Penyaluran, Distribusi Sarana dan Prasarana

 

A.    Tujuan

1.    Menjelaskan pengertian penyaluran

2.    Menjelaskan asas penyaluran.

3.    Menjelaskan pengertian distribusi.

4.    Menjelaskan jenis-jenis moda transportasi.

5.    Mejnelaskan proses penyaluran.

 

B.    Indikator Pencapaian Kompetensi

1.      Peserta diklat dapat menjelaskan pengertian penyaluran

2.      Peserta diklat dapat menjelaskan asas penyaluran

3.      Peserta diklat dapat menjelaskan pengertian distribusi

4.      Peserta diklat dapat menjelaskan jenis-jenis moda transportasi

5.      Peserta diklat dapat menjelaskan proses penyaluran

 

C.    Uraian Materi

1.  Pengertian Penyaluran dan Distribusi

Penggunaan kata penyaluran, lebih tepat digunakan dalam proses pemindahan barang dan tanggung jawab atas pemanfaatan barang tersebut.   Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut  pemindahan hak dan tanggung jawab dari unit satu ke unit yang lain. Pemindahan tanggung jawab  dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a.   Pemindahan secara fisik, yaitu pemindahan hak dan tanggung jawab fisik barang secara penuh kepada pihak user dalam internal organisasi. User atau pengguna barang, selanjutnya disebut consignepemakai, sedangkan pihak yang memindahkan hak dan kewajiban disebut consigne bukanpemakai.

b.   Pemindahan hak dan tanggung jawab secara pisik dan administratif, yaitu pemindahan pengelolaan atas barang dan segera dicatat dalam buku inventaris untuk menghindari penyalahgunaan hak. Lihat gambar 6 berikut ini,

 

Gambar 6. Interkoneksi Antara Pimpinan, Unit Layanan Pengadaan dan Pengguna Barang

 

Pengelolaan penyaluran/distribusi sarana dan prasarana merupakan siklus kegiatan dan usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian ke­butuhan sarana dan prasarana kepada unit-unit atau satuan kerja yang membutuhkan. Dalam praktiknya pengelolaan penyaluran merupakan suatu tugas dan tanggung jawab yang rumit. karena kegiatan penyaluran menurut Tim Dosen Asmi, (2008: 81), menyatakan “...penyaluran tidak sekadar memberikan/menyerahkan perbekalan kepada unit kerja yang memerlukan. Akan tetapi lebih dari itu dituntut adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran perbekalan secara teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi”.

2.  Asas Penyaluran

Asas penyaluran berikut ini di analisis dari Buku Petunjuk Pengelolaan Perlengkapan, Depdiknas 1983: 3-5), antara lain menyebutkan:

a.      Asas tepat waktu.

Tepat waktu artinya pada saat sarana dan prasarana dibutuhkan barang tersebut sudah tersedia ditempat.

b.      Tepat jumlah.

Tepat jumlah artinya bahwa sarana dan prasarana yang dibutuhkan tidak berlebih dan tidak kurang. Apabila barang yang disalurkan berlebih akan menjadi masalah baru bagi user, karena user harus menyediakan tempat penyimpanan sementara sebelum barang dimanfaatkan. Sebaliknya jika barang tidak cukup/kurang akan mengganggu aktivitas satuan organisasi.

c.      Tepat mutu

Tepat mutu artinya sarana dan prasarana yng disalurkan memenuhi spesifikasi yang diinginkan sehingga hasil pekerjaan memuaskan.

d.      Ekonomis.

Ekonomis artinya, jika ketiga unsur tersebut terpenuhi maka organisasi akan terhindar dari pemborosan baik ditinjau dari segi barang maupun finansia

Pendapat lain dari Tim Dosen ASMI Santa Maria, (2008: 81), menyebutkan beberapa asas penyaluran sebagai berikut:

a.      Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan.

      Penyampaian perbekalan hendaknya sesuai dengan jenis dan spesifikasi perbekalan yang telah ditetapkan sehingga secara fungsi­onal dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, di samping dilihat dari  nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.

b.     Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan

       Ketepatan penyampaian perbekalan sesuai dengan nilai yang telah ditetapkan berarti tidak kurang ataupun tidak lebih dari nilaiyang telah ditetapkan semula. Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.

c.      Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan

       Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan berarti unit pe­nyalur perbekalan tidak menyampaikan perbekalan ke unit kerja yang mem­butuhkan kurang ataupun lebih dari yang seharusnya (sesuai dengan permintaan dan atau kebutuhan). Hal  ini dilakukan karena apabila suatu unit organisasi diberi lebih, mungkin sekali unit kerja tersebut bersikap dan bertindak boros, sedangkan apabila kurang dari permintaan (kebutuhan) tentunya akan menghambat aktivitas unit kerja tersebut, dan dalam hal ini unit kerja tersebut akan terganggu, bahkan terhenti dalam melakukan aktivitasnya sehingga tentunya juga akan merugikan organisasi secara keseluruhan.

d.     Ketepatan waktu penyampaian

       Apabila suatu unit penyalur perbekalan tidak tepat waktu dalam menyampaikan permintaan perbekalan, terlambat misalnya, jelas akan menghambat aktivitas organisasi karena seharusnya unit kerja dapat melakukan kegiatan operasional, tetapi karena perbekalan yang mendukung aktivitas tersebut tidak ada, aktivitas unit kerja ter­sebut menjadi terganggu atau bahkan berhenti sama sekali.

 

e.      Ketepatan tempat penyampaian

        Penyampaian perbekalan yang tidak tepat tempat tentunya juga ber­dampak tidak dapat berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Apabila hal ini terjadi selain unit kerja yang mem­butuhkan perbekalan tidak melaksanakan kegiatan operasionalnya, mungkin sekali juga akan mengganggu aktivitas unit kerja lain. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

f.       Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan

       Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja me­rupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.

 

3.  Pengertian Distribusi

Distribusi selalu muncul diantara setiap pergantian tahap dalam rantai pasok. Setiap perusahaan memiliki kebijakan mengenai distribusi produknya masing-masing, walaupun perusahaan tersebut bergerak dalam bidang yang sama. Misalnya, Dell mendistribusikan produk komputernya langsung kepada pembeli akhir, sedangkan Hawlett Packard (HP) lebih memilih untuk mendistribusikan produknya melalui reseller. Revlon menjual produknya melalui toko-toko pengecer, sedangkan Oriflame menjual produknya melalui agen-agen. Semua pilihan distribusi produk tentunya memiliki kelebihan masing-masing dengan harapan dapat menarik minat konsumen untuk membeli produk.Distribusi dipengaruhi oleh beberapa faktor struktur penyusun jaringan distribusi yang dapat mengakibatkan tercapainya pelayanan yang baik untuk konsumen. Faktor tersebut antara lain

(Chopra dan Meindl, 2007): http://manajement.info/2012/05/16/distribusi-dan-transportasi

David B.Grant, at.all, (2006: 200), menyatakan “Transportation physiccally moves products from where they are produced to where they are needed. This movement across space or distiance adds value to products. This value added is often refered to as place utility”.  ( Transportasi adalah proses pengelolaan pemindahan produk pisikal dari penyedia, diantara fasilitas perusahaan dan para langganan/pengguna. Proses pemindahan diantara fasilitas perusahaan dan langganan diperoleh dengan biaya yang tepat, penambahan biaya ini harus diperkirakan menambah nilai pemanfaatan barang.

Dalam manajemen distribusi alat penyampaian barang dari satu tempat ke tempat lain disebut “moda” atau “moda transportasi”. Oleh karena itu moda transportasi dapat didefinisikan, “Moda transportasi merupakan istilah yang digunakan untuk menyatakan alat angkut yang digunakan untuk berpindahnya benda dari tempat satu tempat ke tempat lain. Moda yang biasanya digunakan dalam transportasi dapat dikelompokkan atas moda yang berjalan di darat, berlayar di perairan laut dan pedalaman, serta moda yang terbang di udara. Moda yang di darat juga masih bisa dikelompokkan atas moda jalan, moda kereta api dan moda pipa.

Indonesia sebagai negara kepulauan yang tersebar dengan 17 ribuan pulau hanya bisa terhubungkan dengan baik dengan sistem transportasi multi moda, tidak ada satu modapun yang bisa berdiri sendiri, melainkan saling mengisi. Masing-masing moda mempunyai keunggulan dibidangnya. Pemerintah berfungsi untuk mengembangkan keseluruh moda tersebut dalam rangka menciptakan sistem transportasi yang efisien, efektif dan dapat digunakan secara aman dapat menempuh dengan cepat dan lancar.

Sistem Transportasi Nasional (Sistranas) adalah tatanan transportasi yang terorganisasi secara kesistematis terdiri dari transportasi jalan, transportasi kereta api, transportasi sungai, danau, dan penyeberangan, transportasi laut serta transportasi pipa, yang masing-masing terdiri dari sarana dan prasarana, kecuali pipa, yang saling berinteraksi dengan dukungan perangkat lunak dan perangkat pikir membentuk suatu sistem pelayanan jasa transportasi yang efektif dan efisien, berfungsi melayani perpindahan barang (gas, cairan, minyak, dan bahkan benda padat) yang terus berkembang secara dinamis.

Peraturan Pemerintah No 8 Tahun 2011 tentang Angkutan Multimoda didefinikan sebagai: Angkutan Multimoda adalah angkutan barang dengan menggunakan paling sedikit 2 (dua) moda angkutan yang berbeda atas dasar 1 (satu) kontrak sebagai dokumen angkutan multimoda dari satu tempat diterimanya barang oleh badan usaha angkutan multimoda ke suatu tempat yang ditentukan untuk penyerahan barang kepada penerima barang angkutan multimode.

Menurut Utamo, moda transportasi memiliki fungsi dan manfaat yang terklasifikasi menjadi beberapa bagian penting. Transportasi memiliki fungsi yang terbagi menjadi dua yaitu 1) melancarkan arus barang dan manusia dan 2) menunjang perkembangan pembangunan (the promoting sector).

4.  Jenis-Jenis Moda Transportasi

 

David B. Grant menyebutkan ada 4 jenis moda transportasi, yaitu:

a.   Moda transportasi darat (jalan raya), yaitu Truk merupakan alat angkut darat yang paling cepat menuju target, efektif, efisien, dan fleksibel. Ada dua jenis truk dilihat dari sisi muatan, yaitu Muatan Truk Berat (MTB) dan Muatan Truk Ringan (MTR).

 

Kelebihan moda transportasi darat:

1)    Dapat menjangkau segala medan yang tidak dapat dijangkau oleh moda transportasi lain.

2)    Lebih fleksibel untuk menyesuaikan komoditi yang diangkut.

3)    Memberikan pelayanan yang optimum baik jarak pendek maupun jarak jauh dari satu titik ke titik yang lain.

4)    Hampir setiap produk dapat diangkut menggunakan truk sekalipun melalui modifikasi.

5)    Tidak terikat oleh jadwal perjalanan.

 

Kelemahan moda transportasi darat:

1)    Daya angkut terbatas.

2)    Terikat oleh regulasi kelas jalan yang dilalui.

3)    Tidak dapat melayani pengangkutan masal terhadap jenis kebutuhan umum dan strategis seperti BBM, semen, aspal, gas, terigu.

4)    Biaya angkutan per unit dalam jumlah besar lebih mahal.

Ancaman moda transportasi darat (jalan raya),

Banyaknya pengusaha memiliki alat angkut sendiri,

Bergabungnya waralaba dengan investasi jangka panjang memiliki alat angkut korposasi, seperti Indo-mart, Alfa-mart, dan sebagainya.

 

b.  Railroad Transportation. Karakteristik moda transportasi darat  (kereta api) merupakan jenis moda transportasi masa dari stasiun ke stasiun, moda transportasi ini hanya dapat melayani angkutan dari titik ke titik tertentu.

 

Kelebihan moda kereta api;

1)    Daya angkut besar.

2)    Tidak terikat oleh regulasi kelas jalan yang dilalui.

3)    Dapat melayani pengangkutan masal terhadap berbagai jenis kebutuhan/komoditi umum, khusus dan strategis.

4)    Biaya angkutan per unit dalam jumlah besar lebih murah.

5)    Tepat waktu

6)    Ongkos angkut per unit lebih murah

 

Kelemahan moda kereta api

1)    Tidak dapat menjangkau medan yang berbukit.

2)    Kurang fleksibel karena keterbatasan fasilitas rel

3)    Kurang dapat memberikan pelayanan yang optimum terhadap jarak pendek.

4)    Tidak dapat memberikan layanan dari satu titik ke titik yang lain.

5)    Terikat oleh jadwal perjalanan.

 

c.   Air Transportation

Dasar ketentuan yang mengatur moda angkutan udara adalah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan dimana Penerbangan didefinisikan sebagai satu kesatuan sistem yang terdiri atas pemanfaatan wilayah udara, pesawat udara, bandar udara, angkutan udara, navigasi penerbangan, keselamatan dan keamanan, lingkungan hidup, serta fasilitas penunjang dan fasilitas umum lainnya. Moda Udara yang dinyatakan sebagai pesawat udara didefinikan sebagai setiap mesin atau alat yang dapat terbang di atmosfer karena gaya angkat dari reaksi udara.

 

Dampak Transportasi Udara

1)     Perekonomian, Adanya angkutan udara mengakibatkan faktor jarak dan geografis daratan bukan lagi menjadi batasan pergerakan manusia atau barang untuk pencapaian yang cepat. Kondisi ini mengakibatkan hubungan antara aktivitas produksi dan konsumsi dapat dicapai dengan lebih cepat dan waktu yang lebih singkat.

2)     Sosial Kemasyarakatan, Angkutan udara menyebabkan interaksi budaya (sosial) menjadi lebih dekat dan cepat dengan mengeleminasi fungsi jarak. Masyarakat di suatu daerah dapat dengan mudah mengenal secara langsung kondisi sosial di masyarakat Didaerah lainnya. Hal ini juga dapat menyebabkan berkembangnya interaksi sosial (pertukaran budaya) bahkan dapat memungkinkan adanya perubahan karakter sosial kemasyarakatan suatu komunitas yang dipengaruhi oleh komunitas lainnya.

3)     Politik dan Keamanan/Pertahanan Peranan angkutan udara pada bidang politik dan khususnya pada keamanan/pertahanan di suatu wilayah negara menjadi sangat penting. Mobilisasi pasukan dan peralatan tempur menggunakan angkutan udara menjadi semakin cepat.

 

Karakteristik Moda Transportasi Udara

1)     Kecepatan didefinisikan sebagai perbandingan jarak tempuh perjalanan terhadap besaran waktu ketika suatu moda transportasi mulai bergerak hingga menuju ke titik tujuannya. Transportasi udara memiliki keunggulan dalam kecepatan hingga sepuluh kali lebih cepat dibandingkan moda tranportasi lainnya.

2)     Kelengkapan moda didefinisikan sebagai jaringan moda dan jumlah moda yang terkait dengan suatu transportasi. Transportasi udara sangat terbatas aksesnya, meskipun dari fungsi pencapaian, transportasi udara mampu bergerak melalui batasan Negara dengan cepat. Transportasi udara memerlukan Bandar udara yang biasanya terletak jauh dari daerah pemukiman, dan letak Bandar udara yang tidak setiap lokasi atau daerah ada. Dengan demikian, transportasi udara memerlukan kelengkapan moda yang terlibat di dalamnya, khususnya untuk akses darat menuju ke tempat tujuan yang lebih spesifik.

3)     Ketergantungan Transportasi udara dalam operasinya sangat bergantung dengan kondisi cuaca. Asap, kabut dan awan biasanya dapat menyebabkan tertunda atau berhenti sementara pengoperasian penerbangan. Meskipun terdapat sistem navigasi yang canggih dan pengawas lalu lintas udara, pada kondisi cuaca tertentu tetap dapat menyebabkan terhentinya penerbangan.

4)     Kapasitas Pesawat udara memiliki kapasitas berat untuk terbang dan ukuran fisik terbatas, sehingga kapasitas angkut pesawat sangat dibatasi. Selain berat, ukuran dan jenis barang yang dimuat pun sangat terbatas.

5)     Frekuensi Frekuensi didefinisikan sebagai jumlah perjalanan yang dapat dilakukan pada periode waktu tertentu. Karena memiliki keunggulan dalam kecepatannya, transportasi udara memiliki potensi frekuensi perjalanan yang tinggi. Meskipun demikian, waktu tunggu muat barang dan penumpang kadang-kadang menyebabkan penurunan frekuensi.

6)     Biaya merupakan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelaku perjalanan atau penerima jasa terhadap perjalanan yang dialaminya. Untuk pengoperasian pesawat diperlukan komponen utama dan pendukung yang tidak sedikit. Selain penilaian biaya operasi pesawat dan faktor pengembalian investasi, penerbangan juga memerlukan fasilitas pendukung penerbangan misalnya ATC, airportax, dll., yang memerlukan biaya yang besar.

 

d.  Jenis Transportasi Melalui Air

Transportasi air dapat dibagi dalam 3 kategori (David B. Grant); a) Perairan dalam pulau, (sungai, kanal, danau), b) perairan antar samudra, c) perairan internasional.

Kelebihan transportasi air:

1)    Biaya relatif lebih murah jika dibandingkan dengan moda transportasi lainnya.

2)    Dapat mengangkut segala jenis komoditi dari yang bernilai rendah s.d. tinggi.

3)    Tergolong jenis multi moda.

 

Kekurangan transportasi air:

1)    Gerakan kapal dibatasi oleh kemampuan kedalaman air, khususnya sungai, kanal, dan danau.

2)    Amat tergantung pada cuaca/iklim.

 

5.   Proses Penyaluran

Serangkaian kegiatan penyaluran perbekalan dimulai dari kegiatan penelitian terhadap surat permintaan pengadaan perbekalan dan hasil keputusan pengadaan kebutuhan perbekalan dari pejabat yang berwenang. Pada tahap kegiatan ini dapat diketahui secara pasti perbekalan-perbekalan yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan perbekalan tertentu.

Langkah berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik akan barang-barang yang telah disetujui untuk diserahkan kepada unit peminta barang dengan cara mengambil dan mengelompokkan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Pada tahap kegiatan ini juga penting dilakukan pengecekan kembali terhadap perbekalan yang akan disalurkan dengan cara membandingkan daftar barang yang ada dalam surat permintaan barang dan yang telah disetujui dengan barang yang telah diambil dan dikelompokkan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, jumlahnya, nilainya, dan kondisinya.

Setelah adanya kesesuaian antara pesanan dan perbekalan yang ada, maka tindakan berikutnya adalah membawa perbekalan-perbekalan tersebut untuk diletakkan pada tempat khusus yang merupakan tempat persiapan penyerahan perbekalan kepada unit kerja yang membutuhkan. Setelah itu, dilakukan persiapan administratif untuk penyerahan barang.

Tahap akhir dari kegiatan penyaluran perbekalan adalah penyerahan perbekalan kepada unit kerja yang membutuhkan. Berkaitan dengan kegiatan penyerahan perbekalan ini bisa dilakukan dengan cara unit kerja yang membutuhkan perbekalan mengambil ke unit penyalur, mau¬pun unit penyalur menyampaikan ke tempat unit pengguna (user) yang telah melakukan pemesanan.

Dalam penyerahan perbekalan kepada unit kerja tersebut harus disertakan surat penyerahan barang, dan surat tersebut harus ditandatangani pihak yang menyetujui, yang menyerahkan, dan yang menerima barang. Surat ini penting karena selain sebagai bukti bahwa unit kerja tertentu telah menerima kebutuhan perbekalannya, juga penting bagi unit penyalur perbekalan, atau secara lebih khusus bagi petugas penyalur perbekalan karena surat ini dapat dijadikan sebagai instrumen pertanggungiawaban atas tugas dan wewenang yang telah dilimpahkan kepadanya.

Lihat Berita Acara Serah Terima Barang dengan jumlah sedikit, sebagai kelengkapan  administrasi penyaluran, Surat Jalan Penyaluran Barang, Terima Barang dengan jumlah banyak, Surat Jalan Penyaluran Barang dengan jumlah sedikit, Surat Jalan Penyaluran Barang dengan jumlah barang banyak.