A.
Tujuan
1.
Menjelaskan pengertian
penyaluran
2.
Menjelaskan asas
penyaluran.
3.
Menjelaskan pengertian
distribusi.
4.
Menjelaskan
jenis-jenis moda transportasi.
5.
Mejnelaskan proses
penyaluran.
B.
Indikator Pencapaian Kompetensi
1.
Peserta diklat dapat
menjelaskan pengertian penyaluran
2.
Peserta diklat dapat
menjelaskan asas penyaluran
3.
Peserta diklat dapat
menjelaskan pengertian distribusi
4.
Peserta diklat dapat
menjelaskan jenis-jenis moda transportasi
5.
Peserta diklat dapat
menjelaskan proses penyaluran
C.
Uraian Materi
1.
Pengertian Penyaluran dan
Distribusi
Penggunaan kata penyaluran, lebih tepat digunakan dalam proses
pemindahan barang dan tanggung jawab atas pemanfaatan barang tersebut. Penyaluran merupakan kegiatan yang
menyangkut pemindahan hak dan tanggung
jawab dari unit satu ke unit yang lain. Pemindahan tanggung jawab dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Pemindahan
secara fisik, yaitu pemindahan hak dan tanggung jawab fisik barang secara penuh
kepada pihak user dalam internal organisasi. User atau pengguna barang,
selanjutnya disebut consignepemakai,
sedangkan pihak yang memindahkan hak dan kewajiban disebut consigne bukanpemakai.
b. Pemindahan hak
dan tanggung jawab secara pisik dan administratif, yaitu pemindahan pengelolaan
atas barang dan segera dicatat dalam buku inventaris untuk menghindari
penyalahgunaan hak. Lihat gambar 6 berikut ini,
Gambar
6. Interkoneksi Antara
Pimpinan, Unit Layanan Pengadaan dan Pengguna Barang
Pengelolaan penyaluran/distribusi sarana dan prasarana merupakan siklus kegiatan
dan usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan sarana dan
prasarana kepada unit-unit atau satuan kerja yang membutuhkan. Dalam praktiknya
pengelolaan penyaluran merupakan suatu tugas dan tanggung jawab yang rumit.
karena kegiatan penyaluran menurut Tim Dosen Asmi, (2008: 81), menyatakan
“...penyaluran tidak sekadar memberikan/menyerahkan perbekalan kepada unit kerja yang memerlukan. Akan tetapi lebih
dari itu dituntut adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan
pengendalian yang tepat sehingga tercipta
suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran perbekalan secara teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektivitas
dan efisiensi dalam upaya pencapaian
tujuan organisasi”.
2.
Asas Penyaluran
Asas penyaluran berikut ini di analisis dari Buku
Petunjuk Pengelolaan Perlengkapan, Depdiknas 1983: 3-5), antara lain
menyebutkan:
a. Asas tepat waktu.
Tepat waktu artinya pada saat sarana
dan prasarana dibutuhkan barang tersebut sudah tersedia ditempat.
b. Tepat jumlah.
Tepat jumlah artinya bahwa sarana dan
prasarana yang dibutuhkan tidak berlebih dan tidak kurang. Apabila barang yang
disalurkan berlebih akan menjadi masalah baru bagi user, karena user harus
menyediakan tempat penyimpanan sementara sebelum barang dimanfaatkan.
Sebaliknya jika barang tidak cukup/kurang akan mengganggu aktivitas satuan
organisasi.
c. Tepat mutu
Tepat mutu artinya sarana dan
prasarana yng disalurkan memenuhi spesifikasi yang diinginkan sehingga hasil
pekerjaan memuaskan.
d. Ekonomis.
Ekonomis artinya, jika ketiga unsur
tersebut terpenuhi maka organisasi akan terhindar dari pemborosan baik ditinjau
dari segi barang maupun finansia
Pendapat lain dari Tim Dosen ASMI Santa Maria,
(2008: 81), menyebutkan beberapa asas penyaluran sebagai berikut:
a. Ketepatan jenis dan spesifikasi
perbekalan yang disampaikan.
Penyampaian perbekalan hendaknya sesuai
dengan jenis dan spesifikasi perbekalan yang telah ditetapkan sehingga secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas
maupun
kuantitas output yang dihasilkan, di samping dilihat dari nilai
efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
b. Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Ketepatan penyampaian perbekalan sesuai
dengan nilai yang telah ditetapkan berarti
tidak kurang ataupun tidak lebih dari nilaiyang telah ditetapkan semula. Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara
keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
c.
Ketepatan jumlah perbekalan yang
disampaikan
Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan berarti unit penyalur perbekalan tidak menyampaikan perbekalan
ke unit kerja yang membutuhkan kurang
ataupun lebih dari yang seharusnya (sesuai dengan permintaan dan atau kebutuhan). Hal ini dilakukan karena apabila suatu unit organisasi diberi lebih,
mungkin sekali unit kerja tersebut
bersikap dan bertindak boros, sedangkan apabila kurang dari permintaan (kebutuhan) tentunya akan
menghambat aktivitas unit kerja tersebut, dan dalam hal ini unit kerja tersebut
akan terganggu, bahkan terhenti dalam
melakukan aktivitasnya sehingga tentunya juga akan merugikan organisasi secara
keseluruhan.
d. Ketepatan waktu penyampaian
Apabila suatu unit penyalur perbekalan
tidak tepat waktu dalam menyampaikan permintaan
perbekalan, terlambat misalnya, jelas akan menghambat aktivitas organisasi karena
seharusnya unit kerja dapat melakukan
kegiatan operasional, tetapi karena perbekalan yang mendukung aktivitas tersebut tidak ada, aktivitas
unit kerja tersebut menjadi terganggu
atau bahkan berhenti sama sekali.
e. Ketepatan tempat penyampaian
Penyampaian perbekalan yang tidak tepat
tempat tentunya juga berdampak tidak dapat berjalannya kegiatan operasional
suatu unit kerja tertentu. Apabila hal ini
terjadi selain unit kerja yang membutuhkan perbekalan tidak
melaksanakan kegiatan operasionalnya, mungkin sekali juga akan mengganggu aktivitas
unit kerja lain. Tentu ini juga akan
mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi
organisasi secara keseluruhan.
f. Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas
suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang
yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang
siap pakai (ready for use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.
3.
Pengertian Distribusi
Distribusi
selalu muncul diantara setiap pergantian tahap dalam rantai pasok. Setiap
perusahaan memiliki kebijakan mengenai distribusi produknya masing-masing,
walaupun perusahaan tersebut bergerak dalam bidang yang sama. Misalnya, Dell mendistribusikan produk komputernya langsung kepada pembeli akhir,
sedangkan Hawlett Packard (HP) lebih memilih untuk mendistribusikan produknya
melalui reseller. Revlon menjual produknya melalui toko-toko pengecer,
sedangkan Oriflame menjual produknya melalui agen-agen. Semua pilihan
distribusi produk tentunya memiliki kelebihan masing-masing dengan harapan
dapat menarik minat konsumen untuk membeli produk.Distribusi dipengaruhi oleh
beberapa faktor struktur penyusun jaringan distribusi yang dapat mengakibatkan
tercapainya pelayanan yang baik untuk konsumen. Faktor tersebut antara lain
(Chopra
dan Meindl, 2007): http://manajement.info/2012/05/16/distribusi-dan-transportasi
David
B.Grant, at.all, (2006: 200), menyatakan “Transportation
physiccally moves products from where they are produced to where they are
needed. This movement across space or distiance adds value to products. This value added is often refered
to as place utility”. ( Transportasi adalah proses pengelolaan
pemindahan produk pisikal dari penyedia, diantara fasilitas perusahaan dan para
langganan/pengguna. Proses pemindahan diantara fasilitas perusahaan dan
langganan diperoleh dengan biaya yang tepat, penambahan biaya ini harus
diperkirakan menambah nilai pemanfaatan barang.
Dalam
manajemen distribusi alat penyampaian barang dari satu tempat ke tempat
lain disebut “moda” atau “moda transportasi”. Oleh karena itu moda transportasi
dapat didefinisikan, “Moda transportasi merupakan istilah yang digunakan untuk
menyatakan alat angkut yang digunakan untuk berpindahnya benda dari tempat satu
tempat ke tempat lain. Moda yang biasanya digunakan dalam transportasi dapat
dikelompokkan atas moda yang berjalan di darat, berlayar di perairan laut dan
pedalaman, serta moda yang terbang di udara. Moda yang di darat juga masih bisa
dikelompokkan atas moda jalan, moda kereta api dan moda pipa.
