1.
Menjelaskan pengertian inventarisasi.
2.
Menjelaskan tujuan, manfaat, dan dasar hukum
inventarisasi.
3.
Menjelaskan langkah-langkah inventarisasi.
B.
Indikator Pencapaian Kompetensi
1.
Peserta diklat dapat menjelaskan
pengertian inventarisasi.
2.
Peserta diklat dapat menjelaskan
tujuan, manfaat, dan dasar hukum inventarisasi.
3.
Peserta diklat dapat menjelaskan
langkah-langkah inventarisasi.
C.
Uraian Materi
1.
Pengertian Inventarisasi
Penatausahaan
barang milik organisasi atau pemerintah merupakan suatu bentuk pertanggung
jawaban atas pengelolaan barang. Secara historis barang kekayaan organisasi
atau pemerintah pada hakikatnya adalah kekayaan masyarakat. Oleh karena itu tanggung
jawab moral bagi pengelola barang amat berat. Namun masih banyak dijumpai di
berbagai organisasi baik pemerintah maupun swasta kurang mengetahui secara
pasti berapa tepatnya kekayaan yang dimiliki, dan bahkan tidak mengetahui
dimana aset tersebut berada.
Pada umumnya aset atau sarana dan prasarana kebanyakan berupa alat atau
perabotan yang digunakan oleh organisasi dalam menunjang kegiatan operasional
organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Namun apakah pengelolaan sarana dan
prasarana organisai sudah dilakukan dengan baik? Pertanyaan ini kebanyakan akan
dijawab sudah baik, karena jika ternyata fakta di lapangan terjadi sebaliknya
mereka akan menghindar dan melepas tanggung jawabnya. Artinya masih banyak
sekali kasus hilangnya barang-barang milik/kekayaan organisasi baik swasta
maupun pemerintah yang sulit di lacak keberadaannya. Mengapa terjadi demikian?
Terhadap
pertanyaan di atas secara umum boleh dikatakan karena masih lemahnya
pengelolaan atau pengadministrasian dan
penata usahaan barang milik/kekayaan organisasi. Penatausahaan barang
milik/kekayaan organisasi perlu mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh.
Karena apabila tidak dilakukan dengan sungguh-sungguh sangat merugikan
organisasi.
Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi layaknya disebut
inventarisasi. Inventaris menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi
milik organisasi. Sedangkan inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan,
pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana
prasarana yang dimuat dalam suatu daftar. Karena itu Inventarisasi adalah suatu
kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau
pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian
barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut
ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data
kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak.
Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan
barang sebagai obyek yang dicatat yang berupa benda/barang tahan lama disebut
barang inventaris.
2.
Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum
a.
Tujuan
Inventarisasi.
Secara umum, inventarisasi
dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang
efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara
khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:
1) Untuk menjaga dan menciptakan tertib
administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2) Untuk menghemat keuangan baik dalam
pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.
3) Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung
kekayaan suatu organisasi dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4) Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian
sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.
b. Manfaat
Inventarisasi
Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai
berikut:
a. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi
unit organisasi/ departemen.
b. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan
pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk
pengawasan aset organisasi atau negara.
d. Menyediakan informasi mengenai aset
organisasi/negara yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan
kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
e. Menyediakan informasi tentang aset yang
dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas
departemen.
Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan
pengelolaan dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara. Dalam PP tersebut menyebutkan
institusi dan pejabat penangnggung jawab atas kekayaan milik negara, yaitu:
a.
Pembina
Umum (Penum): adalah presiden, yang secara fungsional
dilakukan oleh menteri keuangan yang selanjutnya dilimpahkan kepada Direktur Jendral Moneter.
b.
Pembina
Barang Inventarisasi(PBI):adalah menteri, yang secara fungsional dilakukan oleh pejabat eselon 1
c.
Penguasaan
Barang Inventaris:
Semua semua pejabat eselon I, dan Kakanwil (Pembantu penguasaan).
d.
Unit
Pengurusan Barang (UPB):
Kantor atau satuan kerja, dimana barang milik/kekayaan negara berada.
e.
Penanggungjawab
Pengawas Barang Inventaris (PPBI): Kepala kantor(Kuasa materi/ barang).
f.
