MENERAPKAN PENERIMAAN, PENYALURAN, PENYIMPANAN, DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG [SARPRAS]

 I. PENERIMAAN DAN PENYALURAN BARANG

A. PENERIMAAN 

Penerimaan barang adalah merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau penyedia barang memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas alur barang. Penerimaan barang harus dilakukan secara cermat karena merupakan perpindahan tanggung jawab dari penyedia kepada pengguna melalui jasa transportasi. Untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dalam penerimaan barang maka perlu dibuat mekanisme yang tepat dan didukung oleh administrasi yang benar.

Adapun kegiatan penerimaan barang meliputi: 

1. Pemeriksaan barang yang bertujuan untuk memastikan apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan kontrak pengadaan barang, baik jumlah, jenis, kondisi, maupun harganya; memastikan apakah jumlah persediaan yang diterima telah dicatat pada arsip data inventaris/catatan persediaan; pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalam pencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada.

Pemeriksaan barang yang dilakukan meliputi: pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah, kondisi barang, kemasan); pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, harga, waktu pengiriman)

2. Aktivitas penerimaan barang yang harus dilakukan antara lain pemeriksaan dokumen (Surat Jalan dan lain lain); barang yang belum diperiksa disimpan di “GUDANG TRANSIT AREA” (Gudang Penerimaan dan Penyaluran); pemeriksaan Mutu (quality Control); 100 % inspection (Product Control); sampling (metode sampling); pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat penyedia barang; pemeriksaan quantity barang; penyelesaian administrasi; proses Handling (pengangkutan) yang benar.

3. Pencatatan Barang harus dilakukan secara teliti dalam bentuk Berita Acara Serah Terima; penyesuaian jumlah penyerahan (suplai) terhadap kebutuhan total yang tertulis dalam kontrak; memindahkan keterangan jumlah yang diterima ke dalam sistem penyimpanan persediaan; 

4. Pejabat/tim penerima hasil pekerjaan/barang mempunyai tugas dan tanggung jawab : 

• Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak; 
• Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian; 
• Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.

5. Administrasi dalam penerimaan barang yang harus ada:

a. Kontrak/Perjanjian Jual Beli (kontrak pengadaan barang); 

b. Surat Ijin Pemasukan Barang (SIPB); 

c. Surat Jalan dari Penyedia Barang; 

d. laporan penerima hasil pekerjaan/barang; 

e. Berita Acara Pengujian dan Penerimaan Barang; 

f. bukti penerimaan barang; 

g. buku penerimaan barang; 

h. buku pengeluaran barang; 

i. buku pertanggungjawaban.

B. PENYALURAN 

Penyaluran barang adalah memperlancar proses arus barang dan jasa dari produsen ke konsumen, dalam hal pergudangan yaitu menyalurkan barang dari gudang transit (gudang rimlur) ke gudang persediaan. Adapun kegiatan penyaluran barang meliputi: 

1. Pengumpulan barang yang akan disalurkan dari lokasi gudang transit; 
2. Pemindahan barang dari gudang transit (Gudang Rimlur) ke tempat Gudang Persediaan; 
3. Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi barang; 
4. Perlindungan dan pengemasan; 
5. Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan (Gudang Persediaan) berdasarkan jenis gudang (Senpi, Amunisi, Alat Angkut/alang, Alat Khusus Kepolisian/Alsuspol, Perlengkapan Perorangan dan kesatrian/Kapsatri serta Makanan dan Perminyakan/Kanpermin)

Administrasi dalam penyaluran barang adalah Kontrak/Perjanjian Jual Beli (kontrak pengadaan barang), laporan penerima hasil pekerjaan/barang, Berita Acara Pengujian dan Penerimaan Barang dan bukti penyerahan barang dari Gudang Transit (Gudang Rimlur) ke Gudang Persediaan.

II. PENYIMPANAN

Penyimpanan barang adalah menempatkan barang di dalam gudang untuk disimpan atau dipersiapkan untuk proses selanjutnya. Penyimpanan barang dilakukan sesuai dengan karakteristik barang. Penyimpanan barang sebagai persyaratan dalam penyimpanan barang adalah persediaan mudah ditemukan, sederhana dan efisien, aman, persediaan lama dapat dikeluarkan lebih dahulu (azas FIFO dan FEFO). Penyimpanan barang yang efektif membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yang sesuai. Aktivitas penyimpanan barang merupakan kegiatan penentuan jumlah unit per kelompok; untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu; pemberian identitas barang. Penyimpanan dapat dilakukan di tempat yang sesuai secara sistematis; penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO dan FEFO; memudahkan dalam pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection); buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang), jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory/barang tuliskan lokasi penyimpanan barang.

Identitas barang berisi informasi tentang nama barang; kode barang; spesifikasi barang; satuan barang; jumlah barang; tanggal penerimaan barang; nama penyedia barang dan lain-lain (sesuai kebutuhan). Penentuan lokasi penyimpanan barang berdasarkan kategori/jenis gudang penyimpanan; lokasi gudang. Proses penyimpanan barang direncanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yang mudah dijangkau, misalnya bagian tengah fallet, lantai dasar; menggunakan sistem kode lokasi penyimpanan; penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang berukuran besar dan berat; serta mempelajari kemungkinan mengatur ukuran lot bagi barang yang dikirim atau sistem pengemasan barang. Pengendalian persediaan meliputi beberapa kegiatan antara lain pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu pergudangan; dan penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatan tersebut.

Kartu barang persediaan merupakan alat pengendalian persediaan yang paling penting sehingga harus menyediakan informasi yang mutakhir mengenai kuantitas persediaan dan lokasi dari semua barang yang disimpan di gudang tersebut. informasi pada kartu catatan persediaan, meliputi: nomor referensi; uraian barang; klasifikasi persediaan barang; lokasi/tempat penyimpanan barang; perincian mengenai jumlah persediaan barang. Pemeriksaan persediaan barang diperlukan untuk memeriksa kebenaran catatan persediaan, menetapkan nilai persediaan, mendeteksi adanya kehilangan dan bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf gudang. Permasalahan yang sering terjadi dalam penyimpanan barang rusak dalam penyimpanan, rusak dalam handling, salah menyimpan barang, gangguan lain misalnya: Tikus, Rayap, Kecoa dll, banjir, selisih persediaan (Fisik Vs Administrasi), persediaan tidak mencukupi. Sumber-sumber ketidaksesuaian antara persediaan nyata dan catatan kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah pada kartu persediaan, kesalahan dalam mengeluarkan barang, kehilangan, kerusakan barang, salah menempatkan barang persediaan, kehilangan dokumen. Untuk mengantisipasi kejadian hal-hal yang tidak diinginkan. Administrasi dalam penyimpanan barang antara lain meliputi buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, kartu barang/persediaan, laporan persediaan barang, Berita Acara pengeluaran barang, Surat Perintah Logistik (Prinlog), Surat Perintah Pengeluaran Materiil (SPPM), laporan stock opname (dilaksanan 6 bulan sekali/tiap semester) dan buku pertanggungjawaban.

Gudang adalah sebuah ruangan/tempat yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam barang. Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah organisasi. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi organisasi secara keseluruhan. Keberadaan gudang tidak muncul begitu saja namun berdasarkan pada kebutuhan organisasi maka dari itu gudang sebagai fasilitas memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Membantu pengadaan barang yang dibutuhkan dalam jumlah yang ekonomis dan dengan harga yang paling rendah; 
2. Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan pengelolaan inventaris secara tepat;
3. Memelihara kondisi barang yang disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan.

Gudang yang digunakan sebagai penyimpanan berbagai jenis barang maka gudang juga dibedakan menjadi jenis-jenis gudang antara lain:

1. Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan tidak terkendali; 

2. Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali; 

3. Gudang Tahan Api; 

4. Gudang Bahan Peledak; 

5. Gudang Bahan Bakar; 

6. Daerah Penyimpanan Terbuka. 

Sarana dan perlengkapan gudang diperlukan dengan tujuan untuk melakukan penanganan material di gudang secara efektif dan efisien, terdiri dari perlengkapan di dalam gudang dan perlengkapan di luar gudang. Adapun sarana di dalam gudang perlengkapan keselamatan kerja; perlengkapan alat angkut barang; perlengkapan pemadam kebakaran; perlengkapan temperatur suhu. Sedangkan sarana di luar gudang terdiri dari bagian bangunan gudang/bersebelahan, untuk mempermudah material handling; meliputi daerah parkir, penyimpanan kontainer, dok bongkar muat, jembatan timbang.

Tata letak gudang sangat menentukan kelancaran dalam pekerjaan pergudangan. Didalam tata letak pergudangan sangat diperlukan tentunya didasarkan pada unsur-unsur utama pekerja pemindahan barang ke tempat penyimpanan barang; pengambilan kembali barang untuk dikirim; pengumpulan barang untuk dikirim; pengiriman barang; penghitungan persediaan barang dan pengesahan; pemeliharaan persediaan dan penyimpanan kembali.

Sasaran tata letak gudang juga menjadi bahan pertimbangan dalam operasional sirkulasi barang digudang baik bagi personel yang mengawaki dan kondisi barang yang disimpan digudang. Maka dari itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yang menjadi sasaran tata letak gudang antara lain: bersih dan teratur; memudahkan penanganan barang; memudahkan mencari lokasi barang; keamanan; pemrosesan penerimaan, penyimpanan, pengiriman yang efektif dan efisien. Disamping tata letak pergudangan tentunya masih ada yang perlu diperhatikan dalam kegiatan di gudang yaitu tentang keselamatan dan keamanan gudang yang mencakup tindakan pencegahan dan pengawasan terhadap: pergerakan kendaraan; peralatan penanganan barang; tata laksana kerja gudang. Untuk lebih mudah dalam pengendalian termasuk pengawasan dalam sirkulasi pekerjaan di gudang maka juga perlu pengaturan pergerakan kendaraan antara lain manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dengan bimbingan staf gudang; pembatasan jumlah kendaraan yang masuk; tanda-tanda yang jelas; sistem lalu lintas satu arah; batas kecepatan; larangan masuk ke daerah tertentu; jalan akses yang memadai; cermin cembung di pojok-pojok.

Untuk memperlancar kegiatan di gudang maka sangat dibutuhkan peralatan penanganan gudang agar peralatan yang digunakan dapat digunakan secara optimal. Peralatan yang dipergunakan dalam gudang terdiri dari peralatan mekanis yang bergerak tentunya harus dikerjakan oleh operator yang terlatih; harus mengikuti aturan penggunaan peralatan; ketersediaan lorong-lorong gudang dan jalur akses yang memadai; dan pemeliharaan peralatan yang baik. Sedangkan peralatan yang dapat digunakan secara tetap antara lain pemeriksaan dan pemeliharaan peralatan; dan muatan maksimum harus tertera pada peralatan yang bersangkutan sehingga pegawai dapat mengoperasikan dengan baik. Praktek pelaksanaan dalam pekerjaan gudang antara lain: adanya prosedur penumpukan barang yang benar; penggunaan peralatan yang tepat; penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan, masker, sepatu, helm; berhati-hati dalam menggunakan tangga; penggunaan label peralatan gudang yang diperlukan, misal : handle with care, this side up, dan sebagainya. Secara umum aktivitas pergudangan antara lain penerimaan dan Penanganan barang; penyimpanan barang; pengeluaran barang; pengendalian / pengontrolan barang; perawatan barang; dan penyaluran barang.

III. PENGIRIMAN / PENDISTRIBUSIAN 

Pengiriman barang adalah mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan (titik bekal) yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman (SPPM) serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Sebelum melakukan pengiriman barang ke tempat tujuan (titik bekal), aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi). Pengepakan dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan barang. Sedangkan sortasi adalah mengumpulkan pengepakan ke tujuan yang benar dan harus membandingkan antara kapasitas muatan dan tujuan yang akan dilalui. 

Yang terpenting dilakukan dalam hal pengepakan dan pemilahan barang adalah adanya alamat tujuan pengiriman barang, mengurangi waktu pencarian dalam pengepakan, pengelompokan barang yang akan dikirim, pemberian label khusus untuk pengepakan, menghitung jumlah peti/koli, dan mengelompokkan pengepakan ke dalam alur pengiriman yang benar. Pengiriman barang meliputi perencanaan pendistribusian barang yang dibuat oleh Biro Pengadaan Barang, pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang, pemindahan barang ke tempat pengemasan/pengepakan (Gudang Ekspedisi), pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi barang, perlindungan dan pengemasan barang dan pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan (titik bekal). Sedangkan administrasi dalam pengiriman barang terdiri dari ;

1. Surat Perintah Logistik (Prinlog) yang diterbitkan oleh pengguna barang; 

2. Kontrak/Surat Perjanjian Pengiriman Barang; 

3. Surat Perintah Pengeluaran Materiil (SPPM); 

4. Berita Acara Penyerahan Materiil; 

5. Surat Perintah Mengirim (SPM); 

6. Surat Jalan Pengiriman; 

7. Buku penerimaan barang; 

8. Buku pengeluaran barang; 

9. Buku pertanggungjawaban.

LATIHAN SOAL;

1. Jelaskan bagaimana proses alur barang dalam ilmu pergudangan ? 
2. Jelaskan apa yang perlu dilaksanakan sebelum barang di terima di dalam gudang ? 
3. Jelaskan bagaimana perawatan barang di dalam gudang ? 
4. Jelaskan hal-hal apa yang harus dilaksanakan dalam pengiriman barang ? 
5. Administrasi/pencatatan apa saja yang harus dilaksanakan dalam pergudangan ?

Penyaluran, Distribusi Sarana dan Prasarana

 

A.    Tujuan

1.    Menjelaskan pengertian penyaluran

2.    Menjelaskan asas penyaluran.

3.    Menjelaskan pengertian distribusi.

4.    Menjelaskan jenis-jenis moda transportasi.

5.    Mejnelaskan proses penyaluran.

 

B.    Indikator Pencapaian Kompetensi

1.      Peserta diklat dapat menjelaskan pengertian penyaluran

2.      Peserta diklat dapat menjelaskan asas penyaluran

3.      Peserta diklat dapat menjelaskan pengertian distribusi

4.      Peserta diklat dapat menjelaskan jenis-jenis moda transportasi

5.      Peserta diklat dapat menjelaskan proses penyaluran

 

C.    Uraian Materi

1.  Pengertian Penyaluran dan Distribusi

Penggunaan kata penyaluran, lebih tepat digunakan dalam proses pemindahan barang dan tanggung jawab atas pemanfaatan barang tersebut.   Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut  pemindahan hak dan tanggung jawab dari unit satu ke unit yang lain. Pemindahan tanggung jawab  dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a.   Pemindahan secara fisik, yaitu pemindahan hak dan tanggung jawab fisik barang secara penuh kepada pihak user dalam internal organisasi. User atau pengguna barang, selanjutnya disebut consignepemakai, sedangkan pihak yang memindahkan hak dan kewajiban disebut consigne bukanpemakai.

b.   Pemindahan hak dan tanggung jawab secara pisik dan administratif, yaitu pemindahan pengelolaan atas barang dan segera dicatat dalam buku inventaris untuk menghindari penyalahgunaan hak. Lihat gambar 6 berikut ini,

 

Gambar 6. Interkoneksi Antara Pimpinan, Unit Layanan Pengadaan dan Pengguna Barang

 

Pengelolaan penyaluran/distribusi sarana dan prasarana merupakan siklus kegiatan dan usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian ke­butuhan sarana dan prasarana kepada unit-unit atau satuan kerja yang membutuhkan. Dalam praktiknya pengelolaan penyaluran merupakan suatu tugas dan tanggung jawab yang rumit. karena kegiatan penyaluran menurut Tim Dosen Asmi, (2008: 81), menyatakan “...penyaluran tidak sekadar memberikan/menyerahkan perbekalan kepada unit kerja yang memerlukan. Akan tetapi lebih dari itu dituntut adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran perbekalan secara teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi”.

2.  Asas Penyaluran

Asas penyaluran berikut ini di analisis dari Buku Petunjuk Pengelolaan Perlengkapan, Depdiknas 1983: 3-5), antara lain menyebutkan:

a.      Asas tepat waktu.

Tepat waktu artinya pada saat sarana dan prasarana dibutuhkan barang tersebut sudah tersedia ditempat.

b.      Tepat jumlah.

Tepat jumlah artinya bahwa sarana dan prasarana yang dibutuhkan tidak berlebih dan tidak kurang. Apabila barang yang disalurkan berlebih akan menjadi masalah baru bagi user, karena user harus menyediakan tempat penyimpanan sementara sebelum barang dimanfaatkan. Sebaliknya jika barang tidak cukup/kurang akan mengganggu aktivitas satuan organisasi.

c.      Tepat mutu

Tepat mutu artinya sarana dan prasarana yng disalurkan memenuhi spesifikasi yang diinginkan sehingga hasil pekerjaan memuaskan.

d.      Ekonomis.

Ekonomis artinya, jika ketiga unsur tersebut terpenuhi maka organisasi akan terhindar dari pemborosan baik ditinjau dari segi barang maupun finansia

Pendapat lain dari Tim Dosen ASMI Santa Maria, (2008: 81), menyebutkan beberapa asas penyaluran sebagai berikut:

a.      Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan.

      Penyampaian perbekalan hendaknya sesuai dengan jenis dan spesifikasi perbekalan yang telah ditetapkan sehingga secara fungsi­onal dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, di samping dilihat dari  nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.

b.     Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan

       Ketepatan penyampaian perbekalan sesuai dengan nilai yang telah ditetapkan berarti tidak kurang ataupun tidak lebih dari nilaiyang telah ditetapkan semula. Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.

c.      Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan

       Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan berarti unit pe­nyalur perbekalan tidak menyampaikan perbekalan ke unit kerja yang mem­butuhkan kurang ataupun lebih dari yang seharusnya (sesuai dengan permintaan dan atau kebutuhan). Hal  ini dilakukan karena apabila suatu unit organisasi diberi lebih, mungkin sekali unit kerja tersebut bersikap dan bertindak boros, sedangkan apabila kurang dari permintaan (kebutuhan) tentunya akan menghambat aktivitas unit kerja tersebut, dan dalam hal ini unit kerja tersebut akan terganggu, bahkan terhenti dalam melakukan aktivitasnya sehingga tentunya juga akan merugikan organisasi secara keseluruhan.

d.     Ketepatan waktu penyampaian

       Apabila suatu unit penyalur perbekalan tidak tepat waktu dalam menyampaikan permintaan perbekalan, terlambat misalnya, jelas akan menghambat aktivitas organisasi karena seharusnya unit kerja dapat melakukan kegiatan operasional, tetapi karena perbekalan yang mendukung aktivitas tersebut tidak ada, aktivitas unit kerja ter­sebut menjadi terganggu atau bahkan berhenti sama sekali.

 

e.      Ketepatan tempat penyampaian

        Penyampaian perbekalan yang tidak tepat tempat tentunya juga ber­dampak tidak dapat berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Apabila hal ini terjadi selain unit kerja yang mem­butuhkan perbekalan tidak melaksanakan kegiatan operasionalnya, mungkin sekali juga akan mengganggu aktivitas unit kerja lain. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

f.       Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan

       Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja me­rupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.

 

3.  Pengertian Distribusi

Distribusi selalu muncul diantara setiap pergantian tahap dalam rantai pasok. Setiap perusahaan memiliki kebijakan mengenai distribusi produknya masing-masing, walaupun perusahaan tersebut bergerak dalam bidang yang sama. Misalnya, Dell mendistribusikan produk komputernya langsung kepada pembeli akhir, sedangkan Hawlett Packard (HP) lebih memilih untuk mendistribusikan produknya melalui reseller. Revlon menjual produknya melalui toko-toko pengecer, sedangkan Oriflame menjual produknya melalui agen-agen. Semua pilihan distribusi produk tentunya memiliki kelebihan masing-masing dengan harapan dapat menarik minat konsumen untuk membeli produk.Distribusi dipengaruhi oleh beberapa faktor struktur penyusun jaringan distribusi yang dapat mengakibatkan tercapainya pelayanan yang baik untuk konsumen. Faktor tersebut antara lain

(Chopra dan Meindl, 2007): http://manajement.info/2012/05/16/distribusi-dan-transportasi

David B.Grant, at.all, (2006: 200), menyatakan “Transportation physiccally moves products from where they are produced to where they are needed. This movement across space or distiance adds value to products. This value added is often refered to as place utility”.  ( Transportasi adalah proses pengelolaan pemindahan produk pisikal dari penyedia, diantara fasilitas perusahaan dan para langganan/pengguna. Proses pemindahan diantara fasilitas perusahaan dan langganan diperoleh dengan biaya yang tepat, penambahan biaya ini harus diperkirakan menambah nilai pemanfaatan barang.

Dalam manajemen distribusi alat penyampaian barang dari satu tempat ke tempat lain disebut “moda” atau “moda transportasi”. Oleh karena itu moda transportasi dapat didefinisikan, “Moda transportasi merupakan istilah yang digunakan untuk menyatakan alat angkut yang digunakan untuk berpindahnya benda dari tempat satu tempat ke tempat lain. Moda yang biasanya digunakan dalam transportasi dapat dikelompokkan atas moda yang berjalan di darat, berlayar di perairan laut dan pedalaman, serta moda yang terbang di udara. Moda yang di darat juga masih bisa dikelompokkan atas moda jalan, moda kereta api dan moda pipa.

Indonesia sebagai negara kepulauan yang tersebar dengan 17 ribuan pulau hanya bisa terhubungkan dengan baik dengan sistem transportasi multi moda, tidak ada satu modapun yang bisa berdiri sendiri, melainkan saling mengisi. Masing-masing moda mempunyai keunggulan dibidangnya. Pemerintah berfungsi untuk mengembangkan keseluruh moda tersebut dalam rangka menciptakan sistem transportasi yang efisien, efektif dan dapat digunakan secara aman dapat menempuh dengan cepat dan lancar.

Sistem Transportasi Nasional (Sistranas) adalah tatanan transportasi yang terorganisasi secara kesistematis terdiri dari transportasi jalan, transportasi kereta api, transportasi sungai, danau, dan penyeberangan, transportasi laut serta transportasi pipa, yang masing-masing terdiri dari sarana dan prasarana, kecuali pipa, yang saling berinteraksi dengan dukungan perangkat lunak dan perangkat pikir membentuk suatu sistem pelayanan jasa transportasi yang efektif dan efisien, berfungsi melayani perpindahan barang (gas, cairan, minyak, dan bahkan benda padat) yang terus berkembang secara dinamis.

Peraturan Pemerintah No 8 Tahun 2011 tentang Angkutan Multimoda didefinikan sebagai: Angkutan Multimoda adalah angkutan barang dengan menggunakan paling sedikit 2 (dua) moda angkutan yang berbeda atas dasar 1 (satu) kontrak sebagai dokumen angkutan multimoda dari satu tempat diterimanya barang oleh badan usaha angkutan multimoda ke suatu tempat yang ditentukan untuk penyerahan barang kepada penerima barang angkutan multimode.

Menurut Utamo, moda transportasi memiliki fungsi dan manfaat yang terklasifikasi menjadi beberapa bagian penting. Transportasi memiliki fungsi yang terbagi menjadi dua yaitu 1) melancarkan arus barang dan manusia dan 2) menunjang perkembangan pembangunan (the promoting sector).

4.  Jenis-Jenis Moda Transportasi

 

David B. Grant menyebutkan ada 4 jenis moda transportasi, yaitu:

a.   Moda transportasi darat (jalan raya), yaitu Truk merupakan alat angkut darat yang paling cepat menuju target, efektif, efisien, dan fleksibel. Ada dua jenis truk dilihat dari sisi muatan, yaitu Muatan Truk Berat (MTB) dan Muatan Truk Ringan (MTR).

 

Kelebihan moda transportasi darat:

1)    Dapat menjangkau segala medan yang tidak dapat dijangkau oleh moda transportasi lain.

2)    Lebih fleksibel untuk menyesuaikan komoditi yang diangkut.

3)    Memberikan pelayanan yang optimum baik jarak pendek maupun jarak jauh dari satu titik ke titik yang lain.

4)    Hampir setiap produk dapat diangkut menggunakan truk sekalipun melalui modifikasi.

5)    Tidak terikat oleh jadwal perjalanan.

 

Kelemahan moda transportasi darat:

1)    Daya angkut terbatas.

2)    Terikat oleh regulasi kelas jalan yang dilalui.

3)    Tidak dapat melayani pengangkutan masal terhadap jenis kebutuhan umum dan strategis seperti BBM, semen, aspal, gas, terigu.

4)    Biaya angkutan per unit dalam jumlah besar lebih mahal.

Ancaman moda transportasi darat (jalan raya),

Banyaknya pengusaha memiliki alat angkut sendiri,

Bergabungnya waralaba dengan investasi jangka panjang memiliki alat angkut korposasi, seperti Indo-mart, Alfa-mart, dan sebagainya.

 

b.  Railroad Transportation. Karakteristik moda transportasi darat  (kereta api) merupakan jenis moda transportasi masa dari stasiun ke stasiun, moda transportasi ini hanya dapat melayani angkutan dari titik ke titik tertentu.

 

Kelebihan moda kereta api;

1)    Daya angkut besar.

2)    Tidak terikat oleh regulasi kelas jalan yang dilalui.

3)    Dapat melayani pengangkutan masal terhadap berbagai jenis kebutuhan/komoditi umum, khusus dan strategis.

4)    Biaya angkutan per unit dalam jumlah besar lebih murah.

5)    Tepat waktu

6)    Ongkos angkut per unit lebih murah

 

Kelemahan moda kereta api

1)    Tidak dapat menjangkau medan yang berbukit.

2)    Kurang fleksibel karena keterbatasan fasilitas rel

3)    Kurang dapat memberikan pelayanan yang optimum terhadap jarak pendek.

4)    Tidak dapat memberikan layanan dari satu titik ke titik yang lain.

5)    Terikat oleh jadwal perjalanan.

 

c.   Air Transportation

Dasar ketentuan yang mengatur moda angkutan udara adalah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan dimana Penerbangan didefinisikan sebagai satu kesatuan sistem yang terdiri atas pemanfaatan wilayah udara, pesawat udara, bandar udara, angkutan udara, navigasi penerbangan, keselamatan dan keamanan, lingkungan hidup, serta fasilitas penunjang dan fasilitas umum lainnya. Moda Udara yang dinyatakan sebagai pesawat udara didefinikan sebagai setiap mesin atau alat yang dapat terbang di atmosfer karena gaya angkat dari reaksi udara.

 

Dampak Transportasi Udara

1)     Perekonomian, Adanya angkutan udara mengakibatkan faktor jarak dan geografis daratan bukan lagi menjadi batasan pergerakan manusia atau barang untuk pencapaian yang cepat. Kondisi ini mengakibatkan hubungan antara aktivitas produksi dan konsumsi dapat dicapai dengan lebih cepat dan waktu yang lebih singkat.

2)     Sosial Kemasyarakatan, Angkutan udara menyebabkan interaksi budaya (sosial) menjadi lebih dekat dan cepat dengan mengeleminasi fungsi jarak. Masyarakat di suatu daerah dapat dengan mudah mengenal secara langsung kondisi sosial di masyarakat Didaerah lainnya. Hal ini juga dapat menyebabkan berkembangnya interaksi sosial (pertukaran budaya) bahkan dapat memungkinkan adanya perubahan karakter sosial kemasyarakatan suatu komunitas yang dipengaruhi oleh komunitas lainnya.

3)     Politik dan Keamanan/Pertahanan Peranan angkutan udara pada bidang politik dan khususnya pada keamanan/pertahanan di suatu wilayah negara menjadi sangat penting. Mobilisasi pasukan dan peralatan tempur menggunakan angkutan udara menjadi semakin cepat.

 

Karakteristik Moda Transportasi Udara

1)     Kecepatan didefinisikan sebagai perbandingan jarak tempuh perjalanan terhadap besaran waktu ketika suatu moda transportasi mulai bergerak hingga menuju ke titik tujuannya. Transportasi udara memiliki keunggulan dalam kecepatan hingga sepuluh kali lebih cepat dibandingkan moda tranportasi lainnya.

2)     Kelengkapan moda didefinisikan sebagai jaringan moda dan jumlah moda yang terkait dengan suatu transportasi. Transportasi udara sangat terbatas aksesnya, meskipun dari fungsi pencapaian, transportasi udara mampu bergerak melalui batasan Negara dengan cepat. Transportasi udara memerlukan Bandar udara yang biasanya terletak jauh dari daerah pemukiman, dan letak Bandar udara yang tidak setiap lokasi atau daerah ada. Dengan demikian, transportasi udara memerlukan kelengkapan moda yang terlibat di dalamnya, khususnya untuk akses darat menuju ke tempat tujuan yang lebih spesifik.

3)     Ketergantungan Transportasi udara dalam operasinya sangat bergantung dengan kondisi cuaca. Asap, kabut dan awan biasanya dapat menyebabkan tertunda atau berhenti sementara pengoperasian penerbangan. Meskipun terdapat sistem navigasi yang canggih dan pengawas lalu lintas udara, pada kondisi cuaca tertentu tetap dapat menyebabkan terhentinya penerbangan.

4)     Kapasitas Pesawat udara memiliki kapasitas berat untuk terbang dan ukuran fisik terbatas, sehingga kapasitas angkut pesawat sangat dibatasi. Selain berat, ukuran dan jenis barang yang dimuat pun sangat terbatas.

5)     Frekuensi Frekuensi didefinisikan sebagai jumlah perjalanan yang dapat dilakukan pada periode waktu tertentu. Karena memiliki keunggulan dalam kecepatannya, transportasi udara memiliki potensi frekuensi perjalanan yang tinggi. Meskipun demikian, waktu tunggu muat barang dan penumpang kadang-kadang menyebabkan penurunan frekuensi.

6)     Biaya merupakan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelaku perjalanan atau penerima jasa terhadap perjalanan yang dialaminya. Untuk pengoperasian pesawat diperlukan komponen utama dan pendukung yang tidak sedikit. Selain penilaian biaya operasi pesawat dan faktor pengembalian investasi, penerbangan juga memerlukan fasilitas pendukung penerbangan misalnya ATC, airportax, dll., yang memerlukan biaya yang besar.

 

d.  Jenis Transportasi Melalui Air

Transportasi air dapat dibagi dalam 3 kategori (David B. Grant); a) Perairan dalam pulau, (sungai, kanal, danau), b) perairan antar samudra, c) perairan internasional.

Kelebihan transportasi air:

1)    Biaya relatif lebih murah jika dibandingkan dengan moda transportasi lainnya.

2)    Dapat mengangkut segala jenis komoditi dari yang bernilai rendah s.d. tinggi.

3)    Tergolong jenis multi moda.

 

Kekurangan transportasi air:

1)    Gerakan kapal dibatasi oleh kemampuan kedalaman air, khususnya sungai, kanal, dan danau.

2)    Amat tergantung pada cuaca/iklim.

 

5.   Proses Penyaluran

Serangkaian kegiatan penyaluran perbekalan dimulai dari kegiatan penelitian terhadap surat permintaan pengadaan perbekalan dan hasil keputusan pengadaan kebutuhan perbekalan dari pejabat yang berwenang. Pada tahap kegiatan ini dapat diketahui secara pasti perbekalan-perbekalan yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan perbekalan tertentu.

Langkah berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik akan barang-barang yang telah disetujui untuk diserahkan kepada unit peminta barang dengan cara mengambil dan mengelompokkan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Pada tahap kegiatan ini juga penting dilakukan pengecekan kembali terhadap perbekalan yang akan disalurkan dengan cara membandingkan daftar barang yang ada dalam surat permintaan barang dan yang telah disetujui dengan barang yang telah diambil dan dikelompokkan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, jumlahnya, nilainya, dan kondisinya.

Setelah adanya kesesuaian antara pesanan dan perbekalan yang ada, maka tindakan berikutnya adalah membawa perbekalan-perbekalan tersebut untuk diletakkan pada tempat khusus yang merupakan tempat persiapan penyerahan perbekalan kepada unit kerja yang membutuhkan. Setelah itu, dilakukan persiapan administratif untuk penyerahan barang.

Tahap akhir dari kegiatan penyaluran perbekalan adalah penyerahan perbekalan kepada unit kerja yang membutuhkan. Berkaitan dengan kegiatan penyerahan perbekalan ini bisa dilakukan dengan cara unit kerja yang membutuhkan perbekalan mengambil ke unit penyalur, mau¬pun unit penyalur menyampaikan ke tempat unit pengguna (user) yang telah melakukan pemesanan.

Dalam penyerahan perbekalan kepada unit kerja tersebut harus disertakan surat penyerahan barang, dan surat tersebut harus ditandatangani pihak yang menyetujui, yang menyerahkan, dan yang menerima barang. Surat ini penting karena selain sebagai bukti bahwa unit kerja tertentu telah menerima kebutuhan perbekalannya, juga penting bagi unit penyalur perbekalan, atau secara lebih khusus bagi petugas penyalur perbekalan karena surat ini dapat dijadikan sebagai instrumen pertanggungiawaban atas tugas dan wewenang yang telah dilimpahkan kepadanya.

Lihat Berita Acara Serah Terima Barang dengan jumlah sedikit, sebagai kelengkapan  administrasi penyaluran, Surat Jalan Penyaluran Barang, Terima Barang dengan jumlah banyak, Surat Jalan Penyaluran Barang dengan jumlah sedikit, Surat Jalan Penyaluran Barang dengan jumlah barang banyak.