Indonesia
sebagai negara kepulauan yang tersebar dengan 17 ribuan pulau hanya bisa
terhubungkan dengan baik dengan sistem transportasi multi moda, tidak ada satu
modapun yang bisa berdiri sendiri, melainkan saling mengisi. Masing-masing moda
mempunyai keunggulan dibidangnya. Pemerintah berfungsi untuk mengembangkan
keseluruh moda tersebut dalam rangka menciptakan sistem transportasi yang
efisien, efektif dan dapat digunakan secara aman dapat menempuh dengan cepat
dan lancar.
Sistem
Transportasi Nasional (Sistranas) adalah tatanan transportasi yang terorganisasi secara kesistematis terdiri dari transportasi
jalan, transportasi kereta api, transportasi sungai, danau, dan penyeberangan,
transportasi laut serta transportasi pipa, yang masing-masing terdiri dari
sarana dan prasarana, kecuali pipa, yang saling berinteraksi dengan dukungan
perangkat lunak dan perangkat pikir membentuk suatu sistem pelayanan jasa
transportasi yang efektif dan efisien, berfungsi melayani perpindahan barang
(gas, cairan, minyak, dan bahkan benda padat) yang terus berkembang secara
dinamis.
Peraturan
Pemerintah No 8 Tahun 2011 tentang Angkutan Multimoda didefinikan sebagai:
Angkutan Multimoda adalah angkutan barang dengan menggunakan paling sedikit 2
(dua) moda angkutan yang berbeda atas dasar 1 (satu) kontrak sebagai dokumen
angkutan multimoda dari satu tempat diterimanya barang oleh badan usaha
angkutan multimoda ke suatu tempat yang ditentukan untuk penyerahan barang
kepada penerima barang angkutan multimode.
Menurut
Utamo, moda transportasi memiliki fungsi dan manfaat yang terklasifikasi menjadi beberapa bagian penting. Transportasi
memiliki fungsi yang terbagi menjadi dua yaitu 1) melancarkan arus barang dan
manusia dan 2) menunjang perkembangan pembangunan (the promoting sector).
4.
Jenis-Jenis Moda Transportasi
David B. Grant menyebutkan ada 4 jenis moda
transportasi, yaitu:
a. Moda transportasi darat (jalan raya), yaitu Truk merupakan alat angkut
darat yang paling cepat menuju target, efektif, efisien, dan fleksibel. Ada dua
jenis truk dilihat dari sisi muatan, yaitu Muatan Truk Berat (MTB) dan Muatan
Truk Ringan (MTR).
Kelebihan
moda transportasi darat:
1)
Dapat
menjangkau segala medan yang tidak dapat dijangkau oleh moda transportasi lain.
2)
Lebih
fleksibel untuk menyesuaikan komoditi yang diangkut.
3)
Memberikan
pelayanan yang optimum baik jarak pendek maupun jarak jauh dari satu titik ke
titik yang lain.
4)
Hampir
setiap produk dapat diangkut menggunakan truk sekalipun melalui modifikasi.
5)
Tidak
terikat oleh jadwal perjalanan.
Kelemahan
moda transportasi darat:
1)
Daya
angkut terbatas.
2)
Terikat
oleh regulasi kelas jalan yang dilalui.
3)
Tidak
dapat melayani pengangkutan masal terhadap jenis kebutuhan umum dan strategis
seperti BBM, semen, aspal, gas, terigu.
4)
Biaya
angkutan per unit dalam jumlah besar lebih mahal.
Ancaman moda transportasi darat
(jalan raya),
Banyaknya pengusaha memiliki
alat angkut sendiri,
Bergabungnya waralaba dengan
investasi jangka panjang memiliki alat angkut korposasi, seperti Indo-mart,
Alfa-mart, dan sebagainya.
b. Railroad Transportation. Karakteristik moda transportasi
darat (kereta api) merupakan jenis moda
transportasi masa dari stasiun ke stasiun, moda transportasi ini hanya dapat
melayani angkutan dari titik ke titik tertentu.
Kelebihan
moda kereta api;
1)
Daya
angkut besar.
2)
Tidak
terikat oleh regulasi kelas jalan yang dilalui.
3)
Dapat
melayani pengangkutan masal terhadap berbagai jenis kebutuhan/komoditi umum,
khusus dan strategis.