Unit
Pengelola Barang (UPB):
yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan
barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya bendahara material adalah
penguasa gudang.
3.
Langkah-Langkah Inventarisasi
§
Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)
§
Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
§
Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
§
Menyiapkan
Kode Klasifikasi Barang Inventaris
§
Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
§
Menyiapkan Daftar Kode Wilayah
a.
Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris
Contoh Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris
(LHOPBI) adalah daftar yang memuat identitas barang saat dilakukan penghitungan
periodik. Tujuannya untuk mengabdate keadaan barang yang sesungguhnya, lihat
tabel 3 berikut. (Lihat Lampiran 8)
b.
Buku Induk Barang Inventaris (BIBI),
Buku induk barang inventaris (BIBI)
adalah buku induk registrasi tempat mencatat segala macam barang
inventaris baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak dengan segala
macam dan jenisnya yang dimiliki oleh organisasi. Berikut tabel 4 contoh BIBI
dan cara mengisi BIBI. (Lihat Lampiran
9)
c.
Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat
barang-barang inventaris menurut golongannya masing-masing berdasarkan kode
klasifikasi dan kode pokok barang. Berikut tabel 5 contoh BGBI dan cara mengisi
BGBI (Lampiran 10)
Cara memahami nomor kode klasifikasi inventaris.
Pada dasarnya tujuan yang ingin dicapai
dalam penggolongan barang itu ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan
efisien untuk mencatat dan mencari kembali barang tertentu, baik secara fisik
maupun secara administratif. Sesuai dengan tujuan tersebut maka diwujutkan
dalam bentuk lambang, sandi, atau kode, yang nantinya akan digunakan sebagai
pengganti nama atau urutan bagi tiap-tiap golongan barang, kelompok, dan atau
jenis barang. Urutan angka yang melambangkan nama, golongan dan jenis barang
senantiasa harus mempunyai sifat membantu, memudahkan dalam pengerjaannya.
Kode yang akan digunakan sebagai pedoman dalam menginventarisasi barang
akan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang dalam bentuk deretan
angka (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu, agar mudah diingat dan
dikenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir mana yang harus dipergunakan
untuk mencatat jenis barang tertentu. Selain itu susunan angka-angka kode ini
diupayakan agar memungkinkan pengembangan yang diperlukan, terutama bagi mereka
yang secara langsung menangani pencatatan barang milik/kekayaan
organisasi/negara.
Pada umumnya, nomor kode itu terdiri dari 7 (tujuh) deretan (digit)buah
angka yang tersusun menjadi 4 (empat) kelompok angka yang
dipisahkan dengan 3 (tiga) tanda titik (•), dengan pola susunan:
1.
Angka
pertama sebelum titik pertama melambangkan sandi formulir.
2.
Dua
angka setelah titik pertama melambangkan sandi pokok untuk kelompok
barang (main division).
3.
Dua
angka setelah titik kedua melambangkan sandi sub kelompok barang (sub
division).
4.
Dua
angka setelah titik ketiga melambangkan sub-sub-kelompok barang (sub-sub
division).
x
Catatan.
Perlu diingat bahwa barang mungkin hanya mempunyai satu janis/macam.
Sehingga dalam hal ini tiga angka tambahan merupakan pengembangan dari
bervariasinya jenis/macam kelompok barang.
x
Contoh
1, DuaMesin Ketik
Manual Portable (11-13 inc). dengan nomor urut 1 dan 2, sandinya adalah:
x
Contoh
2, satuMeja besi/metal (meja kerja)
d. Daftar
Kode klasifikasi Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara (lihat lampiran 4)
e.
Menyiapkan Daftar Kode Akuntansi Pengguna Barang
Kode akuntan pengguna barang menunjukkan
lokasi keberadaan barang milik/kekayaan negara. (li8hat Lampiran 5)
x
Contoh
1, DuaMesin Ketik
Manual Portable (11-13 inc). dengan nomor urut 1 dan 2, dibeli olah Fakultas
Ekonomi tahun 2015, sandinya adalah:
x
Contoh
2, satuMeja besi/metal (meja kerja), dibeli oleh
Fakultas Ekonomi tahun 2014. Sandinya adalah:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar