikasi atau menandai kesetujuan atau persetujuan terhadap dokumen atau kontrak. Dengan memberikan paraf, seseorang menunjukkan bahwa mereka telah membaca, memahami, dan setuju dengan isi dokumen tersebut.

2.       Otorisasi 

Paraf juga dapat digunakan sebagai tanda otorisasi atau kuasa. Dalam lingkungan bisnis atau organisasi, paraf sering digunakan oleh atasan untuk menunjukkan persetujuan atau pemberian wewenang terhadap tindakan atau keputusan yang diambil oleh bawahan.

3.       Catatan

Paraf dapat berfungsi sebagai catatan atau bukti bahwa seseorang telah melihat atau memeriksa suatu dokumen atau item. Dalam konteks audit atau pengawasan, paraf dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa suatu tindakan atau pemeriksaan telah dilakukan.

Dalam hal penggunaan paraf di Tata Persuratan Dinas yang merupakan Peraturan Ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh Pimpinan perangkat daerah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Pada penanganan pengelolaan surat keluar dilakukan melalui tahapan:

1. Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya serta diagendakan oelh masing-masing sekretariat atau bagian tata usaha dalam rangka pengendalian,
2. Surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor register surat, tanggal serta dibubuhi stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing satuan kerja,
3. Surat keluar sebagaimana dimaksud pada nomor 2 wajib segera dikirim, dan
4. Surat keluar diarsipkan pada sekretariat atau bagian tata usaha.

Selanjutnya konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinir sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian, meliputi;

1. Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf,
2. Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas telah melalui proses verifikasi dan validasi,

Paraf tersebut meliputi;

Paraf Hierarki merupakan paraf pejabat sesuai jenjang jabatan yang dibubuhkan searah jarum jam atau berbentuk matriks.

Perhatikan tabel berikut:

Paraf Koordinasii merupakan paraf pejabat sesuai substansi tugasnya pada masing-masing unit kerja yang berbentuk matriks. Perhatikan contoh paraf dalam bentuk matriks.

Draft naskah dinas arahan berupa peraturan daerah, perjanjian, harus dibubuhi paraf pada tiap halaman dibagian kanan bawah,

Paraf naskah dinas terkait administrasi keuangan mengikuti ketentuan dalam Peraturan Menteri Keuangan.

3 Perbedaan paraf dan tanda tangan

Paraf dan tanda tangan merupakan dua hal yang sering digunakan dalam dokumen atau kontrak untuk menunjukkan pengesahan atau persetujuan. Meskipun keduanya memiliki fungsi yang serupa, terdapat perbedaan dalam bentuk, fungsi, dan jenis penulisan. Berikut ini adalah perbedaan-perbedaan tersebut:

1.       Perbedaan Bentuk

Paraf umumnya memiliki bentuk yang lebih sederhana dibandingkan tanda tangan. Paraf dapat berupa tanda tulisan tangan, cap, stempel, atau tanda lainnya yang secara khusus diidentifikasi dengan individu yang memberikan persetujuan atau pengesahan. Bentuk paraf bisa beragam dan tidak memiliki standar yang baku.

Di sisi lain, tanda tangan memiliki bentuk yang lebih kompleks. Tanda tangan biasanya terdiri dari bentuk tulisan tangan yang jelas dan konsisten dari nama individu yang memberikan tanda tangan. Tanda tangan sering kali memiliki karakteristik yang unik dan dapat dikenali secara personal.

2.       Perbedaan Fungsi

Perbedaan utama antara paraf dan tanda tangan terletak pada fungsi hukumnya. Paraf memiliki kekuatan hukum yang lebih rendah dibandingkan tanda tangan. Ketika seseorang menandatangani sebuah dokumen, dia secara resmi mengikatkan diri pada isi dokumen tersebut dan bertanggung jawab atas apa yang tercantum di dalamnya. Tanda tangan juga sering kali digunakan untuk mengotentikasi atau memverifikasi keaslian dokumen.

Paraf, di sisi lain, berfungsi sebagai simbol pengesahan yang sederhana. Paraf menunjukkan persetujuan atau pengesahan terhadap isi dokumen, tetapi tidak memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan. Paraf lebih sering digunakan untuk menandai persetujuan pada dokumen yang tidak memerlukan kekuatan hukum yang kuat.

3.       Perbedaan Jenis Penulisan

Perbedaan lain antara paraf dan tanda tangan terletak pada jenis penulisan yang digunakan. Paraf dapat berupa tanda tulisan tangan yang sederhana dan dapat dikenali oleh individu yang memberikannya. Paraf juga dapat berupa cap atau stempel yang mewakili identitas individu atau perusahaan yang bersangkutan.

Tanda tangan, di sisi lain, umumnya terdiri dari tulisan tangan yang lebih rumit dan khas. Tanda tangan sering kali menggunakan huruf-huruf yang berbeda dengan tata letak yang khusus. Setiap individu memiliki tanda tangan yang unik dan dapat digunakan sebagai tanda pengenal.

Dalam kesimpulan, terdapat perbedaan dalam bentuk, fungsi, dan jenis penulisan antara paraf dan tanda tangan. Paraf memiliki bentuk yang lebih sederhana, memiliki kekuatan hukum yang lebih rendah, dan dapat berupa tanda tulisan tangan, cap, atau stempel. Sementara itu, tanda tangan memiliki bentuk yang lebih kompleks, memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat, dan terdiri dari tulisan tangan yang khas. Penting untuk memahami perbedaan ini untuk menggunakan paraf dan tanda tangan dengan tepat dalam berbagai situasi.

Semoga artikel ini dapat memberi sedikit wawasan untuk kita dalam dunia perkantoran. Terutama saya dedikasikan untuk anak-anakku peserta didik yang menggeluti konsentrasi keahlian Manajemen Perkantoran di Sekolah Menengah Kejuruan.