4)
Biaya
angkutan per unit dalam jumlah besar lebih murah.
5)
Tepat
waktu
6)
Ongkos
angkut per unit lebih murah
Kelemahan
moda kereta api
1)
Tidak
dapat menjangkau medan yang berbukit.
2)
Kurang
fleksibel karena keterbatasan fasilitas rel
3)
Kurang
dapat memberikan pelayanan yang optimum terhadap jarak pendek.
4)
Tidak
dapat memberikan layanan dari satu titik ke titik yang lain.
5)
Terikat
oleh jadwal perjalanan.
c.
Air
Transportation
Dasar ketentuan yang mengatur
moda angkutan udara adalah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2009
tentang Penerbangan dimana Penerbangan didefinisikan sebagai satu kesatuan
sistem yang terdiri atas pemanfaatan wilayah udara, pesawat udara, bandar
udara, angkutan udara, navigasi penerbangan, keselamatan dan keamanan,
lingkungan hidup, serta fasilitas penunjang dan fasilitas umum lainnya. Moda
Udara yang dinyatakan sebagai pesawat udara didefinikan sebagai setiap mesin
atau alat yang dapat terbang di atmosfer karena gaya angkat dari reaksi udara.
Dampak
Transportasi Udara
1)
Perekonomian,
Adanya angkutan udara mengakibatkan faktor jarak dan geografis daratan bukan
lagi menjadi batasan pergerakan manusia atau barang untuk pencapaian yang
cepat. Kondisi ini mengakibatkan hubungan antara aktivitas produksi dan
konsumsi dapat dicapai dengan lebih cepat dan waktu yang lebih singkat.
2)
Sosial
Kemasyarakatan, Angkutan udara menyebabkan interaksi budaya (sosial) menjadi
lebih dekat dan cepat dengan mengeleminasi fungsi jarak. Masyarakat di suatu
daerah dapat dengan mudah mengenal secara langsung kondisi sosial di masyarakat
Didaerah lainnya. Hal ini juga dapat menyebabkan berkembangnya interaksi sosial
(pertukaran budaya) bahkan dapat memungkinkan adanya perubahan karakter sosial
kemasyarakatan suatu komunitas yang dipengaruhi oleh komunitas lainnya.
3)
Politik
dan Keamanan/Pertahanan Peranan angkutan udara pada bidang politik dan
khususnya pada keamanan/pertahanan di suatu wilayah negara menjadi sangat
penting. Mobilisasi pasukan dan peralatan tempur menggunakan angkutan udara
menjadi semakin cepat.
Karakteristik
Moda Transportasi Udara
1)
Kecepatan
didefinisikan sebagai perbandingan jarak tempuh perjalanan terhadap besaran
waktu ketika suatu moda transportasi mulai bergerak hingga menuju ke titik
tujuannya. Transportasi udara memiliki keunggulan dalam kecepatan hingga
sepuluh kali lebih cepat dibandingkan moda tranportasi lainnya.
2)
Kelengkapan
moda didefinisikan sebagai jaringan moda dan jumlah moda yang terkait dengan
suatu transportasi. Transportasi udara sangat terbatas aksesnya, meskipun dari
fungsi pencapaian, transportasi udara mampu bergerak melalui batasan Negara
dengan cepat. Transportasi udara memerlukan Bandar udara yang biasanya terletak
jauh dari daerah pemukiman, dan letak Bandar udara yang tidak setiap lokasi
atau daerah ada. Dengan demikian, transportasi udara memerlukan kelengkapan
moda yang terlibat di dalamnya, khususnya untuk akses darat menuju ke tempat
tujuan yang lebih spesifik.
3)
Ketergantungan
Transportasi udara dalam operasinya sangat bergantung dengan kondisi cuaca.
Asap, kabut dan awan biasanya dapat menyebabkan tertunda atau berhenti
sementara pengoperasian penerbangan. Meskipun terdapat sistem navigasi yang
canggih dan pengawas lalu lintas udara, pada kondisi cuaca tertentu tetap dapat
menyebabkan terhentinya penerbangan.
4)
Kapasitas
Pesawat udara memiliki kapasitas berat untuk terbang dan ukuran fisik terbatas,
sehingga kapasitas angkut pesawat sangat dibatasi. Selain berat, ukuran dan
jenis barang yang dimuat pun sangat terbatas.
5)
Frekuensi
Frekuensi didefinisikan sebagai jumlah perjalanan yang dapat dilakukan pada
periode waktu tertentu. Karena memiliki keunggulan dalam kecepatannya,
transportasi udara memiliki potensi frekuensi perjalanan yang tinggi. Meskipun
demikian, waktu tunggu muat barang dan penumpang kadang-kadang menyebabkan
penurunan frekuensi.
6)
Biaya
merupakan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelaku perjalanan atau
penerima jasa terhadap perjalanan yang dialaminya. Untuk pengoperasian pesawat
diperlukan komponen utama dan pendukung yang tidak sedikit. Selain penilaian
biaya operasi pesawat dan faktor pengembalian investasi, penerbangan juga
memerlukan fasilitas pendukung penerbangan misalnya ATC, airportax, dll., yang
memerlukan biaya yang besar.
d. Jenis Transportasi Melalui Air
Transportasi air dapat dibagi
dalam 3 kategori (David B. Grant); a) Perairan dalam pulau, (sungai, kanal,
danau), b) perairan antar samudra, c) perairan internasional.
Kelebihan
transportasi air:
1)
Biaya
relatif lebih murah jika dibandingkan dengan moda transportasi lainnya.
2)
Dapat
mengangkut segala jenis komoditi dari yang bernilai rendah s.d. tinggi.
3)
Tergolong
jenis multi moda.
Kekurangan
transportasi air:
1)
Gerakan
kapal dibatasi oleh kemampuan kedalaman air, khususnya sungai, kanal, dan
danau.
2)
Amat
tergantung pada cuaca/iklim.
5. Proses Penyaluran
Serangkaian
kegiatan penyaluran perbekalan dimulai dari kegiatan penelitian terhadap surat
permintaan pengadaan perbekalan dan hasil keputusan pengadaan kebutuhan
perbekalan dari pejabat yang berwenang. Pada tahap kegiatan ini dapat diketahui
secara pasti perbekalan-perbekalan yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang
membutuhkan perbekalan tertentu.
Langkah
berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik akan barang-barang yang telah
disetujui untuk diserahkan kepada unit peminta barang dengan cara mengambil dan
mengelompokkan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang
membutuhkan. Pada tahap kegiatan ini juga penting dilakukan pengecekan kembali
terhadap perbekalan yang akan disalurkan dengan cara membandingkan daftar
barang yang ada dalam surat permintaan barang dan yang telah disetujui dengan
barang yang telah diambil dan dikelompokkan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi barang, jumlahnya, nilainya, dan kondisinya.
Setelah
adanya kesesuaian antara pesanan dan perbekalan yang ada, maka tindakan
berikutnya adalah membawa perbekalan-perbekalan tersebut untuk diletakkan pada
tempat khusus yang merupakan tempat persiapan penyerahan perbekalan kepada unit
kerja yang membutuhkan. Setelah itu, dilakukan persiapan administratif untuk
penyerahan barang.
Tahap
akhir dari kegiatan penyaluran perbekalan adalah penyerahan perbekalan kepada
unit kerja yang membutuhkan. Berkaitan dengan kegiatan penyerahan perbekalan
ini bisa dilakukan dengan cara unit kerja yang membutuhkan perbekalan mengambil
ke unit penyalur, mau¬pun unit penyalur menyampaikan ke tempat unit pengguna
(user) yang telah melakukan pemesanan.
Dalam
penyerahan perbekalan kepada unit kerja tersebut harus disertakan surat
penyerahan barang, dan surat tersebut harus ditandatangani pihak yang
menyetujui, yang menyerahkan, dan yang menerima barang. Surat ini penting
karena selain sebagai bukti bahwa unit kerja tertentu telah menerima kebutuhan
perbekalannya, juga penting bagi unit penyalur perbekalan, atau secara lebih
khusus bagi petugas penyalur perbekalan karena surat ini dapat dijadikan
sebagai instrumen pertanggungiawaban atas tugas dan wewenang yang telah
dilimpahkan kepadanya.
Lihat
Berita Acara Serah Terima Barang dengan jumlah sedikit, sebagai
kelengkapan administrasi penyaluran,
Surat Jalan Penyaluran Barang, Terima Barang dengan jumlah banyak, Surat Jalan
Penyaluran Barang dengan jumlah sedikit, Surat Jalan Penyaluran Barang dengan
jumlah barang banyak.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar